1.1 Ziekmelding
eerste dag
De Wet verbetering poortwachter begint te lopen als uw medewerker zich ziek meldt. Voor deze eerste dag staan nog geen acties in de wet, maar zes weken later wel. Op de dag van de ziekmelding begint de wet dus te tellen. Het is belangrijk dat u het ziekteverzuimproces vanaf dag één goed administreert. Natuurlijk weet u bij de eerste ziekmelding nog niet of het om langdurig verzuim zal gaan, maar als dat wel zo is, heeft u tenminste vanaf het begin alles op papier.
Ziekmeldingsprotocol
Zorg dat elke werknemer weet hoe, wanneer en bij wie hij zich ziek moet melden. In de meeste organisaties melden werknemers zich telefonisch ziek bij hun leidinggevende, meestal vóór een bepaald tijdstip, zoals 09.00 uur. Als de werknemer in de loop van de werkdag ziek wordt, moet hij dat ook melden bij zijn leidinggevende. Deze regels kunt u opnemen in het verzuimprotocol. Daarin kunt u ook de basisregels van de Wet verbetering poortwachter uitleggen, zodat iedereen weet waar hij aan toe is.
1.1.1 Privacy
medische details
Waarschijnlijk wilt u graag het naadje van de kous weten als een werknemer zich ziek meldt. Wat is er precies aan de hand? Kan hij echt niet komen werken? Is hij al naar de huisarts geweest? Wanneer is hij weer beter? Zulke vragen mag u echter niet stellen. Medische details over de ziekte van een werknemer zijn privé. Bovendien, zelfs al vertelt de werknemer wat hem mankeert, dan kunt u daar nog geen medisch oordeel over vellen. Dat kan alleen de bedrijfsarts. In feite hoeft u ook helemaal niet te weten wat de werknemer mankeert, het gaat er alleen om dat u weet welk werk hij nog kan doen.
Vragen stellen
Als een werknemer zich ziek meldt, mag u hem wel de volgende vragen stellen:
- Wat is zijn (verpleeg)adres en op welk telefeoonnummer is hij te bereiken?
- Welke afspraken moeten worden afgezegd en welke taken moeten collega’s overnemen?
- Wanneer denkt hij weer beter te zijn?
- Welk werk kan hij eventueel wel nog doen?
- Welke aanpassingen kunt u doen om ervoor te zorgen dat hij kan (komen) werken? Denk aan het regelen van vervoer of werkplekaanpassingen.
Meestal doen werknemers niet geheimzinnig over hun ziekte en vertellen gewoon wat er met hen aan de hand is. Maar pas op. Ook dan mag u dit niet registeren of doorgeven aan anderen. Zelfs niet aan uw arbodienst! Deze informatie blijft privé.
1.1.2 Contact onderhouden
voeling
balans
Het is belangrijk dat u – of de direct leidinggevende –contact blijft houden met de zieke werknemer. Zo voorkomt u dat de afstand tot het werk te groot wordt en de werknemer voeling verliest met wat er op de werkvloer speelt. Zorg wel voor balans: zieke medewerkers twee keer per dag bellen werkt averechts. Spreek bij elk contactmoment met de werknemer af wanneer u weer contact opneemt. Zo weet de werknemer waar bij aan toe is.
Geef de ziekmelding ook door aan uw arbodienst of bedrijfsarts. Dit moet meestal binnen de eerste ziekteweek. Kijk dit na in het contract met uw arbodienstverlener.