4.1 Keuze voor het pand
nieuwbouw
kosten
De financiën zullen één van de grootste hoofdbrekens van de werkgever zijn. Plannen maken voor een verbouwing of verhuizing is leuk, maar het kost ook geld. Natuurlijk maakt het hierbij uit of de organisatie kiest voor nieuwbouw, een bestaand pand of een verbouwing. Een bestaand pand zal vaak goedkoper zijn dan nieuwbouw, maar onderschat de kosten van een noodzakelijke of gewenste verbouwing niet. Het komt immers zelden voor dat een bestaand pand meteen aan de inrichtingswensen van de organisatie voldoet. Ook heeft de werkgever te maken met hogere onderhoudskosten. Voor de afweging een pand te kopen of te huren, zijn de kosten een belangrijke, zo niet de belangrijkste, factor.
Kostenplaatje
hypotheek
De werkgever moet nagaan hoeveel ruimte hij van de huidige oppervlakte nodig heeft om de omzet te halen en te vergroten. Is kleinere huisvesting een optie, dan is de volgende stap het in kaart (laten) brengen van het totale kostenplaatje. Hoewel de kosten voor huur of hypotheek straks mogelijk lager zijn, komen er misschien juist andere kosten bij, zoals hogere parkeerkosten. Een verhuizing – waaronder het overbrengen van alle spullen naar de nieuwe locatie – brengt ook de nodige kosten met zich mee. Die kosten moet de werkgever ook meenemen in de begroting.
Bij nieuwbouw moet een organisatie bedenken hoeveel vierkante meters er nodig zijn voor de parkeergelegenheid. Bij bestaande bouw is uiteraard de afweging of het aantal beschikbare parkeerplaatsen genoeg is voor het mogelijke aantal werknemers en bezoekers.
Locatie
reizen
Bij het bepalen van de locatie zijn diverse factoren van belang. Waar zijn bijvoorbeeld eventuele concurrenten of samenwerkingspartners gevestigd? Hoelang moeten werknemers reizen naar de nieuwe locatie? Is de omgeving wel veilig genoeg voor werknemers en bezoekers? Ook de uitstraling van de organisatie kan een rol spelen. Een jong, hip bedrijf in de creatieve sector past misschien meer in een stadscentrum dan op een industrieterrein in een buitenwijk.
Verhuizen
huren
kopen
Zijn de kosten en baten in kaart gebracht en blijkt dat een verhuizing grote (financiële) voordelen kan opleveren, dan moet de werkgever kiezen tussen huren of kopen. Huren is flexibeler:
- De huur opzeggen is vaak sneller geregeld dan de verkoop van een bedrijfspand. Daarvoor moet wel goed worden gekeken naar de kleine lettertjes van het huurcontract.
- Grote onderhoudskosten zijn meestal niet (alleen) voor eigen rekening.
Kopen heeft ook een aantal voordelen. Zo:
- bepaalt de werkgever hoelang de organisatie in het pand blijft en is hij dus niet afhankelijk van een verhuurder;
- plukt de organisatie zelf de vruchten van waardeverhogende investeringen in het pand.
Huren in een bedrijfsverzamelgebouw
kosten delen
Bij de optie huren is een bedrijfsverzamelgebouw het overwegen waard. Zo’n gebouw biedt aan meerdere ondernemingen onderdak. De huisvesting bestaat dan vaak uit verschillende eigen ruimtes plus gezamenlijke diensten en algemene ruimtes waarvoor de organisatie de kosten deelt met de andere huurders. Meer of minder ruimte huren kan vrij eenvoudig te regelen zijn in een bedrijfsverzamelgebouw. Dat maakt de huisvesting betaalbaar. Ook de huurtermijn is meestal behoorlijk flexibel. Een bijkomend voordeel is dat de verzameling van verschillende bedrijven onder één dak de organisatie mogelijk een waardevol netwerk oplevert.