5.5 Onderhandelen
logisch
Een offerte is een aanbod en dat betekent niet dat onderhandelingen uitgesloten zijn. Sterker nog: waarom zou u zomaar akkoord gaan met het aanbod? Wellicht ziet u zelf ruimte in de prijs, omdat u er heel anders over denkt. Bij zakelijke voorstellen is het volkomen logisch dat u nog onderhandelt over bijvoorbeeld de prijs, levertijd of geleverde kwaliteit. Dan zijn er verschillende situaties denkbaar.
5.5.1 Akkoord op voorwaarde dat
regie in handen
U gaat niet akkoord met het aanbod, het is volgens u niet scherp genoeg. Maar u vindt de offerte interessant genoeg om de onderhandelingen te starten. U neemt zelf de regie in die onderhandelingen door dwingend op te treden: u vertelt dat u akkoord bent met de offerte op voorwaarde dat onderdeel X wordt aangepast. Vaak zal onderdeel X de prijs zijn, die u graag lager ziet. U zegt dan niet dat u een lagere prijs wilt, maar u zegt meteen met welk bedrag de verkoper de prijs moet verlagen om de offerte te kunnen accepteren.
Houd het initiatief en zeg in uw reactie dat uw tegenvoorstel alles of niets is. Alleen als de verkoper meegaat met uw tegenvoorstel, gaat u akkoord. Op die manier maakt u duidelijk dat er niet te onderhandelen valt.
5.5.2 Tegenvoorstel
verlagen van prijs
In plaats van de dwingende manier van onderhandelen, zoals in paragraaf 5.5.1 is beschreven, kunt u ook een ‘gewoon’ tegenvoorstel doen. U onderhandelt dan door een tegenvoorstel te doen waar de verkoper weer op kan reageren. Denk aan het verlagen van de prijs of het verkorten van de levertijden. Ook kunt u zeggen dat u een luxere variant van het product verwacht voor de genoemde prijs. De leverancier kan dan aangeven wat het kost als hij die moet leveren.
Onderhandelen over de prijs of voorwaarden is een heel normale reactie op een offerte, maar wees wel redelijk. U krijgt geen Ferrari voor de prijs van een Dacia.
5.5.3 Aanpassen
‘uitkleden’
Oef, u schrikt zich een hoedje: u heeft de prijzen voor de opdracht helemaal verkeerd ingeschat. U kunt de financiële onderbouwing van de leveranciers goed begrijpen, maar het past echt niet binnen uw budget. In dat geval moet u zelf onderzoeken op welke onderdelen u de offerte kunt ‘uitkleden’. Heeft de leverancier voorgesteld om met luxe producten te werken, dan vraagt u hem wat het kost als hij met standaardproducten werkt. U past de offerte aan.
U kunt de leverancier natuurlijk vragen wat hij wel kan leveren voor het bedrag dat u beschikbaar heeft. Het is dan voor de leverancier makkelijker om een passend voorstel te doen.
5.5.4 Uitbreiden
verder praten
In plaats van akkoord te gaan onder nieuwe voorwaarden, doet u de leverancier een heel ander voorstel. Stel dat u een offerte heeft opgevraagd voor de bouw van drie websites. Een van de partijen biedt aan om die voor € 12.000 te bouwen. In de bijlagen van de offerte zat echter ook een overzicht van nieuwsbrieven die de organisatie maakt. Die wilt u ook, maar die zijn niet in de offerte opgenomen. De offerte is nu aanleiding om juist op een heel ander vlak verder te praten. U wilt nu niet alleen drie websites, maar ook drie nieuwsbriefmodules. U vraagt de leverancier niet om een nieuwe offerte uit te brengen, maar u doet hem een nieuw bod: u wenst drie websites en ook nog eens drie nieuwsbriefmodules voor € 18.000.
Door zelf direct een prijs te hangen aan de uitgebreide vraag, weet de leverancier meteen wat uw budget is. De onderhandelingen gaan nu verder met uw tegenbod als uitgangspunt.
5.5.5 Voorstel afwijzen
deur niet dicht
tweede offerte
U wijst het aanbod van de leverancier in zijn geheel af, maar gooit de deur niet dicht. U laat de leverancier weten dat u niet akkoord gaat met het aanbod en het voorstel afwijst, maar dat u graag een nieuw voorstel ontvangt. Alleen de vraag om een nieuw voorstel is niet genoeg, u moet wel aangeven waarom u het eerste voorstel niet goed vond. Daarna vertelt u dat u uitkijkt naar een nieuw aanbod. Daar meldt u direct bij wat u nu verwacht en of er onderdelen of condities zijn veranderd vergeleken met de eerste offerte. Uiteindelijk vraagt u de leverancier om een tweede offerte uit te brengen.
U maakt zich niet populair met dit verzoek, het kost veel moeite en tijd om een goede offerte op te stellen. Wees dan ook realistisch en geef aan op welke onderdelen u verbetering verwacht of tot welke prijs u wel bereid bent om verder te praten.