4.1 De agenda van het overleg
Uw ambtelijk secretaris vervult een belangrijke rol bij het OR-overleg. Dat start natuurlijk al bij de voorbereiding op een vergadering met het opstellen van de agenda. Om dat te kunnen doen, moet de ambtelijk secretaris alle ingediende stukken op een rij zetten, het verslag van het laatste overleg en de bijbehorende actiepuntenlijst erbij pakken.
4.1.1 Inhoud van een goede agenda
leidraad
De agenda voor het eerstvolgende OR-overleg is van groot belang: het geeft een duidelijke leidraad voor de OR-vergadering en voorkomt dat de OR voor de vuist weg vergadert.
Eigenschappen van een sterke agenda
profijt
Om een agenda sterk te maken, moet er meer dan alleen een lijstje onderwerpen op papier komen. Creëer maximaal profijt van een goede agenda, door in elk geval het volgende erin op te nemen:
- het onderwerp van ieder vergaderpunt;
- een korte toelichting op elk agendapunt;
- het doel van ieder agendapunt;
- welke voorbereiding nodig is voor elk agendapunt.
agendapunt
Als op de agenda alleen een onderwerp staat, zoals ‘Communicatie’, weet niemand precies wat ze moeten voorbereiden. Het ene OR-lid denkt misschien dat het over achterbancommunicatie gaat en de ander dat het over de communicatie met de bestuurder gaat. Benoem dus altijd concreet waar het punt over gaat. Verder moeten alle deelnemers weten wat het doel is van elk agendapunt. Dat kan zijn de hele OR informeren, met zijn allen brainstormen of samen een besluit nemen. Als het om een besluit gaat, telt dan een meerderheidsstemming of moet het unaniem worden aangenomen? Hoe concreter het agendapunt, des te beter.
Het mooiste is als de ambtelijk secretaris een agendapunt dat al eerder op de agenda stond, aanvult met de stand van zaken van het onderwerp. Zo nodig zet de ambtelijk secretaris ook een verwijzing naar een bijlage voor dat agendapunt.
4.1.2 Agendaoverleg
agendapunt indienen
Hoewel de ambtelijk secretaris de agenda voorbereidt en opmaakt, stelt het dagelijks bestuur van de OR de agenda uiteindelijk vast. Ieder OR-lid kan agendapunten indienen, die de ambtelijk secretaris dan meeneemt voor op de agenda en die het dagelijks bestuur dan dus goedkeurt.
Sla uw OR-reglement er eens op na. Als het goed is, staat daarin precies welke werkwijze uw OR hanteert voor het indienen van agendapunten, het opstellen van de agenda en het vaststellen ervan. Is dat niet het geval, dan is het wijs om dat er wel in op te nemen.
dagelijks bestuur
Om een goede richtinggevende agenda te kunnen maken die het dagelijks bestuur vervolgens goedkeurt, is het wel belangrijk dat daarover overleg plaatsvindt. Bij dat zogenoemde agendaoverleg bespreken de ambtelijk secretaris en het dagelijks bestuur het volgende:
- welke onderwerpen uiteindelijk op de agenda komen;
- de tijd die nodig is per agendapunt;
- de volgorde van de agendapunten.
Het is slim als de ambtelijk secretaris voorafgaand aan het agendaoverleg altijd de commissies van de OR raadpleegt om na te gaan of de onderwerpen waar zij mee bezig zijn ook op de agenda moeten komen.
4.1.3 Verspreiden van de agenda
OR-reglement
Na het vaststellen van de agenda stuurt de ambtelijk secretaris deze naar de deelnemers van de vergadering. Maar hij beperkt het zich niet per se tot hen alleen: in uw reglement staat als het goed is hoe de werkwijze is geregeld bij het communiceren van de agenda naar de bestuurder en achterban.
Let op: de bepaling in uw OR-reglement waarin de werkwijze rond het verspreiden van de agenda is verankerd, is een verplichting volgens artikel 14, lid 2f WOR. Kijk op rendement.nl/wor voor de volledige wettekst.
kans
Zie het verspreiden van de agenda onder de achterban niet als een op zichzelf staande verplichting, maar vooral als een kans: voor de achterban is een duidelijke richtinggevende agenda met een toelichting per agendapunt zeer informatief. Zij weten dan wat u binnen de OR bespreekt, waarom u dat bespreekt en wat het doel of gewenste resultaat is.
Het rondsturen van de agenda is voor uw OR een mooie gelegenheid om de achterban te laten zien wat op dat moment de kern van het OR-werk inhoudt.
4.1.4 De overlegvergadering (met de bestuurder)
agendaoverleg
Voor de agenda van een overlegvergadering geldt hetzelfde als voor uw eigen OR-vergadering, alleen worden daar de agendapunten aangeleverd door de OR en door de bestuurder en stellen zij samen de agenda vast. Dit gebeurt net als bij een reguliere OR-vergadering in een agendaoverleg. Daarbij zijn de leden van het dagelijks bestuur en de bestuurder al dan niet met (één van) zijn adviseurs aanwezig. Natuurlijk is ook de ambtelijk secretaris bij het agendaoverleg aanwezig. Dat is zelfs heel verstandig, omdat hij de taak heeft om de agenda met bijbehorende bijlagen uit te werken.
Secretaris van de overlegvergadering
Zorg dus dat uw ambtelijk secretaris altijd bij het agendaoverleg aan tafel zit. Overigens staat in artikel 23a WOR dat de secretaris van de OR ook secretaris is van de overlegvergadering, tenzij de bestuurder en OR samen een andere persoon als secretaris aanwijzen. Dat is dus vaak het geval met een ambtelijk secretaris.