8.4 Exitgesprek
opvolger
Veel organisaties voeren exitgesprekken met werknemers die vertrekken. In dat soort gesprekken haalt de organisatie naar boven hoe iemand zijn tijd bij de organisatie heeft ervaren. Doe dat ook met uw ambtelijk secretaris als hij vertrekt. Op basis daarvan kunt u verbeterpunten formuleren en dat meenemen bij zijn opvolger. Vaak speelt de HR-professional een rol bij dit soort gesprekken; zij zijn hierin geoefend en kunnen goed doorvragen. Het is natuurlijk wel interessant als een OR-lid bij dit gesprek aanschuift.
Plan het exitgesprek in zodra duidelijk is dat de ambtelijk secretaris vertrekt. Doe dat het liefst richting zijn vertrekdatum: hij is in het gesprek dan eerder geneigd om het achterste van zijn tong te laten zien. Zeker als gevoelige zaken de reden van vertrek zijn.
Meld bij de uitnodiging voor het exitgesprek altijd wat het doel is van het gesprek, wie er precies deelnemen, hoe lang het gesprek duurt en wat u met de besproken informatie van plan bent. Bereid het gesprek verder goed voor door u nog eens te verdiepen in de werkzaamheden van de ambtelijk secretaris en zijn bijzondere positie en hoe dat uit de verf is gekomen.
De reden van het vertrek beïnvloedt grotendeels de inhoud van het gesprek. Als de reden is dat de ambtelijk secretaris zich beknot voelt in zijn werk door de houding van de OR, probeer daar dan wel voor open te staan.
Op zoek naar verbeterpunten
aandachtspunten
Het is belangrijk om echt met de resultaten van het gesprek aan de slag te gaan. Het kan verbeterpunten opleveren voor de huidige manier van werken, de samenwerking tussen de ambtelijk secretaris en het DB, maar ook voor het functioneren van de OR en het overleg met de bestuurder. Kijk of u daaruit verbeterpunten kunt destilleren. Durf daarbij ook te kijken naar uw eigen rol als OR en als functioneel leidinggevende van de ambtelijk secretaris. Levert het gesprek aandachtspunten op die ook voor de bestuurder zinvol zijn, bespreek die dan met hem.