6.1 Definitieve keuze maken

draagvlak

Als de deadline voor de offertes is verstreken, gaat u die vergelijken. Ook als u niet alle offertes heeft ontvangen. Doe dat niet alleen; betrek collega’s en leidinggevenden bij het proces. Hoe meer draagvlak u voor een keuze heeft, des te beter. In de toekomst is het dan makkelijker om uw keuze te verdedigen. Vraag hun niet alleen uit defensief oogpunt, u gaat er immers van uit dat alles goed gaat. Het is juist slim om anderen bij uw keuze te betrekken, omdat u dan meer opinies en meningen heeft.

Andere blik

zienswijzen

wensen

Zo kijkt uw leidinggevende waarschijnlijk naar heel andere zaken dan u. Hij wil niet alleen weten met welke materialen er wordt gewerkt; hij is benieuwd wat de planning is. Wanneer kan hij met de nieuwe software aan de slag? Wat is de invloed op de beschikbaarheid en bezettingsgraad van zijn werknemers? U kijkt juist naar de voordelen die het voor uw werk oplevert. Die twee zienswijzen moet u samen zien te brengen in één keuze. Maak daarom eerst een shortlist uit de offertes. Daarin kijkt u niet alleen naar de prijs, kwaliteit en resultaten, maar ook naar de eisen die uw leidinggevende aan de opdracht stelt. Op die manier selecteert u bijvoorbeeld drie partijen. Met uw leidinggevende gaat u vervolgens om de tafel om die drie offertes samen te beoordelen en een definitieve keuze te maken. Zorg er wel voor dat u de wensen van uw leidinggevende al kent. U wilt in dit stadium niet overvallen worden met nieuwe wensen en eisen aan de offerte zodat u het hele traject opnieuw moet opstarten.