5. Incidentele taken van de ambtelijk secretaris

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier OR Rendement

Publicatiedatum: december 2018

Een oplettende ambtelijk secretaris heeft altijd werk voorhanden. Toch weet een geoefend ambtelijk secretaris ook hoe hij afstand neemt van de dagelijkse en wekelijkse taken om naar de langere termijn te kijken en welk werk daar op hem wacht. Wissel hierover regelmatig van gedachten, zodat ook die klussen er niet bij inschieten. Of hij ze nu oppakt met het dagelijks bestuur (DB), met een aantal OR-leden in een commissie of zelfstandig.

scholingsplan

Bij dit soort klussen kunt u denken aan het maken van vergaderplanningen, een OR-werkplan, het OR-jaarverslag, een scholingsplan, maar ook het organiseren van verkiezingen en zorgen voor continuïteit via goede overdracht. Bouw een aantal momenten per jaar in om met de OR en de ambtelijk secretaris te bekijken in hoeverre deze werkzaamheden goed worden opgepakt en hoe u eventueel kunt bijsturen.

5.1 Vergaderplanning

In het vorige hoofdstuk las u over de reguliere taken van de ambtelijk secretaris die zich vooral rond de vergaderingen afspelen. Het is voor de effectiviteit van de vergaderingen ook belangrijk dat u een goede jaarplanning van de verschillende vergaderingen heeft. 5.1.1 Vergaderplanning maken In het najaar wilt u als OR alvast een...

5.2 Werkplan

Heeft uw OR een eigen werkplan? Dat is wel zo slim, want dat geeft uw raad focus en helpt om keuzes te maken. Maar dat kan alleen als uw werkplan concreet is en echt houvast biedt. Kies daarbij liever voor een eenvoudig werkplan dat een duidelijk kader biedt, dan een ambitieus plan dat te abstract blijft. Zeker als u als OR voor het eerst met een...

5.3 Jaarverslag

Als het goed is, levert uw OR jaarlijks een OR-jaarverslag. Dat is niet alleen een sterk instrument om aan uw achterban te laten zien waarop u uw OR-pijlen richt, maar is bovendien een wettelijke verplichting volgens artikel 14, lid 2h WOR. Let op: dat artikel geeft alleen aan dat u het moet doen, niet hoe. Dat geeft u dus alle vrijheid om het in...

5.4 Ontwikkeling OR

Ieder OR-lid heeft scholingsrechten (artikel 18, lid 2 en 3 WOR). Met de bestuurder spreekt u het aantal scholingsdagen af. Let op: dat mag niet minder dan vijf dagen per jaar zijn voor ieder OR-lid! OR-leden die ook in een commissie zitten mogen daar drie extra (wettelijke) dagen bij optellen. Uit de praktijk blijkt wel dat iedere OR een andere...

5.5 Verkiezingen

De organisatie van OR-verkiezingen komt in elk geval één keer per zittingsperiode voor of vaker als er tussentijdse verkiezingen zijn. Het is logisch dat de ambtelijk secretaris hiermee meer ervaring heeft dan een gemiddeld OR-lid. Dus ook op het vlak van de verkiezingen kunt u de ervaring en expertise van de ambtelijk secretaris goed gebruiken!...

5.6 Overdrachtsdocument

Voor nieuwe OR-leden is het belangrijk dat ze weten welke thema’s actueel zijn en wat de OR bezighoudt. Een overdrachtsdocument – opgezet door de ambtelijk secretaris – is daarbij onmisbaar! Dat kan als volgt: in een vroeg stadium van de verkiezingen maakt de ambtelijk secretaris een opzet die u vervolgens gezamenlijk vaststelt. Vlak voor de...

U bent hier