8.2 Online voorzieningen
Aangezien overleg nu steeds vaker (deels) online plaatsvindt, is het belangrijk om te investeren in goede voorzieningen (zie ook hoofdstuk 7). Bij veel gesprekken is privacy van groot belang. Om te beginnen zorg je ervoor dat iedereen toegang heeft tot stabiele internetverbindingen, kwaliteitswebcams en headsets met goede geluidskwaliteit. Het is handig als de vergaderruimtes over vergadermicrofoons of vergadercamera’s beschikken.
Ook de software moet in orde zijn: zorg voor een uniforme aanpak binnen de organisatie, zodat werknemers niet steeds weer een nieuw platform moeten leren gebruiken. Maak dus een bewuste keuze voor online vergaderplatforms zoals Microsoft Teams, Zoom of Google Meet.
Zorg ervoor dat werknemers eenvoudig toegang hebben tot technische ondersteuning, zowel op kantoor als thuis. Technische problemen kunnen anders een hoop tijd kosten voor werknemers.
Privacy waarborgen
ongestoord
Richt stille, afgesloten ruimtes in op kantoor waar werknemers ongestoord en zonder privacyrisico’s online kunnen vergaderen. Houd ook rekening met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De software die de organisatie gebruikt moet voldoen aan beveiligings- en privacyregels. Kies voor tools die data-encryptie bieden en stel duidelijke protocollen op voor het delen van gevoelige informatie.
Het kan verstandig zijn om richtlijnen op te stellen voor online vergaderingen, zoals het gebruik van virtuele achtergronden, het dempen van microfoons en het bewust omgaan met schermdeling.