4.2 Verslag

notulen

doelen

Sterke notulen vormen de brug tussen opeenvolgende vergaderingen en brengen de continuïteit van uw OR-werk in kaart. Om goede verslagen te maken, moet de ambtelijk secretaris weten wat het doel is van het verslag en voor wie het is bedoeld. Vergaderverslagen hebben de volgende doelen:

• afspraken en besluiten controleerbaar maken;
• informeren van afwezigen;
• het vastleggen van ideeën, standpunten en afspraken, zodat daarover later geen misverstand bestaat;
• verantwoording afleggen aan de achterban, die verder af staat van de behandelde inhoud.

4.2.1 Gestructureerd vergaderen

vergader­discipline

vergader­structuur

Een goed verslag begint met een gestructureerde vergadering. Daar is – naast een concrete agenda – ook vergaderdiscipline voor nodig. Het is niet alleen de taak van de voorzitter om de vergadering te structureren, maar van elke deelnemer om hem hierbij te helpen door zich te houden aan de afgesproken vergaderstructuur. Als u merkt dat dit niet gebeurt, spreek elkaar daar dan op aan. De duidelijke structuur is belangrijk voor de ambtelijk secretaris, omdat hij meerdere taken tegelijkertijd uitvoert. Hij luistert, vat samen en notuleert. Blijft iets onduidelijk, dan vraagt hij door.

bijlagen

Verder is het belangrijk dat de ambtelijk secretaris in bezit is van alle bijlagen bij de onderwerpen die op de agenda staan. Ook als u die tijdens de vergadering uitdeelt, moet de ambtelijk secretaris daarvan een exemplaar krijgen zodat hij dat kan gebruiken voor een juist en volledig verslag.

faciliteiten

Verder moet de ambtelijk secretaris ook een goede plek hebben om alle deelnemers van de vergadering te overzien en goed te kunnen verstaan. Vaak is dat naast de voorzitter. Naast een goede plek is het natuurlijk fijn als hij beschikt over goede faciliteiten zoals een laptop met muis en eventueel een goed toetsenbord en een internet- en netwerkverbinding.

4.2.2 Actiepuntenlijst

In een vergadering legt u vaak afspraken vast waarvan de ambtelijk secretaris vervolgens een actiepuntenlijst maakt en die na de vergadering bij het verslag voegt.

deadline

Zorg dat de afspraken zo concreet mogelijk zijn en dat geldt ook voor de deadline ervan. Dus niet ‘zo snel mogelijk’ of ‘najaar’, maar noem een concrete datum. Dat voorkomt een hoop discussie tussen OR-leden over ieders interpretatie van wat spoedig is of wanneer het najaar precies valt. Dit maakt het voor de ambtelijk secretaris ook erg lastig om overzicht te houden over het verloop van de afspraken.

4.2.3 W.v.t.t.k.

niet voorbereid

Vaak staat op de agenda het punt ‘w.v.t.t.k.’ (wat verder ter tafel komt). Dat zijn onderwerpen die vlak voor of tijdens de vergadering naar boven komen en die u dan alsnog in de vergadering bespreekt, ook al stonden ze niet op de agenda. Dit zijn dus onderwerpen die niet zijn voorbereid, niet bij iedereen even bekend zijn en waarvan soms het doel ook niet duidelijk is. Kortom: alle vereisten voor een gestructureerd overleg ontbreken dan vaak. Bedenk dus goed of u een goed georganiseerd overleg met dit agendapunt wilt eindigen!

4.2.4 Andere rol ambtelijk secretaris

procesbewaker

Maakt iemand anders dan de ambtelijk secretaris het verslag, zoals een ambtelijk ondersteuner of een secretariaats-medewerker, dan kan de ambtelijk secretaris de voorzitter helpen als procesbewaker. Dat geeft hem ook ruimte om:

• een inhoudelijke toelichting te geven bij een onderwerp;
• de leden te attenderen op afspraken en procedures beter toe te lichten;
• bij een discussie die uit de hand loopt een schorsing voor te stellen om de neuzen weer dezelfde kant op te krijgen.

4.2.5 Sturen van de vergadering

evaluatie

verbeter-suggesties

Soms hebben enkele OR-leden de taak om tijdens de vergadering het verloop in de gaten te houden, zodat ze bij de afronding kunnen toelichten wat hen opviel. Zie het als een snelle evaluatie. Vindt u dit zinvol, maar wilt u de leden gefocust houden op de agenda, dan kan de ambtelijk secretaris deze taak ook op zich nemen. Hij heeft vaak veel ervaring met vergaderen en staat wat meer buiten de cultuur van uw OR. Een frisse blik kan geen kwaad! Of het nu gaat om de inhoud, de procedure of het proces. Hij kan dan letten op het feit of een onderwerp goed is uitgediept, de afgesproken procedures zijn gevolgd en of er goed is samengewerkt. Hij kan vanuit zijn expertise gelijk verbetersuggesties doen. U stelt met uw OR zelf vast wat u daarmee vervolgens doet.

4.2.6 Verslag uitwerken

Het is natuurlijk fijn als de ambtelijk secretaris na de vergadering het verslag zo snel mogelijk uitwerkt. U kunt het verslag en de actiepunten dan doornemen met de vergadering nog vers in het geheugen. Ook is de kans groot dat actiepunten sneller worden opgepakt als de actiepuntenlijst niet te lang op zich laat wachten.