2.1 Overstappen op flexplekken

kosten 
besparen

Een werkgever kan verschillende redenen hebben om flexplekken in te voeren. Bijvoorbeeld als vaste werkplekken regelmatig leeg blijven door thuiswerken. Met flexplekken kan de werkgever kosten besparen. Vaste werkplekken maken dan plaats voor open kantoorruimtes met flexibele werkplekken. Bij flexplekken hebben werknemers de vrijheid om zelf op kantoor een geschikte werkplek te kiezen. Dit levert de werkgever kostenbesparing op, maar bevordert ook samenwerken en het efficiënter inrichten van werkprocessen. Voordat de werkgever met flexplekken aan de slag gaat, moet hij zich afvragen of de organisatie of de afdeling die flexibel moet gaan werken zich wel leent voor deze vorm van werken. Het is van belang dat de werkgever vooraf weet wat de kansen zijn en of de flexaanpak winst oplevert. En zijn er weerstanden die hij eerst moet overwinnen?

2.1.1 Verwachtingen en werkomgeving

vragenlijst

Flexwerken heeft een kans van slagen als de verwachtingen en mogelijkheden bekend zijn. Door onderzoek – bijvoorbeeld door werknemers te interviewen of hen vragenlijsten in te laten vullen – kan de werkgever de verwachtingen van de werknemer achterhalen. Luister naar de werknemers en houd rekening met de differentiatie en werkzaamheden per afdeling. Het is essentieel dat het werk en de werkomgeving op elkaar aansluiten.

2.1.2 Wel en niet geschikt

samenwerken

Administratieve en bepaalde serviceverlenende diensten zijn over het algemeen geschikt voor flexwerken. Zolang het niet uitmaakt waar de werknemer zit en hij veilig op het netwerk kan inloggen, is er geen probleem. Het wordt al anders als twee collega’s in elkaars nabijheid moeten samenwerken of als de klant gemakkelijk de weg naar de dienstverlener moet kunnen vinden. Een laboratorium, werkplaats of onderzoeksruimte is bijvoorbeeld niet gemakkelijk te ‘flexen’.

2.1.3 Privacy staat voorop

waarborgen

Bij flexwerken staat privacy voorop, zowel die van de werknemer als die van klanten. Kan de werknemer wel rustig een belangrijk telefoongesprek voeren of vertrouwelijke teksten typen zonder dat collega’s hem ‘op de vingers’ kijken? En is de privacy van klanten of cliënten wel gewaarborgd? Meeluisteren, hinderlijke blikken of storende bijgeluiden van collega’s zijn doorgaans ongewenst. Een oplossing hiervoor is om in het flexkantoor aparte privacy- en stiltegebieden te creëren.

2.1.4 Informatietechnologie en faciliteiten

technische 
ondersteuning

automatisering

Slechts weinig kantoren zijn op voorhand geschikt voor flexwerken. Soms zijn nieuwe ontwerpen, ingrijpende verbouwingen of verhuizingen nodig. De werkgever moet erop letten dat hij geen flexplekken aanbiedt zonder de vereiste technische ondersteuning en zonder voldoende ­concentratiewerkplekken. Anders is de kans aanwezig dat de werknemers een grotere mentale belasting ervaren, omdat het meer moeite kost dan eerst om het werk goed uit te voeren en af te krijgen. Alleen als de nieuwe werkruimte een uitstekende werkomgeving biedt die past bij het soort werk dat werknemers er moeten doen, kan de werkgever ­klachten van werknemers voorkomen. Denk er verder aan dat de automatisering voor het toekomstige flexpleknetwerk up-to-date is en dat het netwerk voldoende capaciteit biedt om de diverse flexplekken optimaal in te richten.