8.6 Notulen
type
Notuleren is een vak apart; het vergt de nodige vaardigheden. Stem vooraf goed af welk type notulen gewenst is. Bij sommige vergaderingen willen mensen een compleet en woordelijk uitgewerkt verslag, bij andere is een opsomming van de hoofdzaken voldoende.
Doel en doelgroep
verslag
Een notulist geeft een nette en relevante samenvatting van een vergadering of bijeenkomst. Notulen zijn bedoeld als een verslag voor alle aan- en afwezigen. Notulen zijn een geheugensteun voor medewerkers, maar dienen ook als bewijsstuk van de afspraken. Tot slot vormen notulen de basis voor een nieuwe vergadering of te ondernemen acties.
Als u snel goede notulen levert, weten de deelnemers van de vergadering meteen wat er is afgesproken en welke taken zij moeten uitvoeren.
Tekstvorm
woordelijke uitwerking
Er zijn veel soorten notulen mogelijk. Wil uw organisatie heel uitgebreide, woordelijke uitwerkingen van de vergadering, dan moet u getraind zijn in steno of snelschrift. U zult ongetwijfeld de stijl kennen die in uw organisatie gebruikelijk is, anders pakt u de oude notulen er even bij.
Een laptop werkt prettig bij notuleren, een tablet met een los toetsenbord gaat ook prima. Er zijn allerlei apps beschikbaar die het notuleren gemakkelijker kunnen maken, zoals Evernote en Meeting Minutes.