2.4 Problemen bij samenwerken
afhankelijk
In een team of projectgroep werkt u samen aan een taak of opdracht. De teamleden zijn dus van elkaar afhankelijk voor het resultaat. Dit betekent dat als u slecht met elkaar samenwerkt, dit een negatieve invloed zal hebben op het resultaat.
Praktijk
Problemen die u in de praktijk kunt tegenkomen zijn:
- in een impasse raken omdat teamleden het niet eens zijn;
- de groepsleden komen de afspraken niet na;
- er ontstaat een conflict tussen de teamleden;
- de voorzitter functioneert niet goed;
- bepaalde groepsleden zijn vaak afwezig.
Sommige problemen komen hierna nog kort aan bod.
Impasse
geen duidelijke leider
Het is niet ondenkbaar dat een team tijdens de samenwerking in een impasse terechtkomt. Er zijn bijvoorbeeld te veel verschillende meningen, waardoor de teamleden geen besluiten nemen. Of er is geen duidelijke leider die uiteindelijk de knopen doorhakt. Een onduidelijke taakverdeling of een vage planning zijn andere bedreigingen voor het functioneren van een team.
Als een team in een impasse raakt, is het essentieel om de situatie te doorbreken. Bespreek het probleem in alle openheid. Probeer door begrip voor elkaars standpunten tot een compromis te komen. Lukt dat niet, probeer dan eens onconventionele oplossingen te verzinnen.
Conflicten
tijdig ingrijpen
oplossen
Bij een conflict tussen leden van een team is het in eerste instantie aan de voorzitter of leidinggevende om tijdig in te grijpen. Het is immers aan hem om maatregelen te nemen en de conflicten zo snel mogelijk op te lossen. Hij kan achtereenvolgens de volgende maatregelen nemen om te proberen om de conflicten op te lossen:
- Hij legt alle andere activiteiten stil en vraagt de teamleden wat er aan de hand is. Hij laat iedereen uitpraten zonder te discussiëren en probeert zo te achterhalen wat de oorzaken van het conflict zijn.
- Hij inventariseert hoe de teamleden verder willen werken. Het is belangrijk dat hij hierbij geen verwijten maakt en zijn eigen mening niet de overhand laat krijgen.
- Hij stelt een plan op om het conflict op te lossen, met duidelijke maatregelen en afspraken.
Als een conflict echt uit de hand dreigt te lopen, kan het team of de leidinggevende een mediator inschakelen. Het is belangrijk om dreigende conflicten of spanningen meteen aan te pakken. Hoe langer een conflict blijft bestaan, hoe moeilijker het wordt om het echt op te lossen.
Slecht functionerende voorzitter
feedback
Feedback op het functioneren van de voorzitter is essentieel voor een goed verloop van een samenwerking. Soms is het voor hem moeilijk om zich open te stellen voor feedback. Toch is dit belangrijk en het doet ook geen afbreuk aan zijn invloed. De teamleden moeten dan wel constructieve voorstellen doen voor verbetering van het voorzitterschap.
Afwezigheid van groepsleden
Elk team moet heldere afspraken maken over de aan- en afwezigheid van groepsleden, en consequenties afspreken voor teamleden die zich niet aan deze afspraken houden. Regelmatige afwezigheid van één of meer groepsleden belemmert de voortgang van de taak en het team heeft er als geheel last van.