8.4 Flexibele schil bepalen
Hoe maakt u nu een doordachte keuze voor de omvang van de flexibele schil in uw organisatie? Dat is erg afhankelijk van uw situatie. Daarop zullen verschillende factoren van invloed zijn, zoals de branche waarin u werkzaam bent, of het een grote of een kleine organisatie betreft, de spreiding van uw klanten en de mate waarin u afhankelijk bent van schommelingen in de markt.
personeelskosten
In het ideale geval heeft u een vaste kern waarvan de personeelkosten beheersbaar zijn en daarnaast een loyale, snel inzetbare en vakbekwame flexibele schil.
8.4.1 Definitie
Als u de flexibele schil voor uw organisatie wilt bepalen, moet u allereerst vaststellen wat u daaronder verstaat. Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) hanteert de volgende, nogal beperkte, definitie van de flexibele schil: deze bestaat uit alle werknemers die in een flexibele baan zitten óf in een korte periode tussen twee flexibele banen in zonder werk zitten.
Variabele arbeidsduur
Een flexibele baan is volgens het CBS een baan waarbij sprake is van een arbeidsovereenkomst waarin de afspraak over de arbeidsduur varieert tussen een overeengekomen minimum- en maximumaantal uren per week. Tot de werknemers met een flexibele baan rekent het CBS uitzendkrachten, oproepkrachten en overige contracten met een arbeidsduur die varieert tussen een minimum- en een maximumaantal uren per week.
Geen vast dienstverband
Voor het gemak kunt u de definitie verruimen: de flexibele schil bestaat dan uit alle mensen zonder vast dienstverband:
- werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd;
- oproepkrachten;
- uitzendkrachten;
- gedetacheerden;
- payrollers;
- zelfstandigen zonder personeel;
- scholieren en studenten.
8.4.2 Indelen
De volgende stap is om de verschilende soorten flexibele arbeidsrelaties (bij voorkeur op individueel niveau) in categorieën in te delen. U kunt onderscheid maken tussen:
- strategische flexibele krachten;
- kwalitatieve flexibele krachten;
- kwantitatieve flexibele krachten.
Verschillende soorten flexkrachten
Het verschil tussen de drie soorten flexibele arbeidsrelaties is als volgt:
- Strategische flexibele krachten leveren toegevoegde waarde doordat ze bijvoorbeeld direct bijdragen aan een beter rendement van uw organisatie of over nieuwe kennis beschikken die noodzakelijk is voor innovatie.
- Kwalitatieve flexibele krachten heeft uw organisatie nodig vanwege hun specialistische kennis, ervaring of competenties.
- Kwantitatieve flexibele krachten heeft uw organisatie nodig om de personeelsbezetting tijdens piekperioden aan te vullen of om zieke of tijdelijk afwezige werknemers te vervangen.
8.4.3 Behoefte onderzoeken
verschillende behoeftes
Onderzoek vervolgens of en waar in uw organisatie behoefte bestaat aan (meer) flexibiliteit. Mogelijk wilt u sneller kunnen reageren op schommelingen in vraag en aanbod omdat de marges onder druk staan of wilt u pieken en dalen in de productiviteit opvangen of wilt u juist specialistische kennis in huis halen. De behoefte kan per organisatieonderdeel en afdeling verschillen.
Breng daarna de pieken en dalen door het jaar heen in kaart. Zijn er periodes waarin de personeelsbezetting krap is, onderzoek dan of dit structureel of tijdelijk van aard is. Mogelijk lost u het probleem bijvoorbeeld al op door vakanties beter te spreiden. Constateert u dat er een structurele behoefte is aan meer flexibiliteit, dan is het belangrijk om te onderscheiden of de flexibele krachten strategisch, kwalitatief of kwantitatief moeten zijn.
8.4.4 Conclusies trekken
uitbesteden
De analyse moet er uiteindelijk toe leiden dat u een duidelijk beeld krijgt van de ideale situatie per organisatieonderdeel of afdeling. Kijk ook of u functies of rollen op een andere manier kunt invullen: mogelijk kunt u bepaalde zaken uitbesteden of samenwerkingen aangaan zonder dat u flexibele krachten hoeft in te huren. Ook de kosten en risico’s van vast en flexibel personeel spelen uiteraard een belangrijke rol in uw afweging. Schenk tot slot aandacht aan de voor- en nadelen van de verschillende arbeidsvormen zoals inwerktijd, loyaliteit en de noodzaak om te innoveren in uw organisatie.
8.4.5 Werkbare uren bepalen
Als u eenmaal de verhouding van vast en flexibel personeel heeft bepaald (bijvoorbeeld 70% vast en 30% flexibel), is het zaak om de werkbare uren in te schatten.
Voor de vaste kern heeft u (bijna) het hele jaar door werk. Deze werknemers zult u meestal een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd aanbieden. Voor deze werknemers is het ook vrij eenvoudig om het (vaste) aantal werkbare uren te bepalen.
Flexibele schil
verwachte inzet
Voor de flexibele schil moet u een inschatting proberen te maken van de verwachte periode van inzet van flexkrachten: het aantal werkbare uren en de momenten waarop u deze krachten wilt inschakelen.
Toezeggingen of garanties over vaste uren kunnen een risico met zich meebrengen: die uren zult u immers moeten betalen, ook als u de flexkracht niet nodig heeft. Wees daar dus voorzichtig mee.
Tot slot zijn er nog flexibele uren die zich lastig laten inschatten als het gaat om de tijdsduur, het te verwachten aantal arbeidsuren en de momenten van inzetbaarheid. Omdat het om onverwachte of incidentele situaties gaat, zult u alleen de daadwerkelijk gewerkte uren willen uitbetalen. In zulke situaties heeft u meestal geen tijd voor werving en selectie en administratieve rompslomp. Een uitzendbureau biedt dan meestal uitkomst.