3.1 Situatie loondoorbetaling
ondergrens loslaten
Uw organisatie moet ook gedurende het tweede ziektejaar het loon van de werknemer doorbetalen. Hierbij geeft de wet werknemers recht op een doorbetaling van 70%, en is in het tweede jaar de ondergrens van het voor de werknemer geldende minimumloon losgelaten. Individuele of collectieve afspraken waarmee uw organisatie te maken heeft, kunnen uiteraard een hogere doorbetaling voorschrijven. Als de werknemer met het doorbetaalde percentage onder het minimumloon uitkomt, hoeft uw organisatie dit het tweede ziektejaar dus niet aan te vullen tot dat minimumbedrag.
Als de inkomsten van de werknemer onder het minimumloon uitkomen door een verlaging van het doorbetalingspercentage vanaf het tweede ziektejaar, kan hij zelf bij
UWV een toeslag aanvragen.
3.1.1 Stap 2: re-integratiedossier
eindevaluatie
De tweede stap loopt door tijdens de hele periode dat de werknemer ziek is. U moet het re-integratiedossier ook gedurende het tweede ziektejaar bijhouden. Van de documenten die het re-integratieverslag in elk geval moet bevatten, zijn het actuele oordeel van de bedrijfsarts of arbodienst en de eindevaluatie (zie paragraaf 3.1.3) de nieuwe onderdelen die in het tweede ziektejaar spelen.
Gesprekken
plan van aanpak
Ook de verplichting om eens in de zes weken de re-integratie met de werknemer te bespreken, blijft bestaan. Ook voor de voortgangsgesprekken in het tweede ziektejaar gebruikt u de (bijgestelde) probleemanalyse van de bedrijfsarts of arbodienst (zie paragraaf 2.1.3). En ook tijdens dit tweede jaar kan uit deze gesprekken blijken dat het nodig is om het plan van aanpak bij te stellen (zie paragraaf 2.1.4) of geheel nieuwe afspraken rond de re-integratie te maken. Zulke nieuwe afspraken moeten worden vastgelegd in de (eerstejaars)evaluatie (zie paragraaf 2.1.6).
3.1.2 Stap 7: WIA-informatie
aanvragen uitkering
Na ongeveer 88 weken ziekte stuurt UWV de werknemer informatie over het aanvragen van een WIA-uitkering. Hierin staat niet alleen dat de werknemer de uitkering kan aanvragen, maar ook wanneer hij dat uiterlijk moet doen (de 93e ziekteweek, zie paragraaf 3.1.4). Uw organisatie ontvangt een kopie van deze brief.
Onderverdeling van de WIA
twee regelingen
De WIA bestaat uit twee regelingen: de Regeling werkhervatting gedeeltelijk arbeidsgeschikten (WGA) en de Regeling inkomensvoorziening volledig arbeidsongeschikten (IVA). Op grond van welke regeling de werknemer uiteindelijk een uitkering krijgt, hangt ervan af of hij (in de toekomst) kan werken:
- 35% tot 80% arbeidsongeschikt of minstens 80% arbeidsongeschikt maar niet duurzaam: WGA;
- minstens 80% arbeidsongeschikt en duurzaam: IVA.
geen recht
De werknemer heeft geen recht op een WIA-uitkering als hij minder dan 35% arbeidsongeschikt is.
3.1.3 Stap 8: eindevaluatie
uiterlijk 91e ziekteweek
U moet uiterlijk in de 91e ziekteweek – dat is dus uiterlijk twee weken vóór de WIA-aanvraag volgens het reguliere stappenplan (zie paragraaf 3.1.4) – samen met de werknemer een eindevaluatie van het plan van aanpak opstellen. Deze eindevaluatie is het laatste onderdeel van het re-integratieverslag dat nodig is om de WIA-aanvraag bij UWV te kunnen doen.
Als de werknemer (nog) geen WIA-uitkering wil aanvragen, bijvoorbeeld omdat u met hem afspreekt na de periode van 104 weken verder aan zijn re-integratie te zullen werken (zie paragraaf 3.1.5), hoeft de eindevaluatie (nog) niet te worden opgesteld.
Stand van zaken
laatste analyse
In de eindevaluatie omschrijven de werknemer en u de stand van zaken rond de re-integratie op het moment dat de werknemer de WIA-uitkering aanvraagt. De basis voor deze eindevaluatie is de laatste analyse van de bedrijfsarts of arbodienst. U moet er dan ook voor zorgen dat u tijdig dit zogeheten ‘actueel oordeel van de bedrijfsarts of arbodienst’ aanvraagt.
De bedrijfsarts of arbodienst moet zowel u als de werknemer een kopie van het actueel oordeel geven. Eventuele medische gegevens moeten – zoals altijd – op het aparte formulier ‘Medische informatie’ worden vermeld, waarvan alléén de werknemer een kopie moet krijgen.
Uitdiensttreding
toch opstellen
geen enkele mogelijkheid
Bij een eerdere uitdiensttreding van de werknemer moet u toch ook een eindevaluatie opstellen als de werknemer tien weken of langer ziek is. De eindevaluatie kan echter achterwege blijven als uit de probleemanalyse en het actueel oordeel van de bedrijfsarts of arbodienst blijkt dat de werknemer geen enkele mogelijkheid heeft om weer aan het werk te gaan. In dat geval heeft u ook geen plan van aanpak gemaakt (zie paragraaf 2.1.4).
Kopieën
uiterlijk 93e week
Uiterlijk de 91e week is ook het moment dat u kopieën van alle documenten uit het re-integratiedossier aan de werknemer moet verstrekken. De werknemer bewaart die voor zijn eigen administratie, maar kan die kopieën ook nodig hebben voor als hij zelf de WIA-aanvraag doet.
3.1.4 Stap 9: WIA-aanvraag
De werknemer moet uiterlijk in de 93e week (zelf) een WIA-uitkering aanvragen bij UWV. Die aanvraag moet hij online doen. Het is belangrijk dat hij dat op tijd doet, aangezien de loondoorbetaling (of Ziektewetuitkering) na 104 weken stopt. Als de werknemer dan nog geen WIA-uitkering ontvangt door een te late aanvraag, heeft hij dus (tijdelijk) geen inkomen.
De wachttijd voor de WIA hoeft niet altijd volledig te worden doorlopen. In sommige situaties is een vervroegde aanvraag van een WIA-uitkering mogelijk (zie het kader in paragraaf 2.1.3).
Documenten
online aanleveren
Bij de WIA-aanvraag moeten de benodigde documenten uit het re-integratieverslag worden aangeleverd. U kunt deze documenten online via het werkgeversportaal van UWV aanleveren. Het kan echter zijn dat de werknemer dat liever niet heeft en deze documenten zelf wil aanleveren. Dat moet hij dan via de post doen, waarvoor hij dus de door u (en bedrijfsarts of arbodienst) in de vorige stap verstrekte kopieën gebruikt.
per post
langer dan 104 weken
Sowieso moet de werknemer voor de WIA-aanvraag zelf het formulier met zijn medische informatie per post naar UWV opsturen. Dat is namelijk informatie die u vanwege de privacyregels niet mag inzien. Die informatie is alleen bestemd voor de ogen van de bedrijfsarts of arbodienst, en de werknemer zelf uiteraard.
3.1.5 Verlenging loondoorbetaling
Het kan zijn dat uw organisatie langer dan de periode van 104 weken het loon van een zieke werknemer doorbetaalt. Dit kan op vrijwillige basis gebeuren of door een verplichting opgelegd door UWV.
Als de werknemer met het doorbetaalde percentage onder het minimumloon uitkomt, hoeft u dit het tweede ziektejaar niet aan te vullen tot dat minimumbedrag. De werknemer kan zelf bij UWV een toeslag aanvragen.
Vrijwillig
(nog) geen WIA-uitkering
Als het ernaar uitziet dat de werknemer weer volledig aan het werk kan als u nog iets langer aan zijn re-integratie werkt, kunt u ervoor kiezen om met de werknemer af te spreken dat hij na het einde van de wachttijd voor de WIA (nog) geen WIA-uitkering aanvraagt maar het loon krijgt doorbetaald.
Aanvraag
aanvraag-termijn
U kunt echter niet zomaar het loon blijven doorbetalen na het verstrijken van de wachttijd voor de WIA. U moet hiervoor samen met de werknemer het formulier ‘Aanvraag verlenging loondoorbetaling WIA’ invullen en dit naar UWV opsturen. Hierin geeft u onder andere op tot wanneer u het loon van de werknemer zult doorbetalen. U kunt zelf bepalen hoelang u vrijwillig het loon wilt blijven doorbetalen, maar u moet hierbij wel rekening houden met een aanvraagtermijn voor een WIA-uitkering van 11 weken vóór het einde van de doorbetalingsperiode.
Stopzetten
brief over uitkering
Ruim voor het (door u opgegeven) einde van de vrijwillige verlenging van de loondoorbetaling stuurt UWV weer een brief naar de werknemer – en een kopie ervan naar u – over het aanvragen van een WIA-uitkering. U moet dan met de werknemer bespreken of er nog langer wordt doorgewerkt aan de re-integratie of dat de werknemer een WIA-uitkering aanvraagt en de loondoorbetaling dus ook stopt.
Voor de vrijwillige verlenging van de loondoorbetaling bij ziekte geldt een door te betalen percentage van 70% – net als in het tweede ziektejaar – tenzij hierover andere afspraken zijn gemaakt.
Tussentijds stoppen
toch niet lukt
Tussentijds stoppen met de vrijwillige verlenging van de loondoorbetaling is ook mogelijk. Dit kan op initiatief van zowel u als de werknemer gebeuren. Het kan immers zijn dat de re-integratie is afgerond en de werknemer alweer aan het werk kan. Of er kan juist blijken dat het met de extra re-integratieactiviteiten toch niet lukt om de werknemer weer (volledig) aan het werk te krijgen.
akkoord UWV
Er hoeft dan niet te worden gewacht tot het opgegeven einde van de vrijwillige verlenging van de loondoorbetaling. Voor de tussentijdse stopzetting moet u of de werknemer het formulier ‘Beëindiging verlengde loondoorbetaling WIA’ naar UWV opsturen. Bij akkoord door UWV stopt de verlenging 13 weken na aanvraag van de beëindiging. U moet dan dus nog in ieder geval 13 weken het loon doorbetalen.
Als de verlengde loondoorbetaling eindigt binnen een termijn van 13 weken, hoeft het beëindigingsformulier niet naar UWV te worden opgestuurd. Ditzelfde geldt als het arbeidscontract binnen 13 weken afloopt. UWV stuurt dan automatisch de brief over de WIA-aanvraag op.
Verplicht
niet aan het werk
UWV beoordeelt aan de hand van de voor de WIA-aanvraag aangeleverde documenten van het re-integratieverslag of uw organisatie voldoende aan de re-integratie van de zieke werknemer heeft gewerkt. De werknemer hoeft hierbij niet per se weer (volledig) aan het werk te zijn, als maar duidelijk is dat u er alles aan gedaan heeft om dat voor elkaar te krijgen. Is dat niet het geval, dan verlengt UWV de loondoorbetalingsverplichting. Dit is de zogeheten loonsanctie.
Loonsanctie
maximaal nog één jaar
In het geval van een loonsanctie opgelegd door UWV moet uw organisatie – na de twee doorbetaalde ziektejaren – maximaal nog één jaar het loon van de zieke werknemer doorbetalen en verder werken aan zijn re-integratie. UWV kan die periode inkorten zodra u alsnog aan uw re-integratieverplichtingen voldoet.
3.1.6 Ontslaan
opzegverbod
Na het einde van de loondoorbetalingsplicht gedurende de 104 weken wachttijd voor de WIA mag u de werknemer ontslaan. Na een periode van twee jaar (of langer) onafgebroken ziekte of arbeidsongeschiktheid – of met tussenperiodes van minder dan vier weken (zie paragraaf 1.1) – geldt namelijk het opzegverbod bij ziekte niet meer. Dat betekent dat u de arbeidsovereenkomst kunt opzeggen als u daarvoor een ontslagvergunning van UWV heeft (zie paragraaf 4.2).
In overleg met de werknemer kunt u besluiten om de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden te beëindigen. Afspraken daarover kunt u vastleggen door middel van de modelbrief op rendement.nl/hrdossier.
In dienst houden
voorkomen
U bent in principe niet verplicht om een zieke werknemer na twee jaar ziekte te ontslaan. Maar sommige werkgevers kiezen ervoor dienstverbanden in stand te houden om het betalen van een transitievergoeding te voorkomen. De Hoge Raad heeft enkele jaren geleden een arrest over dit thema uitgesproken. U leest meer hierover in paragraaf 4.3.