5.3 Jaarverslag
wettelijke verplichting
Als het goed is, levert uw OR jaarlijks een OR-jaarverslag. Dat is niet alleen een sterk instrument om aan uw achterban te laten zien waarop u uw OR-pijlen richt, maar is bovendien een wettelijke verplichting volgens artikel 14, lid 2h WOR. Let op: dat artikel geeft alleen aan dat u het moet doen, niet hoe. Dat geeft u dus alle vrijheid om het in te richten zoals u wilt.
‘Eigenaar’ van het jaarverslag
doel
Veel OR’en maken het jaarverslag onderdeel van het vaste takenpakket van hun ambtelijk secretaris. Ook bij het jaarverslag geldt dat hij voorstellen kan doen voor de opzet en de productie kan faciliteren, maar uw OR is verantwoordelijk voor de inhoud en de presentatie van het jaarverslag.
5.3.1 Productie jaarverslag
Die verplichting voor het jaarverslag begint met nadenken over het doel ervan. Aangezien de WOR niets voorschrijft over de opzet, kunt u daar als OR uw eigen keuzes in maken. Wilt u bijvoorbeeld verantwoording afleggen voor uw werkwijze en standpunten of wilt u uw werk evalueren? Zorg voor afwisseling en kies niet ieder jaar hetzelfde doel.
Commissie
Vanuit zijn ervaring is de ambtelijk secretaris een deskundige als het gaat om het opleveren van een OR-jaarverslag. Kiest u voor een commissie die de productie van het jaarverslag als centrale taak heeft, dan is het verstandig om ook de ambtelijk secretaris daarbij te laten aansluiten. Vanuit zijn ervaring kan hij kennis delen en ondersteunen waar nodig.
Juist omdat de ondernemingsraad zelf verantwoordelijk is voor de inhoud, is het logisch dat de OR-leden ook zelf de teksten schrijven.
redactie
Laat alle leden een tekstdeel maken voor het jaarverslag. De ambtelijk secretaris kan dan de redactie daarvan doen. Dan ligt de inhoud bij de OR en de organisatie en oplevering bij de ambtelijk secretaris.
5.3.2 Vormgeving
werklast
De wet zegt dus niets over de vormgeving. Dat betekent dat u de ambtelijk secretaris kunt vragen om hiervoor ideeën en voorbeelden te verzamelen die passen bij het doel van uw jaarverslag. Boekjes, posters, kaartjes en filmpjes, alles is mogelijk. Let op: het is een extra taak en de reguliere werkzaamheden lopen gewoon door. Bedenk dus hoe hoog u de lat legt en daarmee dus de werklast van de ambtelijk secretaris, de commissie en OR bepaalt.
Het is een optie om het OR-jaarverslag te integreren in het algemene jaarverslag van de organisatie. Dit vraagt overleg met de bestuurder en afstemming met de producent van dit jaarverslag.