7.2 Opleidingen voor ambtelijk secretarissen
OR-scholing
Als uw OR eigen scholing krijgt, is het belangrijk dat ook de ambtelijk secretaris daaraan deelneemt. Bij de OR-scholing staan er vaak inhoudelijke thema’s, vaardigheden of interne of externe samenwerkingen centraal. Dit zijn allemaal onderwerpen die de ambtelijk secretaris in de dagelijkse praktijk ook op zijn bord krijgt. Sterker nog: zijn bijdrage aan de behandeling van die onderwerpen wordt zinvoller als hij erin is geschoold. Laat hem dus meedoen in het trainingsprogramma van uw raad!
Zorg dat u ruimte creëert binnen uw OR-scholing om afspraken te maken wat de behandelde thema’s betekenen voor de werkwijze van uw raad in samenwerking met de ambtelijk secretaris.
VASMO: verschillende profielen en niveaus
verdieping
In Nederland is er de Vereniging van Ambtelijk Secretarissen voor Medezeggenschapsorganen (VASMO). Deze vereniging heeft verschillende profielen ontwikkeld voor de verschillende niveaus waarop een ambtelijk secretaris kan werken. De vereniging heeft bij verschillende opleidingsinstituten opleidingen gecertificeerd speciaal voor ambtelijk secretarissen. Daarvan weet u dus dat die voldoen aan de standaard voor ambtelijk secretarissen. Het gaat om opleidingen gericht op de profielen:
- leergang Basiskennis en vaardigheden;
- leergang Beleidsmatige ondersteuning;
- leergang Adviseren door de ambtelijk secretaris.
opleider
Wees kritisch bij welke opleider u ‘winkelt’. De invulling verschilt en bovendien bieden niet alle opleidingsinstituten trainingen aan op alle niveaus.
open trainingen
De leergangen bestaan uit meerdere dagen, verspreid over enkele maanden. De leergangen zijn open trainingen. Dat wil zeggen dat ambtelijk secretarissen van diverse organisaties zich kunnen aanmelden voor eenzelfde leergang. Dat levert gelijk een bijkomend voordeel op: leren van collega’s die hetzelfde vak uitoefenen, maar in verschillende context.
Als uw ambtelijk secretaris deelneemt aan een leergang, bespreek dan regelmatig de voortgang. Vraag wat de revue passeert en bespreek de opdrachten die aan bod komen. Die zijn altijd gericht op de dagelijkse praktijk van de OR, dus u leert daar ook van.
7.2.1 Leergang Basiskennis en vaardigheden
thema’s
Deze leergang ondersteunt ambtelijk secretarissen die pas kort in het vak zitten. Vaak hebben ze ook weinig tot geen ervaring met medezeggenschap. Thema’s die in deze leergang aan de orde komen:
- inrichting en taken van medezeggenschap;
- secretariële vaardigheden, zoals agenda en verslagen maken;
- positie en taken van de ambtelijk secretaris en de samenwerking met dagelijks bestuur en OR;
- de Wet op de ondernemingsraden;
- OR-verkiezingen en -reglement;
- OR-communicatie;
- beleidsterreinen, zoals arbobeleid en sociaal beleid vanuit het OR-perspectief.
Met kennis en vaardigheden passend bij de hiervoor genoemde zaken kan de ambtelijk secretaris prima zijn reguliere taken uitvoeren.
Bespreek met uw ambtelijk secretaris de inhoud van de leergang en bepaal of de werkafspraken nog steeds efficiënt en effectief zijn en pas ze eventueel aan. Daar leert u ook van en bovendien helpt het de ambtelijk secretaris om goede ondersteuning te bieden aan uw OR.
7.2.2 Leergang Beleidsmatige ondersteuning
Ambtelijk secretarissen die al enige ervaring hebben in hun vak en de basisvaardigheden kunnen toepassen, vinden in de leergang Beleidsmatige ondersteuning een goede verdieping van hun vak. In deze leergang gaat het meer om inhoudelijke inzichten en toepassingen daarvan. Thema’s die aan bod komen:
- beleid en beleidsontwikkelingen;
- analysemodellen voor de verschillende fases van beleidsontwikkeling;
- coachingsvaardigheden.
overgang
Veel ambtelijk secretarissen ervaren de overgang naar deze leergang als een flinke sprong: van de praktische onderwerpen van de eerste leergang naar inhoudelijke onderwerpen die hij meer als gesprekspartner van uw OR inzet. Het gaat vaak om onderwerpen die niet wekelijks aan de orde zijn en waar veel OR-leden niet of veel minder bekend mee zijn.
Wil uw ambtelijk secretaris het geleerde echt kunnen inzetten, dan is het belangrijk dat hij dat goed met de hele OR bespreekt. Geef hem vervolgens de ruimte om het geleerde samen met u in te zetten voor een nog beter functionerende medezeggenschap.
7.2.3 Leergang Adviseren
Met name de doorgewinterde ambtelijk secretaris heeft profijt van de leergang Adviseren. Dit geldt met name voor secretarissen die grote ondernemingsraden adviseren. Zeker in die gevallen waarin de ambtelijk secretaris zelf secretariële ondersteuning heeft voor de verslaglegging. Dat geeft hem de ruimte om de OR inhoudelijk te adviseren.
terreinen
Vaak adviseert de ambtelijk secretaris al in bepaalde mate, maar met deze leergang op zak gebeurt dat al snel op meerdere terreinen en gestructureerder. In deze leergang gaat het om kennis en vaardigheden op het gebied van:
- adviesvaardigheden;
- organisatieveranderingen;
- verdieping van de WOR;
- groepsdynamica.
Praktijk onderdeel van leergang
verwachtingen
Zorg dat de ambtelijk secretaris de gelegenheid krijgt om het geleerde toe te passen in de praktijk en wacht daar niet te lang mee. Of beter nog: maak het onderdeel van de leergang. Vraag hem bijvoorbeeld om een advies op een onderwerp waar de OR op dat moment mee bezig is. Formuleer het gevraagde advies ook officieel, zodat de wederzijdse verwachtingen duidelijk zijn. Evalueer achteraf de inhoud en de wijze waarop hij zich als adviseur heeft geprofileerd en de OR dat ontvangen heeft.
7.2.4 Scholing organiseren
kosten
scholingswensen
Bij het organiseren van scholing komen een aantal aspecten om de hoek kijken, zoals de tijd die de ambtelijk secretaris daaraan kan besteden, de scholingsregeling en de kosten. Daarbij moet u met een aantal zaken rekening houden:
- de hiërarchisch leidinggevende keurt de scholingsaanvraag goed (of af);
- de kosten voor scholing van de ambtelijk secretaris vallen niet onder het OR-scholingsbudget;
- de leergangen zijn opeenvolgend: de kennis van een voorgaande leergang is nodig voor de volgende;
- de ambtelijk secretaris valt – net als elke andere werknemer – onder de scholingsregeling van uw organisatie.
Met het oog op het laatste punt is het dus belangrijk dat u als functioneel leidinggevende van de ambtelijk secretaris met zijn hiërarchisch leidinggevende de exacte scholingswensen en scholingsnoodzaak bespreekt.