4.3 Afkopen vakantiedagen
daadwerkelijk opnemen
Omdat het de bedoeling is van de wet om werknemers te verzekeren van een minimale rustperiode, moeten zij hun wettelijke vakantiedagen ook daadwerkelijk (kunnen) opnemen. Het is de taak van uw organisatie om ervoor te zorgen dat de werknemer deze vakantie benut.
Niet
verplicht
Werknemers mogen de wettelijke vakantiedagen gedurende het dienstverband dan ook niet laten uitbetalen of van deze dagen afzien tegen een schadevergoeding. Dat mag ook niet na afloop van het jaar van opbouw ervan. Bij het einde van het dienstverband is het wel toegestaan om werknemers hun niet-opgenomen wettelijke vakantiedagen uit te betalen. Sterker nog: u bent dan verplicht om dat te doen (zie paragraaf 4.5).
Wel
schriftelijk vastgelegd
Bovenwettelijke vakantiedagen mogen wel gedurende het dienstverband worden uitbetaald. Dat is echter alleen toegestaan als die mogelijkheid schriftelijk is vastgelegd in bijvoorbeeld de collectieve arbeidsovereenkomst (cao) of het bedrijfsreglement. In dat laatste geval moet de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging instemmen met die afkoopmogelijkheid. Bovendien moet u de werkwijze rond het afkopen duidelijk schriftelijk hebben vastgelegd. Verder kunt u de bovenwettelijke vakantiedagen alleen tussentijds uitbetalen met toestemming van de betreffende werknemer. Bij het einde van het dienstverband bent u ook verplicht om eventuele niet-opgenomen bovenwettelijke vakantiedagen uit te betalen.
U kunt bijvoorbeeld vastleggen dat als een werknemer na afloop van het kalenderjaar nog bovenwettelijke vakantiedagen heeft openstaan, u hem die dagen uitbetaalt. Daarmee voorkomt u een stuwmeer aan vakantie en ingewikkelde bijbehorende administratie (zie ook paragraaf 4.4).
Waarde
in de wet niets bepaald
U moet de waardebepaling bij de tussentijdse afkoopmogelijkheid van vakantiedagen van tevoren goed vastleggen. Zoals u al in paragraaf 3.4 kon lezen, is er in de wet niets bepaald over welke waarde een vakantiedag heeft. De waarde is wat uw onderneming en de werknemers hierover afspreken – eventuele voorschriften uit de cao daargelaten – en dit moet uw onderneming dus van tevoren duidelijk vastleggen.
regulier opgenomen
U kunt voor de waarde van een vakantiedag dus bijvoorbeeld uitgaan van het salaris dat de werknemer uitbetaald zou krijgen als hij die vakantiedag regulier zou hebben opgenomen. Of u houdt als waarde van een vakantiedag het basissalaris vermeerderd met de vakantiebijslag van 8% aan, wat zou betekenen dat bij een werkweek van veertig uur en een brutoloon van € 2.610 een uitbetaling van vijf bovenwettelijke dagen bijvoorbeeld € 648 oplevert. De bijbehorende berekening – uitgaande van 261 loondagen per jaar – is als volgt: het brutoloon van € 2.610 delen door de betaalde uren per maand (261 ÷ 12) × 8 uur per dag = 174, levert een bruto-uurloon van € 15. Vervolgens vermenigvuldigen met de uren van de vijf uit te betalen dagen en daarover de vakantiebijslag berekenen: € 15 × (5 × 8) × 1,08 = € 648.
Volgens jurisprudentie hoort in de waarde van een vakantiedag naast het basissalaris en de vakantiebijslag alle loonbestanddelen die intrinsiek (vast) samenhangen met het werk waarvoor de werknemer een financiële compensatie krijgt, zoals een ploegentoeslag en winstuitkering.
Cafetariaregeling
als bron in te zetten
verder beperken
Als uw onderneming een cafetariaregeling heeft, hebben werknemers waarschijnlijk ook de mogelijkheid om vakantiedagen als bron in te zetten voor een uitruil. Let op dat zij hiervoor dan wel alleen hun bovenwettelijke vakantiedagen mogen gebruiken! Zoals gezegd moeten werknemers namelijk altijd sowieso de beschikking houden over hun wettelijke vakantiedagen om die dagen daadwerkelijk vrij te kunnen zijn. Dus als een fulltime werknemer naast zijn twintig wettelijke dagen acht extra vakantiedagen heeft, kan hij alleen die acht bovenwettelijke dagen inzetten voor de cafetariaregeling. Uw organisatie kan het aantal in te zetten dagen uiteraard nog verder beperken dan de wettelijke grenzen, en vastleggen dat werknemers de beschikking moeten houden over meer vakantiedagen dan het aantal wettelijke.