8.5 Communiceren over organisatieveranderingen

transparant

Het kan zijn dat u na een crisisperiode besluit zaken rigoureus anders te gaan aanpakken. U zult dan zonder meer stuiten op weerstand van uw werknemers. Grote veranderingen vragen daarom om tactvolle communicatie. Om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen, helpt het als u het personeel duidelijk en transparant informeert tijdens het verandertraject en rekening houdt met de verschillen tussen werknemers.

8.5.1 Regelmatig, open en duidelijk communiceren

onrust

betrokkenheid

Stel de communicatie in ieder geval niet uit tot het laatste moment. Dit kan onnodig onrust zaaien. Als de werknemers overrompeld zijn op het moment dat er wél gecommuniceerd wordt, kan dit namelijk ten koste gaan van de betrokkenheid van werknemers en het vertrouwen dat zij hebben in het management. Regelmatig, open en helder communiceren is cruciaal bij grote veranderprocessen.

8.5.2 Pas uw stijl van communiceren aan

Niet iedere werknemer reageert hetzelfde op veranderingen. Globaal zijn er bij veranderprocessen de volgende vijf typen werknemers:

• vernieuwers: zijn dol op een verandering;
• zeer snelle overnemers: zijn snel overtuigd van een verandering;
• vroege overnemers: hebben even tijd nodig om de verandering te laten bezinken;
• trage overnemers: staan sceptisch tegenover de verandering;
• achterblijvers: zijn tegen de verandering.

communicatie-stijl

Aangezien iedere werknemer anders reageert op verandering, is het verstandig uw communicatiestijl hierop aan te passen. Trage overnemers en achterblijvers zullen de meeste weerstand bieden bij veranderingen en zijn dan ook het lastigst te overtuigen. Bij deze groep werknemers is het belangrijk om te achterhalen wat de oorzaak is van hun weerstand.

8.5.3 Stel een communicatieplan op

verandering

communicatiekanalen

Geef ook aan hoe de verandering plaatsvindt. Werknemers moeten weten wanneer beslissingen worden genomen en wie deze beslissingen nemen. Benoem op welke momenten zij eventueel inspraak kunnen leveren en op welke manier zij dit kunnen doen. Het beste is om hiervoor een communicatieplan op te stellen. Daarin kunt u opnemen:

• op welk tijdstip u welke werknemers informeert over bepaalde veranderingen en te treffen maatregelen;.
• op welke manier u werknemers informeert. Doe dit bij voorkeur via verschillende kanalen. Denk daarbij aan het organiseren van bijeenkomsten, persoonlijke gesprekken, gebruik van portals en het sturen van e-mails.

Overlaad uw werknemers niet met details. Bepaal vooraf wat wel en niet belangrijk is om te communiceren.