4.3 Correspondentie
nazorg
zelfstandigheid
Naast het voorbereiden van de OR-vergadering, het notuleren en de nazorg bewaken, heeft de ambtelijk secretaris een heel belangrijke rol bij alle correspondentie van de OR. De mate waarin hij hiermee aan de slag gaat, geeft inzicht in hoeveel verantwoordelijkheid en zelfstandigheid de ambtelijk secretaris heeft.
U kunt vrij nauwkeurig bij de ambtelijk secretaris aangeven wat er in een document moet, of alleen de onderwerpen noemen en de ambtelijk secretaris de verantwoordelijkheid geven daar een document van te maken.
ondertekenen
Ook hierbij geldt natuurlijk dat de ambtelijk secretaris het werk van de OR niet overneemt of eindverantwoordelijk is voor de inhoud van het document. Daarom zult u altijd de laatste versie goedkeuren. Om die reden ondertekent de ambtelijk secretaris ook nooit officiële brieven vanuit de OR, maar gebeurt dat door iemand uit de OR, meestal de voorzitter. Daarna is de ambtelijk secretaris wel verantwoordelijk voor de verzending ervan en het opslaan in het archief.