2.5 Samenwerken op afstand
hybride werken
flexibiliteit
Dankzij mobiele telefoons, e-mail, videoconferencing en internet kunnen werknemers met elkaar samenwerken zonder op dezelfde plaats te zijn. Steeds meer organisaties bieden tegenwoordig een vorm van hybride werken aan. Hierbij worden afspraken gemaakt over het percentage werken op kantoor, thuis en op andere locaties. De nadruk verschuift van puur aanwezigheid naar betrokkenheid en resultaten. Hierdoor zijn er onder andere veranderingen nodig op het gebied van woon-werkverkeer, arbeidsvoorwaarden, vergoedingen, welzijn en bedrijfscultuur. De organisatie biedt daardoor meer flexibiliteit en keuze aan de werknemers. Deze vrijheid is erg belangrijk voor werknemers.
Nieuwe uitdagingen
niet uit het oog verliezen
elkaar blijven ontmoeten
Samenwerken op afstand brengt wel nieuwe uitdagingen met zich mee. Eén van de belangrijkste is zorgen dat de teamleden elkaar niet uit het oog verliezen. Ze moeten – ook op afstand – regelmatig contact hebben met elkaar. Gelukkig zijn daarvoor veel communicatiemiddelen beschikbaar.
Kantoordag
Daarnaast is het slim om elkaar ook persoonlijk te blijven ontmoeten. Het kan bijvoorbeeld goed zijn om voor elk team een verplichte gezamenlijke ‘kantoordag’ in te stellen. Ook één of twee vaste vergaderingen op locatie kunnen genoeg zijn. Combineer zo’n vergadering bijvoorbeeld met een (informele) lunch om de band tussen teamleden te behouden of te versterken.
Werknemer heeft geen recht op thuiswerken
niet weigeren
Thuiswerken is geen recht van de werknemer. Evenmin mag een werkgever eisen dat een werknemer gaat thuiswerken. Dit kan anders zijn als het recht op thuiswerken is vastgelegd in het personeelshandboek, in de individuele arbeidsovereenkomst of in de collectieve arbeidsovereenkomst (cao). In dat geval mag hij een verzoek van de werknemer niet weigeren.
wijziging arbeidsplaats
goede afspraken
Daarnaast kan een werknemer een verzoek indienen op basis van de Wet flexibel werken. Op grond van de Wet flexibel werken kunnen werknemers die ten minste 26 weken bij een organisatie in dienst zijn, eens per jaar een verzoek doen tot wijziging van de arbeidsplaats. Bij dit verzoek hoeft een werknemer niet aan te geven wat de reden voor het verzoek is. Bij een verzoek tot wijziging van de arbeidsplaats en dus een verzoek tot thuiswerken, is uw werkgever niet verplicht dit in te willigen. Hij is slechts verplicht om het verzoek in overweging te nemen en bij afwijzing met de werknemer te overleggen.
Praktisch
bereikbaar
Bij samenwerken op afstand is het nog belangrijker om goede afspraken te maken. Teamleden zien niet van elkaar wat ze doen. Daarom moeten ze goede afspraken maken over de taakverdeling en elkaar actief op de hoogte houden van ontwikkelingen. Maar bij samenwerken op afstand moet een werkgever ook afspraken maken over praktische zaken:
- de specifieke thuiswerkdagen van de werknemer;
- de periode waarin de werknemer bereikbaar is en in staat moet zijn om snel te reageren;
- de inrichting van en vergoeding voor de thuiswerkplek;
- de beveiliging van bedrijfsgegevens;
- de omgang met ter beschikking gestelde materialen en apparatuur.
chaos
Doet een werkgever dat niet, dan verzandt werken op afstand in chaos en functioneert een team niet meer als eenheid, omdat juist de samenwerking wegvalt.
Samenwerken op afstand werkt alleen als de afspraken met de werknemers helder zijn, iedereen beschikt over goed werkende communicatiemiddelen en er altijd een aanspreekpunt is. Kijk op rendement.nl/managementdossier voor meer informatie en tools over thuiswerken.