4.5 Werkbespreking
afspraken
Om alle taken en verantwoordelijkheden van de ambtelijk secretaris goed uit de verf te laten komen, is het belangrijk om goed met elkaar te communiceren. Dat lukt het beste door hierover vaste afspraken te maken, bijvoorbeeld door een vast overleg in te plannen, zoals een (twee)wekelijkse werkbespreking waarin u – of de functioneel leidinggevende – de reguliere taken en lopende projecten van de ambtelijk secretaris bespreekt.
Zie werkbesprekingen niet als eenrichtingsverkeer waarbij u de ambtelijk secretaris vraagt wat de stand van zaken is rond zijn taken. Zorg ook dat u hem goed op de hoogte houdt van de laatste nieuwtjes en ontwikkelingen in de organisatie.
Evalueren
verwachtingen
Evalueer regelmatig de samenwerking tussen de ondernemingsraad en ambtelijk secretaris en de resultaten van de inzet van de ambtelijk secretaris. Als er een verschil in verwachtingen opvalt, maak dat dan bespreekbaar. Bespreek zowel de taakverdeling als de taakuitvoering en de samenwerking. Als veranderingen nodig zijn, maak dan nieuwe werkafspraken. De werkbesprekingen zijn een goed moment om deze zaken met elkaar te bespreken.
Wijziging van taken
leidinggevende
Als nieuwe afspraken leiden tot ingrijpende wijziging van het takenpakket van de ambtelijk secretaris, is het goed om dit te bespreken met zijn hiërarchisch leidinggevende. Bij verschil van inzicht tussen u als OR en de ambtelijk secretaris, kan de hiërarchisch leidinggevende van de ambtelijk secretaris ook een rol vervullen om uit die impasse te komen.