8.7 Adviesrecht bij een externe adviesopdracht
keuze
De OR heeft het recht om advies te geven als de bestuurder een extern persoon of bureau om advies wil vragen over een onderwerp dat valt onder het adviesrecht van de OR. Zowel de keuze van de externe deskundige als de formulering van de adviesopdracht zijn adviesplichtig.
8.7.1 Voorbarig advies?
vroegtijdig
Ondernemingsraden missen nogal eens de mogelijkheid advies te geven over een opdracht aan een extern adviesbureau omdat ze simpelweg niet weten dat zo’n besluit adviesplichtig is. Ook vinden sommige OR-leden zelf dat een adviesaanvraag in dat stadium voorbarig is. Dat is jammer, want het is een uitstekende manier om vroegtijdig bij mogelijke ingrijpende veranderingen te worden betrokken en mee te kunnen denken. Die kans moet uw OR niet laten lopen.
Onaangenaam
scherp
Bedenk ook dat uw bestuurder niet zomaar geld uitgeeft aan een extern bureau. Externe autoriteiten worden niet uitsluitend vanwege hun expertise ingehuurd, maar ook vaak als boodschapper van onaangename mededelingen gebruikt. Het is daarom raadzaam dat uw OR in deze situatie scherp blijft. Als de bestuurder zijn voorgenomen besluiten wil legitimeren op de bevindingen van derden, staat er iets te gebeuren. In de praktijk gebeurt dit vaak als een organisatie aan de vooravond staat van een fusie, reorganisatie of faillissement.
Ga op zoek naar de achterliggende redenen die de bestuurder heeft om een extern adviesbureau in te schakelen. Centrale vraag: wat is eigenlijk het probleem?
8.7.2 De inhoud
opdracht
In de adviesaanvraag moeten een aantal gegevens staan. De aanvraag moet duidelijkheid scheppen over:
- de adviesopdracht aan de externe deskundige;
- de ingehuurde persoon of het adviesbureau;
- de vermoedelijke kosten.
vrijblijvend
inzage
In de adviesaanvraag moet ook duidelijk staan hoe de bestuurder om zal gaan met de uitkomsten van het rapport. Zijn die vrijblijvend of bindend? Voor uw OR is het verstandig om afspraken te maken over de rol die uw OR heeft, zowel tijdens het onderzoekstraject als daarna. Wordt de OR ook als belanghebbende gehoord? En krijgt de OR inzage in het volledige rapport van de deskundige?
Kies eventueel uw eigen deskundige
kosten
De kans bestaat dat uw OR tijdens de behandeling van de adviesaanvraag twijfels krijgt over de deskundigheid of (on)partijdigheid van de adviseur die de bestuurder wil inschakelen. Overweeg dan om als OR een eigen deskundige om advies te vragen (artikel 16 WOR). De kosten zijn in principe voor rekening van de bestuurder als u hem hierover vooraf heeft geïnformeerd (artikel 22, lid 2 WOR). Soms is dat aanleiding voor de bestuurder om alsnog een adviseur in te schakelen waarin beide partijen vertrouwen hebben.
8.7.3 Aandachtspunten bij een externe adviesopdracht
reden
bindend
Kondigt uw bestuurder aan dat hij een extern bureau om advies wil vragen in het kader van een adviesplichtig onderwerp? Denk dan aan de volgende aandachtspunten en vragen:
- Wees op uw hoede als de bestuurder een externe deskundige wil inschakelen. Vraag goed door naar de reden en claim het adviesrecht zodra blijkt dat het onderwerp waarmee de adviseur zich gaat bezighouden valt onder de opsomming van adviesplichtige besluiten in artikel 25, lid 1 WOR.
- In de adviesaanvraag moet de opdracht aan de externe deskundige duidelijk zijn opgeschreven. Wat houdt de adviesopdracht precies in? Welke voorwaarden en beperkingen gelden er?
- Gebruik het overleg ook om de rol van uw OR in het verdere adviestraject vast te leggen. Zorg ervoor dat uw OR te zijner tijd een volledig en ongecensureerd rapport van de deskundige krijgt, desnoods onder geheimhouding.
- Kijk of in het onderzoek werknemers worden gehoord en beoordeel of u vindt dat uw OR zelf de gelegenheid moet krijgen om met de deskundige te spreken.
- Om te voorkomen dat de directie een duur advies bij minder wenselijke uitkomsten in de bureaulade laat verdwijnen, is het aan te bevelen om vooraf duidelijk af te spreken in welke mate het advies bindend is.
Overleg
resultaten
Zorg ervoor dat er na het verschijnen van het rapport overleg plaatsvindt dat gericht is op de verdere stappen. Overweeg daarbij de opsteller van het rapport uit te nodigen in de overlegvergadering waarin de resultaten worden besproken. Vervolgens kunt u met de bestuurder het gesprek aangaan over de acties en maatregelen die hij naar aanleiding van het uitgebrachte advies gaat ondernemen.