8.4 Offertes
opdracht
Waarschijnlijk krijgt u wel eens te maken met het opstellen van een offerte. Een offerte is een middel waarmee een bedrijf laat zien wat het kan aanbieden en tegen welke prijs. Het doel is uiteindelijk om een opdracht in de wacht te slepen. Het gaat er in een offerte dus vooral om beknopt inzichtelijk te maken waarom uw organisatie de beste partij is voor de opdracht. Veel bedrijven werken met standaardoffertes, maar het is beter om voor ieder verzoek een offerte op maat te schrijven. Een standaardopzet voor offertes is natuurlijk wel een handig hulpmiddel.
Schrijf een knallende offerte
Wilt u echt overtuigen met uw offerte? Dan is zeker niet alleen de prijsopgave van belang.
- Omschrijf alle belangrijke zaken duidelijk en vlot.
- Wees duidelijk over wat u aanbiedt en wat dat kost.
- Houd de tekst concreet en verzand niet in vage bewoordingen.
- Stuur een begeleidende brief met de offerte mee.
- Gebruik een duidelijke alinea-indeling en tussenkopjes.
- Geef altijd een toelichting op de offerte, bijvoorbeeld onder welke voorwaarden u uw diensten aanbiedt.
Opbouw
achtergrondschets
Een offerte begint altijd met een korte achtergrondschets: wat is precies de context van de offerteaanvraag? Vervolgens beschrijft u de vraag van de klant. Hierna volgt de oplossing: welke aanpak en welke werkwijze wilt u hierbij hanteren? Ook geeft u een korte schets van uw organisatie. Waar staat zij voor en waarom is uw organisatie zo geschikt voor deze klus? U eindigt met een prijsopgave en een toelichting hierop.
Een offerte opstellen is een precaire klus, die u vaak samen met direct betrokkenen, zoals de directie, of een medewerker die de klus uitvoert, zult opstellen. Het helpt enorm als u kunt putten uit bestaande teksten voor offertes. Deze kunt u dan per situatie opnieuw aanpassen.