3.2 Melding van verzuim
registratie
Effectieve verzuimbegeleiding begint met een zorgvuldige registratie van de ziekmelding. Het is belangrijk dat werknemers weten hoe en bij wie zij zich ziek moeten melden. Anderzijds moet diegene die de ziekmelding in ontvangst neemt, weten wat hij wel en niet mag vragen en registreren. Tot slot moet u ook duidelijke afspraken maken over wie de ziekmelding doorgeeft aan externe partners en instanties.
Veel verzuimgevallen komen uiteindelijk bij de bedrijfsarts terecht. Hij is vervolgens in staat om met eigen ogen een werksituatie te bekijken, volgens de vernieuwde Arbowet heeft de bedrijfsarts altijd toegang tot werkplekken.
3.2.1 Reglement voor verzuim
ziekmelden
Ook als een werknemer onverwacht ziek wordt, moet het werk toch gewoon doorgaan. Iedereen in de organisatie heeft er dan ook belang bij dat een ziekmelding snel en gestructureerd wordt afgehandeld. Leg daarom in het verzuimreglement vast bij wie de zieke zich moet melden. Meestal is dit bij de direct leidinggevende. Neem ook een afspraak op over het tijdstip waarop de werknemer zich uiterlijk moet melden, bijvoorbeeld vóór 9.00 uur ‘s ochtends. Zo gaat zo min mogelijk tijd verloren bij het regelen van een vervanger. Werknemers die tijdens het werk ziek worden, melden zich persoonlijk ziek bij de leidinggevende of het secretariaat voor zij naar huis gaan. Het is aan de werkgever om de werknemer ziek te melden bij de arbodienst.
3.2.2 Registratie
melding bij Inspectie SZW
Een uitzondering daargelaten, ziet u een ziekmelding meestal niet aankomen. Daardoor kunt u belangrijke zaken over het hoofd zien bij een ziekmelding. De oplossing is simpel: werk met een verzuimprotocol. Door bij elke ziekmelding dezelfde vragen te stellen en te registreren, legt u een goede basis voor de verdere verzuimbegeleiding. In dit protocol legt u meteen ook de privacyregels die gelden bij een ziekmelding vast. Zo houdt u zich in ieder geval aan de wet. De volgende vragen mag u zieke werknemers stellen:
- De vermoedelijke duur van het verzuim? Zo kan de leidinggevende inschatten hoe hij de vervanging van de zieke het beste kan regelen.
- Zijn er lopende werkzaamheden die dringend aandacht vragen? Moeten er afspraken afgebeld worden?
- Is het verzuim het gevolg van een arbeidsongeval? De werkgever is bij ongevallen met ziekenhuisopname of ernstig letsel namelijk verplicht om melding te maken bij Inspectie SZW.
- Heeft de ziekmelding te maken met een zwangerschap of orgaandonatie? In beide gevallen neemt UWV namelijk de loondoorbetalingsplicht van de werkgever over. Let wel op: de werknemer hoeft de aard van zijn ziekte niet te melden, maar moet dan wel vermelden dat het onder de vangnetbepaling valt (eventueel via de bedrijfsarts). Dat is de regeling waarbij UWV de loondoorbetalingsplicht overneemt.
- Is het verzuim het gevolg van een actie van een derde persoon, bijvoorbeeld een aanrijding? Dit moet u weten omdat u dan bij de juridische afdeling en uw verzekeraar melding moet doen van de geleden schade.
Een zieke werknemer kan thuis zijn, maar ook in een zorginstelling, zoals een ziekenhuis, verslavingskliniek of psychiatrische inrichting. De werknemer hoeft dan alleen te melden dat hij in een zorginstelling verblijft.
Privacy
medische gegevens
Een werknemer heeft altijd recht op bescherming van zijn privacy, ook – of juist – op het moment dat hij ziek is. De werknemer is niet verplicht om mededelingen te doen over de klachten die hij heeft. Doet hij dit uit eigen beweging, dan mag u de medische gegevens maar in zeer beperkte mate registreren. Alleen de gegevens die ‘noodzakelijk zijn met het oog op gewichtige belangen’ mag u vastleggen. In de praktijk betekent dit dat alleen algemene omschrijvingen toegestaan zijn en dan alleen in relatie tot het wel of niet kunnen uitvoeren van bepaalde werkzaamheden.
Noteer bijvoorbeeld liever dat de werknemer ‘geen computerwerkzaamheden kan uitvoeren’ in plaats van ‘oorzaak RSI/KANS’. Zo beweegt u zich altijd binnen de grenzen van de wet.
3.2.3 Melden bij externe partijen
partners
Verzuimbegeleiding is niet alleen een interne kwestie. Externe partners moeten ook op de hoogte worden gebracht van het feit dat een werknemer in uw organisatie ziek is. In de eerste plaats moet u de arbodienst op de hoogte brengen. Om het verzuimbegeleidingsproces te bespoedigen, doet u dit bij voorkeur nog dezelfde dag als de ziekmelding. Wacht in ieder geval niet langer dan een week. Anders kunt u op termijn problemen krijgen met UWV.
UWV informeren
opnieuw tellen
Na verloop van tijd moet u ook UWV informeren dat een werknemer ziek is, en wel als de werknemer na 42 weken nog steeds ziek is. Als de werknemer die 42 weken meerdere keren gedurende enkele dagen of weken ziek is geweest, moet u even goed opletten. Als er tussen twee ziekteperioden namelijk minder dan vier herstelweken zitten, moet u de diverse ziekteperioden bij elkaar optellen. Heeft hij tussen twee ziekteperioden langer dan vier weken weer zijn normale functie uitgeoefend, dan moet u opnieuw tellen.
Het maakt niet uit wie de melding aan UWV doet, als het maar gebeurt. U kunt dit zelf doen, maar ook een collega van de administratie kan dit op zich nemen. Een andere mogelijkheid is de ziekmelding aan UWV op te nemen in het contract met de arbodienst.