4.4 Archief
digitaal
Iedere OR heeft een OR-archief en dat is meestal digitaal. Als er nog een papieren archief is, is dat vaak alleen voor enkele officiële documenten. Het grote voordeel van een digitaal archief is dat het niet uitmaakt waar u werkt: u kunt er vanaf iedere locatie bij. Andere voordelen spreken voor zich: digitaal lezen, snel kunnen doorsturen, niet hoeven scannen, beter voor het milieu en noem maar op. Voor de ambtelijk secretaris is het archief een belangrijk gereedschap.
Juist omdat de ambtelijk secretaris het meest met het archief zal werken, is het ook belangrijk dat hij zeggenschap heeft over de indeling en het onderhoud van het digitale archief. Vraag hem actief om zijn ideeën!
Juiste bestand op de juiste plek
Elke ambtelijk secretaris weet dat het belangrijk is om in een OR-archief documenten makkelijk terug te kunnen vinden en hoe dat het beste kan. Het is voor u daarom belangrijk om duidelijk aan te geven waar een document bij hoort, zodat de ambtelijk secretaris het ook op een logische plaats kan opslaan, eventueel door een nieuwe (sub)map aan te maken.
Vervanger
leesrecht
Ook de vervanger van de ambtelijk secretaris moet alle hiervoor genoemde bevoegdheden hebben. Voor OR-leden is leesrecht van de gearchiveerde documenten meestal voldoende. Dat klinkt misschien erg schools, maar het heeft een heel groot praktisch voordeel: het voorkomt dat documenten in verkeerde mappen worden opgeslagen of er zelfs nieuwe mappen worden aangemaakt met onnavolgbare namen. Zie daar dus het voordeel van in! U kunt afhankelijk van de rol van de ambtelijk secretaris voor OR-commissies een uitzondering maken.
Een commissie kan rechten krijgen van de OR via het dagelijks bestuur om alleen in de map van de eigen commissie documenten te plaatsen, wijzigen en verwijderen.