U bent hier

OR & Medezeggenschap
…
Flexplekken8. Maatregelen treffen om flexplekken te laten slagen
Voor OR & Medezeggenschap

8. Maatregelen treffen om flexplekken te laten slagen

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier HR Rendement
Publicatiedatum: maart 2025

Werken met flexplekken vraagt om organisatorische aanpassingen en mogelijk ook om nieuwe werkprocessen. Vooral omdat er minder werkplekken beschikbaar zijn en de vraag het aanbod dus kan overstijgen. Ook is het niet meer vanzelfsprekend dat directe collega’s bij elkaar zitten. Hoe gaat de organisatie hiermee om?

De overstap naar flexibele werkplekken kan ruimte besparen en past goed bij hybride werkvormen. Tegelijkertijd ontstaan er een aantal nieuwe uitdagingen, zoals overvolle werkplekken of te weinig plekken om (privé) te kunnen overleggen. Hieronder vind je praktische tips om flexplekken succesvol te implementeren, zodat zowel de organisatie als werknemers er maximaal van kunnen profiteren.

8.1 Werkplekken organiseren

Om te beginnen is het handig om een goed beeld te hebben van hoeveel werknemers op welke dagen naar kantoor komen. Daarvoor bereken je het bezettingspercentage. Je wilt immers voorkomen dat werknemers voor niets naar kantoor komen, omdat alle werkplekken bezet zijn. De bezetting per dag bereken je door het aantal werknemers dat op een dag aanwezig...

8.2 Online voorzieningen

Aangezien overleg nu steeds vaker (deels) online plaatsvindt, is het belangrijk om te investeren in goede voorzieningen (zie ook hoofdstuk 7). Bij veel gesprekken is privacy van groot belang. Om te beginnen zorg je ervoor dat iedereen toegang heeft tot stabiele internetverbindingen, kwaliteitswebcams en headsets met goede geluidskwaliteit. Het is...

8.3 Bereikbaarheid voor externen

Ook in een flexibele werkomgeving blijven afspraken met klanten, partners en leveranciers een belangrijk onderdeel van het werk. Houd dus in de gaten dat er wel elke dag een aantal sleutelwerknemers aanwezig is. Minimale bezetting Zorg voor een rooster waarin altijd een minimale bezetting op kantoor aanwezig is. Dit garandeert dat externe...

8.4 Cleandeskpolicy

Om flexplekken te laten slagen, kunnen werknemers hun paperassen en foto’s van de familie niet meer op het bureau laten staan. De organisatie moet een cleandeskpolicy instellen; werknemers moeten hun bureau netjes en georganiseerd houden. Vooral aan het einde van de werkdag. Het doel is om werkplekken schoon, veilig en beschikbaar te houden voor...

8.5 Hygiëne

Het is de bedoeling dat werknemers hun eigen werkplek niet alleen leeg, maar ook schoon achterlaten. Zo kan het schoonmaakteam de boel ook goed bijhouden. Hieronder vind je tips voor zowel werknemers als de organisatie om de werkplekken fris te houden. 8.5.1 Werknemers motiveren Werknemers kunnen zelf het nodige doen om hun werkplek schoon te...

8.6 Bedrijfshulpverlening bij lagere werkbezetting

Volgens artikel 3 van de Arbowet geldt de verplichting om één of meer bedrijfshulpverleners (bhv’ers) aan te stellen. Eén is in de praktijk in feite te weinig, want dan is er geen back-up als deze bhv’er thuiswerkt, vrij heeft of ziek is, of als er dus meer flexplekken in de organisatie komen. Er moet een goede planning zijn voor de aanwezigheid...