8.1 Bespaar slim op personeelskosten
Als u niet oplet, kunnen personeelskosten ongemerkt hoger oplopen dan goed is voor uw onderneming. Als u wilt besparen op personeelskosten, betekent dit allereerst dat u goed op een rij moet hebben welke kosten aan personeel uw onderneming precies maakt. Vervolgens kunt u kijken wat de mogelijkheden zijn om hierop te besparen zonder dat de werknemers dit in hun portemonnee voelen (of om extra inkomsten rond personeel te genereren).
8.1.1 Arbeidsvoorwaarden
De beloning van werknemers bestaat uit primaire, secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden.
Primair
salarisonderhandelingen
loonoffer
Primaire arbeidsvoorwaarden zijn onder meer arbeidsduur, loon en vakantiedagen. Aan eenmaal afgesproken primaire arbeidsvoorwaarden is moeilijk te tornen. De meeste invloed heeft u hierop bij de salarisonderhandelingen bij indiensttreding of bij het bespreken van de voorwaarden waarop een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd wordt voortgezet. Enkel in heel bijzondere situaties kunt u met een werknemer een loonoffer afspreken, maar dit is (op ontslag na) alleen mogelijk als laatste redmiddel.
Andere insteek bij salarisonderhandelingen
netto kostenvergoeding
cafetaria-regeling
Zowel bij bestaand als aanstaand personeel kan een andere insteek bij salarisonderhandelingen uw bv kosten besparen. Bied bijvoorbeeld een netto kostenvergoeding aan in plaats van een hoger salaris. Ook al moet u de vergoeding misschien ten laste van de vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR) brengen om deze voor de werknemer onbelast te maken, dan kan dat nog steeds voordeliger zijn dan wanneer het om salaris gaat waarover u alle werkgeverslasten bent verschuldigd. Ook het aanbieden van de mogelijkheid om via een cafetariaregeling loon uit te ruilen voor onbelast loon kan interessant zijn. Uw onderneming bespaart dan de werkgeverslasten over het (onbelaste) doel. Op rendement.nl/bvdossier leest u alles wat de voor- en nadelen zijn van de cafetariaregeling.
Secundair
verlofdagen
Secundaire arbeidsvoorwaarden komen boven op de primaire arbeidsvoorwaarden, zoals de reiskostenvergoeding, extra verlofdagen of een auto van de zaak. Voor deze arbeidsvoorwaarden geldt eveneens dat de werknemer in moet stemmen met een verslechtering van deze arbeidsvoorwaarden, tenzij hij met een redelijk voorstel tot wijziging akkoord moet gaan als goed werknemer.
Als uw onderneming in financieel zwaar weer verkeert, kunt u aan uw werknemer bijvoorbeeld voorstellen om een minder dure leaseauto te rijden.
Tertiair
informeel
personeels-regeling
Tertiaire arbeidsvoorwaarden gelden in de regel alleen voor uw onderneming en staan niet in een cao. Denk aan kantoorruimte, maaltijden of een bedrijfsrestaurant, personeelsfeesten, een eigen parkeerplaats, kerstpakketten en gratificaties bij bijzondere gelegenheden. Als de tertiaire arbeidsvoorwaarden informeel geregeld zijn, kunt u hierop besparen. Het kerstpakket kan voordeliger ingekocht worden en als iedere dag parkeerplaatsen over zijn, kunt u overwegen een deel van uw parkeerterrein te verhuren of niet meer te huren. Tertiaire arbeidsvoorwaarden die in een personeelsregeling staan, zijn minder makkelijk te wijzigen. Maar het wijzigen van een tertiaire arbeidsvoorwaarde is makkelijker dan deze helemaal stop te zetten.
8.1.2 Overige personeelskosten
bedrijfsruimte
flexplekken
Daarnaast heeft u nog meer personeelskosten, zoals bijvoorbeeld de werkplek, soft- en hardware, verzekeringen en verzuim. Bedrijfsruimte is een andere grote kostenpost voor ondernemingen. Naast huur- en hypotheekkosten maakt uw onderneming ook kosten voor onder meer onderhoud, verwarming en verlichting, veiligheid, beveiliging, de inrichting van werkplekken (denk aan bureaustoelen, computers, gereedschap, kopieerapparaat, koffieautomaat) en de wettelijk verplichte bedrijfshulpverlening. Er zijn meerdere mogelijkheden om de kosten voor bedrijfsruimte te verlagen. Door het invoeren van flexplekken en thuiswerken kunt u toe met minder ruimte. Bij financieel zwaar weer kan verhuizen of een deel van uw bedrijfsruimte verkopen of verhuren een optie zijn.
Kijk ook eens naar uw contracten voor beveiliging, catering, onderhoud internet, telefonie en andere abonnementen: zijn die voordeliger in te kopen? Welke softwarelicenties heeft u voor uw werknemers aangeschaft? Hebben zij alle licenties nog nodig?
Verzuimkosten
arbeids- ongeschikt
arbodienst
Bij verzuim denkt u wellicht alleen aan ziekteverzuim of verlof uit de Wet arbeid en zorg (WAZO). Er zijn echter veel meer soorten verzuim. Bij wit verzuim is de werknemer niet aan het werk vanwege een goede reden, zoals bij arbeidsongeschiktheid. Maar er kan ook sprake zijn van zwart verzuim. U moet dan denken aan de werknemer die zónder goede reden afwezig is, omdat hij zich ziekmeldt zonder goede reden. Bij grijs verzuim kan sprake zijn van een werknemer die arbeidsongeschikt is, maar langer thuisblijft dan medisch noodzakelijk. Zorg dat u – met hulp van uw arbodienst en leidinggevenden – goed in beeld heeft welke vorm van verzuim speelt bij uw werknemer. Iedere vorm van verzuim heeft namelijk een eigen aanpak nodig.
Maak een begroting voor de extra personeelskosten die u heeft tijdens een crisis. Ziekteverzuimverzekeringen dekken de loondoorbetaling van een zieke werknemer, maar ze dekken niet de loonkosten van een werknemer die niet ziek is, maar bijvoorbeeld wel in quarantaine zit.
Overige kosten
onwerkbaar weer
Houd verder ook rekening met calamiteiten, zoals onwerkbaar weer, langdurige arbeidsongeschiktheid of bedrijfsongevallen. Onwerkbaar weer kan uw bv handenvol geld kosten: u moet immers het loon van de werknemer doorbetalen als het niet aan hem te wijten is dat hij geen arbeid kan verrichten. Daar is bijvoorbeeld sprake van als er een grote overstroming is of de gevoelstemperatuur te laag is om veilig buiten te werken. In die situaties bestaat de mogelijkheid om een WW-uitkering aan te vragen voor uw personeel.
8.1.3 Besparen op personeelsverzekeringen
opzeggen
Waarschijnlijk heeft u één of meer onverplichte verzekeringen afgesloten in verband met uw personeel. Bijvoorbeeld een verzuimverzekering, een ongevallenverzekering, een aansprakelijkheidsverzekering, een nabestaandenverzekering of een expatverzekering. Bekijk minstens eenmaal per jaar welke verzekeringen u niet meer nodig heeft en of u mogelijk een betere verzekeringsovereenkomst kunt sluiten (tegen lagere prijs of betere voorwaarden). Als u een verzekering niet meer nodig heeft, zeg deze dan op tijd op.
8.1.4 Besparen door subsidies maximaal te benutten
LIV
LKV
loonsubsidies
Voor werknemers uit bepaalde doelgroepen kunt u ook een tegemoetkoming krijgen in de loonkosten op grond van de Wet tegemoetkomingen loondomein (WTL). Per 1 januari 2025 vervalt de tegemoetkoming die werkgevers kunnen krijgen voor werknemers met een laag inkomen: het lage-inkomensvoordeel (LIV). U kunt voor onder meer oudere werknemers, arbeidsgehandicapten en werknemers uit de doelgroep van de banenafspraak nog wel recht hebben op een loonkostenvoordeel (LKV). Voor de LKV’s staan er de komende jaren een aantal veranderingen op de agenda. Kijk op rendement.nl voor de laatste ontwikkelingen.
Overige subsidies
jobcoach
vergoeding
Naast loonsubsidies zijn er nog meer subsidies waar uw onderneming een beroep op kan doen. Bijvoorbeeld subsidie voor de inzet van een interne jobcoach voor een werknemer met een langdurige ziekte of handicap. Wilt u een zieke werknemer of een werknemer met een handicap in dienst nemen of juist in dienst houden? Dan moet u soms de werkplek aanpassen. Bijvoorbeeld met een aangepast toilet of een traplift. U kunt voor dit soort blijvende aanpassingen een vergoeding krijgen. Wilt u een praktijk- of werk-leerplaats aanbieden aan een mbo-student in de derde leerweg? Dan kunt u subsidie aanvragen voor de begeleiding.