8.1 Werkplekken organiseren
hoeveel
bezet
Om te beginnen is het handig om een goed beeld te hebben van hoeveel werknemers op welke dagen naar kantoor komen. Daarvoor bereken je het bezettingspercentage. Je wilt immers voorkomen dat werknemers voor niets naar kantoor komen, omdat alle werkplekken bezet zijn.
De bezetting per dag bereken je door het aantal werknemers dat op een dag aanwezig is te delen door het totaal aantal werknemers. Door dat met 100 te vermenigvuldigen krijg je een bezettingspercentage.
Tellen
roosters
Je moet dus eerst weten hoeveel werknemers er op bepaalde dagen op kantoor zijn. Hier kun je op verschillende manieren achter komen (houd wel rekening met werknemers die er op zo’n dag niet zijn wegens verzuim, vakantie of verlof):
- zelf werknemers tellen (per afdeling);
- via roosters of werkplanningen;
- met een digitaal reserveringssysteem;
- door directe input van werknemers (bijvoorbeeld via een enquête).
bezetting
Aan de personeelsbezetting kun je zien of het huidige aantal werkplekken voldoet en hoeveel flexplekken er nodig zullen zijn in bijvoorbeeld een nieuwe kantoorruimte. Ook als je op de huidige locatie blijft, geeft het inzicht in de piekmomenten. Controleer dus op welke dagen de bezetting het hoogst is en of er dan voldoende beschikbare werkplekken voor de werknemers zijn.
Streef je naar een betere verdeling van de bezetting, bespreek dan of de werkverdeling gelijkmatiger kan worden georganiseerd.
Geen plek
Ook al heb je de bezetting goed berekend en zou er voldoende plek moeten zijn, het kan altijd voorkomen dat ineens meer werknemers besluiten om op die toch al drukke donderdag naar kantoor te komen. Niets is zo vervelend voor werknemers als voor niets naar kantoor komen, omdat alle werkplekken bezet zijn. Overweeg daarom de volgende maatregelen.
8.1.1 Aanwezigheidsrooster
op kantoor
Stimuleer werknemers om vooraf aan te geven op welke dagen (en tijden) ze van plan zijn om op kantoor te werken. Dat kan met een aanwezigheidsrooster. Werknemers kunnen het handmatig bijhouden, bijvoorbeeld in een gedeelde Excel-sheet. Geautomatiseerd is ook mogelijk met behulp van planningssoftware of apps die speciaal zijn ontworpen voor flexplekken.
Werkplekreservering
specifiek
Een andere optie is werkplekreservering. Via een digitaal reserveringssysteem kunnen werknemers eenvoudig een werkplek boeken. Zorg dat dit systeem gebruiksvriendelijk en transparant is. Met zo’n systeem is het eenvoudig om met een team flexplekken bij elkaar te reserveren. Aan het reserveren van werkplekken kleven wel een aantal nadelen. Wie het eerst komt, wie het eerst maalt, maar als het mogelijk is om een specifieke flexplek te reserveren, reserveert een werknemer dezelfde plek misschien wel weken vooruit, vergelijkbaar met het handdoekje leggen op vakantieresorts. Dat is niet helemaal de bedoeling.
Over het algemeen geldt: maak goede onderlinge afspraken, met name binnen teams. Evalueer de huidige werkwijze met enige regelmaat en deel regelmatig updates over de bezetting en mogelijkheden.
8.1.2 Uitwijkmogelijkheden tijdens piekmomenten
belhok
Op sommige dagen of tijdstippen kan de vraag naar werkplekken hoger zijn dan verwacht. Het is belangrijk om voorbereid te zijn op deze piekmomenten. Overweeg de volgende maatregelen:
- Flexibele ruimtes: creëer multifunctionele ruimtes die zowel als werkplek als voor overleg kunnen dienen. Denk aan vergaderruimtes die snel kunnen worden omgezet in extra werkplekken. Andersom werkt ook: een grote vergaderruimte kun je tijdelijk opdelen in kleinere overlegzones met mobiele scheidingswanden.
- Samenwerkingszones: richt specifieke zones in waar werknemers tijdelijk kunnen werken of overleggen, bijvoorbeeld met statafels of comfortabele zitplekken.
- Kantine of andere gemeenschappelijke ruimtes: buiten de lunchpauze kunnen deze ruimtes als informele overlegplek dienen. Dat geldt ook voor belhokjes of focusruimtes als die beschikbaar zijn.
- Thuiswerkopties: stimuleer werknemers om in drukke periodes thuis te werken. Hun werkzaamheden moeten dat uiteraard wel toelaten.
Plan regelmatig teamoverleg om af te stemmen wie wanneer op kantoor is. Dit voorkomt dat belangrijke teamleden elkaar mislopen. Vraag werknemers ook regelmatig om feedback over het systeem voor flexplekken, zodat je eventuele knelpunten tijdig kunt aanpakken.