8.1 Kaders
machtsverhouding
Een verzuimgesprek heeft nadrukkelijke (wettelijke) kaders. U kunt en mag een hoop vragen, maar de medewerker is niet verplicht om overal op te antwoorden. Daarnaast mag u de medewerker niet onder druk zetten om te antwoorden. Omdat u de leidinggevende bent, is er namelijk automatisch sprake van een machtsverhouding, en dit maakt het wettelijk lastig. Zo kan uw vraag Wat is er met je aan de hand? oprecht betrokken zijn, zonder de intentie dat de medewerker verplicht is te antwoorden.
Als de medewerker zich desalniettemin gedwongen voelt om te antwoorden – omdat u nu eenmaal de baas bent – overtreedt u daarmee toch de wet- en regelgeving.
Casus: feestbeest of mantelzorger?
social media
zonder kater
Een leidinggevende beschuldigde een medewerker in een verzuimgesprek van te veel feesten in de weekenden. Zo goed als elke maandag meldde de medewerker zich namelijk ziek, om vervolgens elke dinsdag daarop weer even vrolijk binnen te stappen. Er was verder nooit wat aan hem te zien. Na wat speuren op social media waren de foto’s van biertjes na het voetballen op zondagmiddag makkelijk gevonden. Eén plus één is nog altijd twee, dus maakte de leidinggevende de medewerker in een gesprek duidelijk dat hij er gewoon elke maandag diende te zijn. Zonder kater welteverstaan.
Verkeersdrukte
commentaar
De leidinggevende was overtuigd van zijn gelijk, tótdat twee weken later de vrouw van de medewerker hem opbelde. Zij had veel hulp nodig om te kunnen functioneren: haar man verrichtte mantelzorg als hij niet aan het werk was, en ging om toch even te ontspannen inderdaad op zondagen voetballen. Als haar man aan het werk was, kwamen haar ouders om te helpen met de zorg voor de kinderen. Dat ging eigenlijk alle dagen prima, maar op maandagen was er meer verkeersdrukte, waardoor haar ouders er niet altijd op tijd konden zijn. Haar man wilde haar per se niet alleen laten en kwam dus een aantal maandagen te laat op werk aan. Doordat hij daar zoveel commentaar over zich kreeg van collega’s stopte hij daar weer mee. Hij meldde zich liever ziek dan nog langer scheef aangekeken te worden. Daar kwam nog bij dat hij dacht dat de organisatie de kosten voor zijn ziektedagen terug zou krijgen via UWV, terwijl te laat komen kosten betekende die de organisatie niet kon verhalen. In deze casus wist de leidinggevende niets van de thuissituatie af. Was hem dat aan te rekenen, aangezien de medewerker zo min mogelijk anderen wilde belasten met zijn zorgen?
Snotneus
Pas op met het vellen van een waardeoordeel over wat u ziet en hoort van uw medewerker. Dat ú met een snotneus nog gewoon kunt functioneren, wil niet zeggen dat iederéén dit kan. Zorg er dus niet alleen voor dat u zulke gesprekken zonder een al van tevoren bedacht oordeel begint, maar ook dat u geen oordelen velt tíjdens het gesprek. Wees zoals gezegd een oen (open, eerlijk en nieuwsgierig), daar komt u ook in zo’n gesprek het verste mee.
Controleren
uitstellen
Het allerbelangrijkste is om uw oordeel uit te stellen, of zelfs helemaal aan de kant te zetten, tot minimaal na het gesprek. De leidinggevende in de casus op de linkerpagina deed een aantal waarnemingen, interpreteerde deze en koos direct zijn gedrag om hierop te reageren. De waarnemingen klopten, zijn interpretatie van de waarnemingen niet, en daarmee was zijn gedrag niet juist. Het uitstellen van gedrag en eerst controleren of waarneming en interpretatie wel kloppen, is ontzettend lastig, maar zeker bij deze gesprekken echt noodzakelijk.
Twee paracetamolletjes
geen arts
gevaarlijk
Het doel van het gesprek is in ieder geval níet een medisch dossier aanleggen. Sterker nog: aantekeningen maken over medische informatie is verboden door de wet. Het is daarnaast verboden om medisch advies aan de medewerker te geven (als u geen arts bent). De toch best vaak gehoorde oplossing om er gewoon twee paracetamolletjes in te gooien en lekker te komen werken, joh is niet alleen gevaarlijk, maar simpelweg onwettig.
De doelen van het gesprek zijn: kijken wat er op korte termijn nodig is om goed met het verzuim om te gaan, en onderzoeken of er maatregelen te nemen zijn om het korte verzuim in de toekomst te voorkomen.