8.1 Adviesrecht bij een verhuizing
adviesplichtig
Een verhuizing van (een deel van) de organisatie is altijd adviesplichtig. Ook bij een verhuizing binnen dezelfde gemeente of binnen hetzelfde (kantoor)gebouw. Nu in veel organisaties thuis- of hybride (deels thuis, deels op kantoor) werken gebruikelijk is, heeft een verhuizing mogelijk minder impact op werknemers dan vroeger.
Tijdelijk
huisvesting
Als van een vestiging slechts een onderdeel verhuist, hangt het ervan af hoeveel werknemers daar direct of indirect bij zijn betrokken. Soms is een tijdelijke huisvesting nodig als overgang. De afspraken daarover kunt u meenemen in uw advies over de uiteindelijke verhuizing.
8.1.1 Arbeidsomstandigheden
verandering
Een verhuizing betekent voor de betrokken werknemers een verandering van de werkplek, en dus een verandering van de arbeidsomstandigheden. Dat vraagt om een kritische blik op de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E).
Iedere werkgever moet beschikken over een actuele RI&E. Bij een verhuizing is de kans groot dat de arbeidsomstandigheden veranderen omdat de werkplekken wijzigen. Dan ontkomt de werkgever er niet aan de RI&E opnieuw uit te voeren.
RI&E
instemmingsrecht
In plaats van de RI&E achteraf aan te passen, kan de bestuurder vóór het definitieve besluit een aanvullende RI&E (laten) uitvoeren. Hierdoor slaan de bestuurder en OR twee vliegen in één klap. Want bij het opstellen of wijzigen van de RI&E geldt het instemmingsrecht (artikel 27, lid 1d WOR), net als bij het bij de RI&E behorende plan van aanpak. Dring hier dus op aan en betrek de uitkomsten bij het adviestraject.
8.1.2 Locatie
plan van eisen
Het zou jammer zijn als de ondernemingsraad pas in beeld komt als het management al een locatie heeft gekozen. Probeer om al bij de bestuurder aan tafel te zitten als het plan van eisen voor de verhuizing wordt opgesteld. Dat plan gaat over zaken als locatie, omvang van het nieuwe pand, kosten, begroting en faciliteiten. U kunt bij deze onderwerpen in dat stadium dan nog uw eigen criteria toevoegen, die u ook weer kunt gebruiken bij uw advies over de verhuizing.
Bij een verhuizing naar nieuwbouw is er meer ruimte om mee te denken over de arbeidsomstandigheden. Probeer te regelen dat de toekomstige gebruikers een rol krijgen bij de inrichting en aankleding van de werkruimtes.
Woon-werkafstand
Als de nieuwe bedrijfslocatie ver weg is van de huidige locatie, zullen de meeste werknemers meer gaan reizen. Het woon-werkverkeer kost hen dan meer tijd en geld. Is de reiskostenvergoeding niet voldoende om de nieuwe woon-werkafstand te overbruggen, dan is een compensatieregeling op zijn plaats. Uw bestuurder kan er bijvoorbeeld voor kiezen om bussen in te zetten, een ruimere kilometervergoeding te geven of werknemers gedeeltelijk onder werktijd te laten reizen. Vaak hebben dergelijke regelingen een afbouwkarakter, om mensen te laten wennen aan de nieuwe situatie en ze de kans te geven om dichterbij te komen wonen.
Let bij een verhuizing ook op de financiële dekking van het voorgenomen besluit. Zijn de noodzakelijke investeringen gedekt? Veranderen de exploitatiekosten? Is het opvangen van de sociale gevolgen meegenomen in het financiële plan?
8.1.3 Aandachtspunten bij een verhuizing
motieven
deskundig advies
Hieronder staan een aantal aandachtspunten en vragen voor het geval dat uw OR te maken krijgt met een verhuizing van de onderneming of een vestiging:
- Veranderen door de verhuizing de werkzaamheden van werknemers ook? Dan heeft u mogelijk ook op die grond adviesrecht.
- Wat zijn de motieven om te verhuizen? Gaat het om vermindering van de lasten, betere bereikbaarheid of uitbreiding of juist inkrimping van werkplekken?
- Hoe worden de gevolgen voor het woon-werkverkeer van de werknemers opgevangen?
- Welke vergoedingen en faciliteiten krijgen werknemers die verplicht moeten verhuizen? Zijn er alternatieven voor degenen die niet kunnen of willen meeverhuizen?
- Is er gebruikgemaakt van deskundig advies voor de inrichting van de werkplek? Zijn de werknemers betrokken bij de inrichting?