3. Selectie: wie mag een offerte uitbrengen?

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier MT Rendement

Publicatiedatum: september 2018

Na het bepalen van de behoefte gaat u leveranciers uitnodigen om een offerte uit te brengen. Eigenlijk start hier al het selectieproces op basis waarvan u uiteindelijk uw keuze maakt. Daarbij weegt u heel veel factoren mee. De kans is namelijk klein dat u uw keuze alleen op de prijs baseert. Hoewel de kosten een grote rol spelen, kijkt u ook naar de reputatie van de leverancier en naar de gunfactor die een verkoper heeft.

onderscheiden

voorwaarden

De prijs van het product of de dienst is niet de enige reden om voor een offerte te kiezen. Dat is opvallend en logisch tegelijkertijd. Opvallend omdat verkopers vaak veel aandacht aan de prijs besteden. Nog steeds denken veel verkopers zich op prijs te kunnen onderscheiden. Dat is echter maar voor weinigen weggelegd. Tegelijkertijd is het logisch, want de prijs zegt niet alles over het aanbod. Want welke voorwaarden zijn eraan verbonden en welke kwaliteit krijgt u ervoor? Maar als de prijs niet leidend is, waar beoordeelt u de leveranciers dan op? In dit hoofdstuk leest u hoe u research kunt doen naar de leveranciers om u op die manier een beter beeld van hen en hun aanbod te vormen. Dankzij het internet is bedrijfsinformatie eenvoudig te achterhalen. Zo krijgt u een beter beeld van de organisatie.

In het volgende hoofdstuk leest u hoe een prijs in een offerte wordt opgebouwd en hoe u die prijs het beste beoordeelt.

3.1 De selectie

Het maken van de definitieve keuze voor één leverancier start niet als u de offertes heeft ontvangen. Dit proces begint al veel eerder. U heeft namelijk uw behoefte in kaart gebracht en toen ontdekt dat u externe hulp nodig heeft om die behoefte te vervullen. Dat klinkt ingewikkeld, maar als u een feest organiseert voor een productlancering, kunt...

3.2 Bellen

Heeft u een potentiële leverancier op het oog, pak dan de telefoon en bel hem op. Dat gesprek gebruikt u om informatie te verzamelen. Om het gesprek optimaal te laten verlopen, stelt u voor uzelf een lijst met relevante vragen op. Op die manier voorkomt u dat het gesprek wordt overgenomen door de verkoper. Schrijf dit ‘belscript’ op, zodat u kunt...

3.3 Online research

Als u een offertebehoefte heeft, zijn er waarschijnlijk wel één of twee bedrijven die u direct belt. Maar u wilt meer partijen benaderen. De vraag is dan: hoe komt u bij die partijen terecht? In dit geval kunt u zeggen: leve het internet. Dankzij zoekmachines zoals Google en Bing kunt u heel eenvoudig leveranciers zoeken; u hoeft alleen een...

3.4 Sociale media scannen

Sociale media zijn leuk voor privé; u deelt een vakantiefoto en liket een grappig filmpje van een vriend. Maar diezelfde sociale platformen vormen een schat aan informatie voor uw offertetraject: denk daarbij aan de volgende platformen: Facebook; YouTube; LinkedIn; Instagram; Twitter. YouTube lijkt in dit rijtje een vreemde eend in de bijt, maar...

3.5 Referenties opvragen

Op sociale media kunt u al veel informatie vinden over de beoogde leverancier, maar dat is allemaal lastig te controleren. Wilt u meer informatie over het werk van de leverancier, dan kunt u referenties opvragen. 3.5.1 Andere projecten Bij aanbestedingstrajecten van de overheid is het al volledig ingeburgerd dat leveranciers referenties meesturen...

3.6 Eigen ervaringen als referentie

Neem uw eigen ervaringen als referentie mee in de selectie die u opstelt, maar laat die ervaringen niet een objectieve keuze belemmeren. Als u al fijn met een partij samenwerkt, ligt het natuurlijk voor de hand dat u die leverancier opnieuw benadert. U bent dan zelf de referent. Dat brengt dus een gevaar met zich mee, want u kunt niet meer...

3.7 Longlist opstellen

Met alle informatie die u heeft vergaard kunt u een lijst opstellen van potentieel geschikte leveranciers. Die lijst mag en kan lang zijn, want voor iedere opdracht zijn wel meerdere leveranciers denkbaar. Zelfs als u de opdracht gaat specificeren, blijven er voldoende partijen over om een keuze te maken. U gaat niet al die partijen benaderen, en...

U bent hier