5.2 Maatwerkregeling
vrijheid
Tot 2005 moest elke organisatie naar een arbodienst en daar een minimumpakket afnemen voor het inschakelen van een externe arbodeskundige. Sinds 2005 mag u zelf bepalen of u voor een totaaloplossing kiest bij een arbodienst of dienstverlening op maat. Uw organisatie heeft nu dus meer bewegingsvrijheid om het arbobeleid vorm te geven. U kunt zelf kiezen welke specialist u inhuurt voor welke taken. Let erop dat u zelf per deskundige moet controleren of diegene over de noodzakelijke certificaten beschikt. Andere aandachtspunten vindt u in een checklist op rendement.nl/hrdossier.
Heeft u een keuze gemaakt, dan geldt die voor een periode van vijf jaar. De cao kan een andere termijn voorschrijven. Daarnaast kan de OR of PVT een andere termijn dan vijf jaar bedingen.
5.2.1 Samenwerking vastleggen
afstemming
Omdat u onder de maatwerkregeling met verschillende kerndeskundigen samenwerkt, is het belangrijk dat u de samenwerking tussen de verschillende leveranciers faciliteert en ervoor zorgt dat er tussen de leveranciers onderlinge afstemming plaatsvindt.
Privacy
Belangrijk onderdeel bij maatwerk is het waarborgen van de privacy van uw werknemers. U bent verantwoordelijk voor personeelsregistraties, dus u moet daar het voortouw in nemen. Zo bepaalt u:
- wat er wordt vastgelegd;
- op basis van welke taak er informatie wordt vastgelegd;
- met welk doel de gegevens worden geregistreerd.
5.2.2 Overleg medezeggenschap
overeenstemmingsrecht
Voor de keuze voor een maatwerkoplossing is overleg met het medezeggenschapsorgaan van uw organisatie nodig. Zij moet het namelijk goedkeuren. De OR of PVT heeft hierin een overeenstemmingsrecht. De medezeggenschap moet het ook eens zijn met de contractspartners die u heeft gekozen en de inhoud van de contracten die zijn gesloten. Gaat de OR of PVT niet akkoord, dan moet u toch weer in zee gaan met een arbodienst en daar een minimumpakket afnemen. Met zo’n pakket voldoet u aan de minimale eisen. Daarom wordt dit ook wel de vangnetregeling genoemd.
Is de maatwerkregeling in de cao van uw branche beschreven, dan hoeft u uw keuze niet aan het medezeggenschapsorgaan van uw organisatie voor te leggen. U doet er dan wel goed aan om de OR of PVT alsnog te informeren over de voorgenomen samenwerking.
5.2.3 Keuze bespreken
negeren
arbodienst
De OR of PVT binnen uw organisatie moet mee kunnen praten en beslissen over de keuze tussen een maatwerkoplossing of de vangnetregeling. U mag en kunt ze niet zomaar negeren. In een uiterst geval kan de medezeggenschap naar de rechter stappen. Stelt u een maatwerkoplossing voor en ziet het medezeggenschapsorgaan dat niet zitten, dan bent u genoodzaakt om terug te vallen op de vangnetregeling. U moet dan aan de slag met een arbodienst. En ook hierover moet u de OR of PVT informeren. In dit geval hebben de leden een instemmingsrecht op de gekozen arbodienst.
Overeenstemming schriftelijk vastleggen
bindend
U moet overeenstemming bereiken met de werknemersvertegenwoordiging en dit moet schriftelijk worden vastgelegd. Dit gaat dus verder dan het instemmingsrecht. Bij het instemmingsrecht kunt u nog een beslissing via de kantonrechter ‘erdoor drukken’, ook als de OR niet achter de plannen staat. Bij het overeenstemmingsrecht is die mogelijkheid er niet, dit is bindend. Bent u ervan overtuigd dat maatwerk de juiste oplossing is, dan moet u het medezeggenschapsorgaan dus echt overtuigen van de noodzaak tot een maatwerkoplossing.