6.4 Advies- en instemmingstraject

aanvraag

Een advies- of instemmingstraject start met de aanvraag. Laat de ambtelijk secretaris daar gelijk voor u in de bres springen door hem een eerste check te laten doen of de aanvraag aan de WOR-eisen voldoet. Zo niet, dan kan hij de bestuurder vragen alsnog de vereiste informatie aan te vullen.

Overleg

De ambtelijk secretaris faciliteert het overleg met de bestuurder over de aanvraag. Daarin kunt u aanvullende afspraken maken. Zorg dat de ambtelijk secretaris de gelegenheid krijgt om die afspraken compleet en duidelijk te beschrijven, vooral als ze onderdeel worden van de aanvraag.

Analysemodel kiezen

bevindingen

Met ondersteuning van de ambtelijk secretaris kunt u de aanvraag op een constructieve manier bespreken aan de hand van een gekozen analysemodel. Dit levert sterkere bevindingen op die u in uw volgende overleg met de bestuurder kunt bespreken. Denk daarbij aan de volgende opties:

• Doelboomanalyse: bekijk of het doel en de motivatie duidelijk zijn. Onderzoek vervolgens of de juiste acties en middelen voorhanden zijn om het besluit uit te voeren.
• Hoeden van De Bono: zorg voor een frisse kijk op voorstellen en voorkom het bekijken vanuit dezelfde invalshoek.
• Visgraatanalyse: schat met de ambtelijk secretaris in of het voorstel de kern van het probleem raakt.
• Krachtenveldanalyse: maak een concrete inschatting of het plan haalbaar is.

Ook bij het uiteindelijk opstellen van de brief met uw advies of de instemming, speelt de ambtelijk secretaris een belangrijke rol. Daarbij formuleert de OR het standpunt en de argumenten en de ambtelijk secretaris verwoordt dat zo scherp mogelijk in de brief.

Uiteindelijk geeft u definitief akkoord op de brief die de voorzitter ondertekent. De ambtelijk secretaris is niet verantwoordelijk voor de inhoud en tekent dus niet zelf de brief.