5.5 Verkiezingen
tussentijds
De organisatie van OR-verkiezingen komt in elk geval één keer per zittingsperiode voor of vaker als er tussentijdse verkiezingen zijn. Het is logisch dat de ambtelijk secretaris hiermee meer ervaring heeft dan een gemiddeld OR-lid. Dus ook op het vlak van de verkiezingen kunt u de ervaring en expertise van de ambtelijk secretaris goed gebruiken!
Vraag de ambtelijk secretaris om het draaiboek van de vorige verkiezingen, zodat u inzicht heeft in de fases rond de verkiezingen. Bespreek de actualiteit en de haalbaarheid van het draaiboek voor de komende verkiezingen en pas het zo nodig aan.
5.5.1 Verkiezingscommissie
wervings-procedure
Als u voor de organisatie van de verkiezingen een commissie instelt, is het efficiënt om de ambtelijk secretaris daar lid van te maken. Hij neemt in verkiezingstijd veel uitvoerende werk voor zijn rekening en daarom is het handig als u hem ook bij de opzet betrekt. Daar komt bij dat u de kennis en ervaring van de ambtelijk secretaris hierbij goed kunt gebruiken, bijvoorbeeld de ervaringen met de wervingsprocedure. Hoe verliep die de vorige keer en wat was daarvan het resultaat? Wat moet daarom herhaald of juist anders gedaan worden? Verder zal de ambtelijk secretaris ook het secretariaat van de verkiezingen verzorgen.
Zorg dus voor een goede taakverdeling tussen de leden van de verkiezingscommissie en ambtelijk secretaris. Er zijn veel taken die de ambtelijk secretaris zelfstandig kan uitvoeren.
Taken waar de ambtelijk secretaris snel en zelfstandig mee uit de voeten kan, zijn het communiceren van de verkiezingsdatum, de publicatie van de lijst met kiesgerechtigde en verkiesbare personen, controleren of de aanmeldingen van de kandidaten conform de aanmeldingsprocedure zijn verlopen en noem maar op.
5.5.2 Check OR-reglement
verkiezingsdraaiboek
Het opstellen van een goed verkiezingsdraaiboek start met een check van het OR-reglement. Daarin staan de specifieke regels voor de kandidaatstelling, de inrichting van de verkiezingen, vaststelling van de uitslag en de werkwijze bij tussentijdse vacatures. Het reglement moet passend zijn voordat de verkiezingen van start gaan. De ambtelijk secretaris kan op basis van zijn kennis een check doen van het reglement en voorstellen doen om het te actualiseren.
Wijzigingen in het OR-reglement over OR-verkiezingen treden pas in werking bij de eerstvolgende algemene verkiezingen.
elektronisch
Wilt u bijvoorbeeld elektronisch stemmen in plaats van op papier, dan moet u dat wel eerst aanpassen in het reglement van uw ondernemingsraad. Maar ook het aantal leden van de nieuwe OR moet kloppen, het eventueel werken met kiesgroepen en de werkwijze van de raad. Bij dit laatste hoort natuurlijk ook de inzet van de ambtelijk secretaris, zeker als er geen gekozen secretaris meer is. Stel vervolgens uw reglement vast volgens de procedure zoals die is genoemd in artikel 8, lid 1 WOR.
5.5.3 Publiciteit rondom de verkiezingen
werving
Naast de technische organisatie, moet u goed nadenken over de werving van kandidaten. Om te voorkomen dat u daarmee te laat start of er flink wat werk aan de winkel is, is het slim om het hele jaar door de waarde van de OR onder de aandacht te brengen. Desondanks is de verkiezingsperiode wel het moment om daar extra aandacht aan te besteden. De ambtelijk secretaris speelt daarin een sleutelrol, bijvoorbeeld in de communicatie van de OR naar de achterban. Voor effectieve communicatie is het belangrijk om daar verschillende middelen voor in te zetten. Digitaal, op papier en vooral mensen direct aanspreken om zich te kandideren.
Vervolgens moet iedereen weten dat er OR-verkiezingen aan komen en dat ze nieuwe leden kunnen kiezen. Breng dit onder de aandacht tot en met de dag van de verkiezingen.