9.4 Ambtelijk secretaris voor (OR en) bestuurder
management
Een ambtelijk secretaris is niet altijd volledig voorbehouden aan de OR. Soms breidt het werk van de ambtelijk secretaris zich uit met taken voor de bestuurder, het management of HR. Er zijn zelfs situaties waarbij de ambtelijk secretaris alleen nog voor de bestuurder werkt en niet meer voor de OR.
9.4.1 Ambtelijk secretaris voor OR en bestuurder
intermediairsrol
inhoud
Werkt de ambtelijk secretaris ook voor de bestuurder, het MT en de HR-afdeling, dan is dat vaak vanuit een intermediairsrol waarbij hij alle betrokkenen adviseert over medezeggenschap. Meestal in de vorm van advies over samenwerking en werkwijze, bijvoorbeeld in geval van een reorganisatie: de ambtelijk secretaris kan de bestuurder en de OR adviseren over het adviestraject. Hij kan aangeven dat het belangrijk is om informatie echt op tijd te verstrekken, zodat daaraan geen overlegtijd verloren gaat. De partijen kunnen zich dan concentreren op de inhoud in plaats van het proces. Dit lijkt een open deur, toch gaat het hier in de praktijk vaak mis.
Het voordeel van deze werkwijze is dat u de medezeggenschap naar een hoger niveau tilt en er weinig energie verloren gaat in een onduidelijke samenwerking. Het vraagt wel veel vertrouwen van u en de bestuurder in elkaar en in de ambtelijk secretaris.
gesprekspartner
Als de ambtelijk secretaris zowel voor uw OR als de bestuurder werkt, is het belangrijk dat u een aantal spelregels heel duidelijk met elkaar bespreekt. Denk aan:
- een eenduidige taak- en functieomschrijving;
- transparantie van betrokkenen in wat ze doen en met wie;
- acceptatie dat de ambtelijk secretaris ook de gesprekspartner faciliteert (voor u dus de bestuurder);
- zowel de OR als de bestuurder voert werkoverleg met de ambtelijk secretaris;
- zowel de OR als de bestuurder kan aangeven wanneer deze werkwijze niet meer functioneel is;
- duidelijkheid over de functionele en hiërarchische leidinggevende van de ambtelijk secretaris en de gesprekscyclus.
Ook de ambtelijk secretaris moet kritisch blijven naar de werkbaarheid van deze constructie. Hij is vooral adviserend actief en niet uitvoerend. Let op: het wordt ingewikkeld als hij voor de bestuurder de adviesaanvraag schrijft en die aanvraag vanuit de OR beantwoordt. Voorkom dat.
9.4.2 Ambtelijk secretaris voor de bestuurder
overlegsecretaris
Werkt de ambtelijk secretaris uitsluitend voor de directie, dan noemen we hem de overlegsecretaris. Hij voert min of meer dezelfde taken uit voor de directie zoals de ambtelijk secretaris dat doet voor de OR. Voor een ambtelijk secretaris met jarenlange ervaring, is dat vaak een leuke stap in zijn loopbaan: vergelijkbare taken, maar in een andere context. Deze specifieke functie komt overigens alleen voor in grote ondernemingen.
Werken er in een organisatie zowel een ambtelijk als een overlegsecretaris dan overleggen ze regelmatig en stemmen procedures en planningen op elkaar af. Geef uw ambtelijk secretaris dus de ruimte om zelfstandig te overleggen met de overlegsecretaris. Dit bevordert uiteindelijk ook de voortgang in de medezeggenschap.