6.6 PR van de vertrouwenspersoon

bekendheid

onvoldoende

De bekendheid van de vertrouwenspersoon in uw organisatie is een belangrijk punt van aandacht. Als een werknemer niet weet wie de vertrouwenspersoon is, kan hij bij ongewenst gedrag ook geen gesprek aangaan. Vooral bij een externe vertrouwenspersoon is bekendheid een knelpunt, omdat hij niet aanwezig is op de werkvloer en de werknemers hem niet direct kennen. Het eenmalig bekendmaken van de vertrouwenspersoon in een bericht of het inwerkprogramma van nieuwe werknemers is absoluut onvoldoende.

Als een werknemer ongewenst gedrag ervaart, moet de gedachte aan de vertrouwenspersoon snel komen bovendrijven. Dit gebeurt niet automatisch als de vertrouwenspersoon in het verleden een keertje in voorlichting is genoemd.

6.6.1 Promotievormen

verantwoordelijkheid

signaleren

Uw werkgever kan informatie over de vertrouwenspersoon op verschillende plekken binnen de organisatie verstrekken.

• Intranet of personeelshandboek: hij kan een passage over de vertrouwenspersoon opnemen op intranet of in een personeelshandboek. Daar kan ook staan waarvoor een werknemer bij de vertrouwenspersoon terechtkan.
• Kaartje: een kaartje ophangen met daarop de namen en contactgegevens van de vertrouwenspersonen.
• Rondje over de afdelingen: aanvullend kan de vertrouwenspersoon bij afdelingen langsgaan en vertellen wat zijn verantwoordelijkheden zijn.
• Kennismakingsdag: ook kan de vertrouwenspersoon zichzelf op een kennismakingsdag voor nieuwe werknemers kort introduceren.
• Introductie leidinggevenden: het is verstandig om een aparte kennismaking in te lassen met leidinggevenden. U kunt ongewenst gedrag op uw afdeling signaleren en werknemers er vervolgens op wijzen dat er een mogelijkheid is om met de vertrouwenspersoon te praten.

6.6.2 Inhoud bericht over vertrouwenspersoon

bestrijden

toestemming

In een goed pr-bericht over ongewenst gedrag en de rol van de vertrouwenspersoon staat bij voorkeur:

• met stip bovenaan dat uw organisatie ongewenst gedrag niet tolereert en dat de organisatie het belangrijk vindt om dit te voorkomen en te bestrijden;
• wat ongewenst gedrag is, inclusief voorbeelden die passen bij uw organisatie, zodat het voor iedereen duidelijk is waar het over gaat en wat precies niet wordt getolereerd;
• wat de werknemer kan doen die ongewenst gedrag overkomt (naar zijn leidinggevende stappen, naar een collega of naar de vertrouwenspersoon gaan), maar dat de werknemer er niet van uit moet gaan dat ongewenst gedrag vanzelf stopt en dat het vaak juist erger wordt;
• wat de vertrouwenspersoon kan doen (luisteren, adviseren over oplossingen, begeleiden en doorverwijzen);
• dat er sprake is van geheimhouding;
• dat de vertrouwenspersoon niet handelt zonder toestemming van de melder, bij wie de regie ligt;
• dat – als dit van toepassing is in uw organisatie – er een klachtenprocedure en klachtencommissie zijn en dat de vertrouwenspersoon met de melder kan bekijken of hij die stap wil nemen en hem daarin kan begeleiden;
• de contactgegevens en bereikbaarheid van de vertrouwenspersoon en of deze intern of extern is.