3.2 Signaleer ontwikkelingen
intitatief
Onderdeel van de eerste fase is ook dat u uw omgeving benadert om actief ontwikkelingen te signaleren. Dat betekent dat uw ondernemingsraad niet hoeft te wachten totdat uw bestuurder een onderwerp aandraagt om advies over te geven. U komt sterker over als uw or hier zelf het initiatief voor neemt. Daarmee voorkomt u dat u overvallen wordt door een ontwikkeling in uw organisatie.
U wilt goed voorbereid zijn op externe ontwikkelingen. Neem daarvoor de volgende tips in acht: versterk uw netwerk, in het bijzonder het contact met uw toezichthouder en organiseer een bijeenkomst waarin ontwikkelingen centraal staan.
3.2.1 Netwerk opbouwen
staf
Iedereen die betrokken is bij uw organisatie is in principe interessant voor uw netwerk. Of het nu een werknemer in de uitvoering is, iemand in de staf, of een toezichthouder: iedereen heeft vanwege zijn functie zicht op ontwikkelingen die voor uw organisatie relevant zijn. Ook buiten uw organisatie kunt u mensen tegenkomen die trends zien in uw sector. Daarom is het goed dat u uw OR-netwerk versterkt en uitbreidt, juist met verschillende soorten contacten. Iedereen kan namelijk vanuit zijn functie ontwikkelingen aandragen die voor uw adviestrajecten belangrijk zijn.
Toezichthouder is ‘topscoorder’ in ontwikkelingen
relatie
Buiten uw bestuurder om, is een toezichthouder het meest betrokken bij ontwikkelingen rond uw organisatie. Uw toezichthouder toetst namelijk of de plannen van uw bestuurder effectief zijn. Daarom is het interessant voor u om de toezichthouder in uw organisatie te kennen. Als u met deze toezichthouder spreekt, zal hij snel kunnen vertellen welke ontwikkelingen belangrijk zijn voor uw organisatie. Probeer gelegenheden bij te wonen waar uw toezichthouder spreekt, zodat u een relatie met hem kunt opbouwen.
uitvoering
U kunt natuurlijk ook zelf een bijeenkomst met uw OR organiseren om ontwikkelingen te onderzoeken. Op basis van artikel 24 WOR heeft u de mogelijkheid om twee keer per jaar de algemene ontwikkelingen in uw organisatie te bespreken met uw bestuurder. Richt u dan niet op de uitvoering van uw organisatiebeleid. Focus vooral op signalen die voor beleids- en strategieveranderingen gaan zorgen in de toekomst.
3.2.2 Netwerk benutten
impact
De volgende twee vragen kunt u stellen aan de contacten uit het netwerk van uw OR om alert te zijn op veranderingen in uw omgeving:
- Welke ontwikkelingen in de omgeving hebben impact op onze organisatie?
- In welke uitdagende situaties komen medewerkers terecht vanwege deze ontwikkeling?
Omgeving in kaart door goed netwerk
bijdragen
U zult merken dat u door vanuit de ondernemingsraad te netwerken een steeds beter beeld krijgt van de omgeving van uw organisatie. Ook het organiseren van bijeenkomsten voor werknemers of externen kan daaraan bijdragen.
Filterfunctie: aan
Naarmate u vaker over de omgeving praat, zult u gemakkelijker de meest relevante ontwikkelingen voor uw OR eruit kunnen filteren. Daarmee wordt u niet meer overvallen door adviestrajecten, ziet u meer de samenhang in uw organisatie, en maakt u een professionele indruk.
begeleider
Soms lukt het niet om fase 1 af te ronden met het idee dat u aan tafel zit bij de bestuurder. Dan is er werk aan de winkel, omdat u blijkbaar uw bestuurder nog niet heeft overtuigd van uw meerwaarde. De oorzaak zit dan vaak in de relatie tussen u en uw bestuurder. Oud zeer of een actueel conflict kunnen het vertrouwen blokkeren. Dan is het raadzaam om een externe begeleider in te zetten om te bemiddelen.