5.1 Vergaderplanning
jaarplanning
In het vorige hoofdstuk las u over de reguliere taken van de ambtelijk secretaris die zich vooral rond de vergaderingen afspelen. Het is voor de effectiviteit van de vergaderingen ook belangrijk dat u een goede jaarplanning van de verschillende vergaderingen heeft.
5.1.1 Vergaderplanning maken
evalueren
In het najaar wilt u als OR alvast een vergaderplanning hebben voor het volgende kalenderjaar. U vraagt de ambtelijk secretaris om een conceptplanning te maken. Bespreek met hem wat voor soort planning u daarbij precies van hem verwacht. Het is goed om dan eerst kritisch de huidige vergaderplanning te evalueren. Is het een goede volgorde van overleg? Is de frequentie voldoende? Komen de OR-leden uit met hun urenvrijstelling? Hoe vaak wil de bestuurder een overlegvergadering?
Volgorde van overleggen
voorbereiding
Wat betreft de volgorde van de overleggen, moet u rekening houden met een aantal aspecten:
- De commissies hebben tijd nodig voor hun werk tussen vergaderingen door.
- De agenda van de overlegvergadering moet op tijd vaststaan, zodat uw OR die kan bespreken vóór u met de bestuurder om tafel gaat. Let op: een expliciete voorbereiding van de overlegvergadering is echt een voorwaarde voor een effectief overleg met de bestuurder!
- Zorg dat het dagelijks bestuur tussendoor tijd heeft om te overleggen. Dit kan vaak op moment dat de commissies vergaderen.
- De ambtelijk secretaris moet ruimte hebben om de agenda’s met alle bijlagen tijdig te versturen.
Let op: in uw OR-reglement hoort te staan hoeveel dagen voorafgaand aan een vergadering de agenda klaar moet zijn.
5.1.2 Duur van de vergaderingen
planning
Bij de vergaderplanning speelt ook de duur van de vergaderingen een belangrijke rol. Bedenk bij de planning al wat thuishoort in welk overleg en hoe lang de overleggen moeten duren. Een effectief overleg duurt niet langer dan twee uur. De leden moeten alert en efficiënt blijven als deelnemer aan de vergadering. Dat holt achteruit hoe langer de vergadering duurt.
Komen bij u de leden van de OR uit verschillende delen van het land, dan is frequenter vergaderen met hulp van technische hulpmiddelen efficiënter dan langer vergaderen in een face-to-facesetting.
concept- vergader-planning
Als duidelijk is wat effectief en efficiënt is, kan de ambtelijk secretaris een conceptvergaderplanning maken. Check wel met uw bestuurder zijn beschikbaarheid voor de overlegvergaderingen, de agendaoverleggen en de twee artikel-24-overleggen over de algemene gang van zaken. Het is handig om die laatste ook alvast in te plannen!
Bij de vergaderplanning kunt ook de ambitie van uw OR betrekken: welke eigen thema’s wilt ú graag behandelen? Denk daarover vooraf na!