6.3 Start van het traject
intenties
Niet elke ontwikkeling vraagt om actie. Er is nog wel een intentie of doel nodig die bij uw bestuurder vandaan kan komen of juist uw OR. Er zijn expliciete momenten waarop zulke intenties boven tafel komen, zoals het artikel-24-overleg.
6.3.1 Artikel-24-overleg
Minimaal twee keer per jaar bespreekt u met de bestuurder de algemene gang van zaken. Het doel van het artikel-24-overleg is dat uw bestuurder inzicht geeft in de ontwikkelingen die op de rol staan. Daarbij kijkt u samen ook naar de advies- en instemmingsaanvragen die er mogelijk aan komen. Als uw bestuurder deze niet bespreekt, agendeer ze dan zelf in het gesprek.
Bereid dit overleg goed voor. Zorg dat u zelf op de hoogte bent van de ontwikkelingen die binnen en buiten uw onderneming spelen en die volgens u van invloed (kunnen) zijn op uw organisatie.
Goede informatie: het halve werk
voorbereid
Bij de voorbereiding op het artikel-24-overleg hoort ook de bespreking van de informatie die u vooraf van de bestuurder krijgt. Let op: dat staat in artikel 31a, 31b en 31d WOR. Met die informatie kunt u zich goed voorbereiden op wat de bestuurder wil bespreken. Pas als u goed bent voorbereid kunt u op een constructieve manier het gesprek aangaan met de bestuurder en daadwerkelijk invloed uitoefenen.
Vaak komt die informatie niet, te laat of is niet volledig. De ambtelijk secretaris weet precies om welke informatie het gaat. Laat hem zorgen dat die informatie bij het laatste OR-overleg vóór het artikel-24-overleg compleet is.
6.3.2 Initiatiefvoorstel
voorstel
Het initiatiefrecht vindt u terug in artikel 23 WOR. Op basis van dit recht kunt u over elk onderwerp een schriftelijk voorstel doen aan de bestuurder. Deze is op zijn beurt verplicht om daarover met u te overleggen. Vervolgens moet hij uw OR zo snel mogelijk laten weten – schriftelijk en onderbouwd – wat hij besluit naar aanleiding van uw voorstel.
Een ervaren ambtelijk secretaris kent de initiatiefprocedure op zijn duimpje en kan u ondersteunen bij het ontwikkelen en op papier zetten van een sterk voorstel.
OR-visie
Zorg er in elk geval voor dat u een duidelijk beeld heeft van de invloeden en veranderingen, bijvoorbeeld via de SWOT-analyse, en bepaal op basis van uw eigen OR-visie welke onderwerpen de moeite waard zijn om op te pakken. De visie van uw OR staat als het goed is in uw OR-werkplan. Zo niet, dan loont het de moeite om dat erin op te nemen!
Ambtelijk secretaris helpt bij voorstel
analysemodellen
De ambtelijk secretaris kan bij alle stappen voor een initiatiefvoorstel een belangrijke rol vervullen door:
- uw raad scherp te houden met uw visie en welke keuze daarbij past;
- het onderwerp en gewenste resultaat te analyseren met analysemodellen;
- de argumentatie van de OR kritisch te toetsen;
- de opzet en redactie van het voorstel te verzorgen.
Probleemstelling voorleggen
Als u wilt dat de bestuurder een bepaald thema oppakt of idee van uw OR overneemt, kunt u dat dus bespreken via een uitgewerkt voorstel. Toch is het soms slimmer om alleen een probleemstelling aan de bestuurder voor te leggen en het minder groots aan te pakken. Overtuig hem op basis van goede argumenten dat hij hiermee aan de slag moet. Ook dan gebeurt er iets in de organisatie op initiatief van de OR.