1.3 Een afgewogen keuze maken

profiel

De keuze om een ambtelijk secretaris aan te stellen, maakt u natuurlijk niet alleen omdat u er misschien recht op heeft. Het is slim om met uw OR goed na te denken over wat die ondersteuning uw OR kan bieden. Denk daarom altijd heel goed na over voor- en nadelen, het profiel waaraan de ambtelijk secretaris moet voldoen, of hij past bij de cultuur, hoeveel ervaring hij moet hebben, wat zijn positie is in de OR én de onderneming, hoeveel uur aan ondersteuning hij moet bieden en tot slot: wat de gevolgen van zijn aanstelling zijn voor uw OR.

1.3.1 Voor- en nadelen

De ambtelijk secretaris levert veel voordelen op. Hij:

• is een deskundige, vakinhoudelijke en professionele ondersteuner voor de OR;
• biedt structuur in het werk van de OR;
• bewaakt processen en procedures;
• geeft OR-leden ruimte zich te richten op inhoudelijke taken;
• draagt als constante factor in de verkiezingsperiode bij aan de continuïteit van de medezeggenschap;
• is een kennisbron voor alle betrokkenen bij de medezeggenschap.

Nadelen

valkuilen

Elke medaille heeft een keerzijde, ook die van de ambtelijk secretaris. Houd rekening met de valkuilen. Zo kan hij:

• als superdeskundige een behoorlijke machtspositie innemen;
• zich als lid van de OR manifesteren;
• zijn eigen mening opdringen aan de OR;
• er met zijn aanwezigheid voor zorgen dat de OR te veel aan hem overlaat en zelfs afhankelijk wordt.

1.3.2 Profiel vaststellen

Welke ambtelijk secretaris u precies zoekt, hangt van verschillende factoren af. De belangrijkste daarbij zijn:

• het takenpakket van de ambtelijk secretaris;
• de ervaring en deskundigheid van de OR;
• de cultuur van de organisatie.

ervaring

Als u een ambtelijk secretaris zoekt die alleen de agenda en de notulen verzorgt, zoekt u een andere ambtelijk secretaris dan wanneer hij ook de OR adviseert over advies- of instemmingsaanvragen. Die ambtelijk secretaris moet logischerwijs veel meer ervaring hebben.

Doel van de ondersteuning

invulling

taken

De specifieke invulling van de medezeggenschap in uw organisatie én de visie daarop van alle betrokkenen is ook van invloed op de taken en het profiel van de ambtelijk secretaris. Als er bij de medezeggenschap een strikte scheiding is tussen bestuurder en ondernemingsraad op basis van de WOR, biedt een ambtelijk secretaris met een juridische achtergrond uitkomst. Als uw OR-werk erop is gericht om werknemers vroegtijdig invloed te geven op de beslissingen van de bestuurder, zoekt u juist een ambtelijk secretaris met strategisch inzicht. In hoofdstuk 4 en 5 komen de taken van de ambtelijk secretaris uitgebreid aan bod.

Ondersteunen, niet overnemen

Belangrijk om in het achterhoofd te houden, is dat de ambtelijk secretaris uw OR ondersteunt, maar het OR-werk niet overneemt. Dus u blijft verantwoordelijk voor uw taken.

regie

De ambtelijk secretaris is er om het werk van de OR te verlichten. Dus vanuit de OR moet u hierover duidelijk zijn naar uzelf en ook naar de ambtelijk secretaris. Ook als er een nieuwe OR is die opnieuw wil kijken naar de invulling van de rol van de ambtelijk secretaris, mag dat. De rol van de ambtelijk secretaris kan dan wel zijn om de nieuwe OR te informeren en te adviseren, maar niet om de regie over te nemen. Soms lijkt het heel makkelijk om de ambtelijk secretaris een klus snel te laten uitvoeren en afhandelen, maar de OR moet eigenaar blijven van de werkzaamheden. De ambtelijk secretaris kan wel voorstellen doen voor de inhoud van een nieuwsbrief, maar de OR stelt vast wat er in komt.

1.3.3 Functioneel leidinggevende

aansturing

Als u naast de ambtelijk secretaris ook een ‘gewone’ secretaris heeft, is de laatste degene die functionele aansturing geeft aan de ambtelijk secretaris. Heeft uw OR geen gekozen secretaris, dan neemt uw OR-(vice)voorzitter die functionele aansturing op zich. Met het uitbreiden van de taken en bevoegdheden van de ambtelijk secretaris, valt deze ook onder het dagelijks bestuur (DB) van de OR, soms zelfs als lid.

1.3.4 Hiërarchisch leidinggevende

Naast de functionele aansturing door de voorzitter of secretaris, is er ook nog een hiërarchisch leidinggevende. De hiërarchisch leidinggevende van de ambtelijk secretaris kan een HR-manager zijn, een directiesecretaris, of hoofd Stafdiensten of zelfs de bestuurder.

1.3.5 Benodigde uren

uren

Hoeveel uur een ambtelijk secretaris nodig heeft voor zijn werk, hangt af van het takenpakket, maar ook van het aantal OR-leden en de ervaring en deskundigheid van die leden. Daarnaast is de positie van de medezeggenschap in de organisatie, de omvang van de organisatie, de complexiteit en veelheid aan ontwikkelingen in en buiten de organisatie van invloed op de benodigde uren van de ambtelijk secretaris.

De cao bepaalt

Er zijn een aantal cao’s, met name in de zorg, die de uren voor een ambtelijk secretaris geregeld hebben. In de meeste cao’s waarin de ambtelijk secretaris als faciliteit voor de OR is beschreven, gaat het om één tot twee uur per zetel per week. Onbezette zetels tellen in deze ook mee.

1.3.6 Gevolgen voor de OR

werkwijze OR

bevoegdheden

Werken met een ambtelijk secretaris betekent dat de werkwijze van de OR verandert. De hele OR en in het bijzonder het DB geven werk uit handen. De ambtelijk secretaris werkt als professional voor de medezeggenschap, terwijl u uw werk voor de ondernemingsraad (meestal) doet naast uw reguliere werk. Een ander belangrijk vraagstuk – dat van invloed is op de werkwijze van uw OR – is wat de bevoegdheden zijn van de ambtelijk secretaris. Welke verantwoordelijkheden heeft hij, hoe zelfstandig kan hij werken? Wie ondertekent brieven, wie stelt de communicatie met de achterban vast en wie overlegt met de bestuurder? En wat is de rol- en taakverdeling met de gekozen secretaris? Dit alles vraagt om een goede onderlinge afstemming van de werkzaamheden waarover u vooraf goed moet nadenken.