5.2 Samenwerken met een payrollbedrijf
administratie
Een payrollbedrijf kan uw volledige personeels- en salarisadministratie verzorgen, jaaropgaven rondsturen, arbeidsovereenkomsten sluiten met de payrollers en alle zaken rondom pensioen, belastingen en arbeidsongeschiktheid voor u regelen. De voorwaarden waaronder dit allemaal gebeurt, legt u vast in een payrollovereenkomst die u sluit met het payrollbureau.
5.2.1 Overeenkomst
algemene voorwaarden
Maakt u gebruik van payrollers, dan heeft u zich niet alleen te houden aan wet- en regelgeving, maar ook aan ‘de kleine lettertjes’. Die vindt u terug in de overeenkomst die u met het payrollbedrijf sluit. Kijk met name naar de algemene voorwaarden die het bedrijf hanteert. Aandachtspunten zijn de regels bij ziekte, ontslag en aansprakelijkheid, maar ook de tariefopbouw (zie paragraaf 5.2.2) verdient uw aandacht. Controleer bijvoorbeeld of het payrollbedrijf met nacalculatie werkt.
5.2.2 Kosten
grondslag
De meeste payrollbedrijven berekenen hun tarieven op basis van het brutoloon van de payroller plus een opslag. De hoogte van die opslag wordt berekend aan de hand van een omrekenfactor. De grondslag van het payrolltarief wordt onder andere bepaald door:
- de hoogte van het brutoloon;
- het aantal gewerkte uren;
- opleiding, werkervaring of gewenst specialisme van de payroller;
- het ziekteverzuim bij uw organisatie.
Het payrollbedrijf berekent het ziekteverzuimpercentage vaak in uren of hele dagen ten opzichte van de totale contracturen of werkbare dagen. Verzuim door bevallings- of zwangerschapsverlof is geen ziekteverzuim en mag in principe niet als ziekteverzuim worden aangemerkt!
Tariefopbouw
Het tarief van de meeste payrollbedrijven is als volgt opgebouwd: het brutoloon × omrekenfactor. Maar er zijn ook bedrijven die daarbovenop een marge berekenen. Tot slot komt het voor dat het tarief bestaat uit een vast percentage over de kostprijs. Deze vorm is niet heel transparant, omdat het payrollbedrijf vaak weinig opheldering geeft over wat het onder ‘kostprijs’ verstaat. Daarom is het aan te raden om meerdere offertes van payrollbedrijven aan te vragen, de tarieven kritisch te bekijken en vragen te stellen als iets onduidelijk is.
Sommige payrollbedrijven werken op basis van nacalculatie als vooraf lastig in te schatten is hoeveel uren de payroller gaat werken. Een nadeel hiervan is dat u met hogere kosten te maken kunt krijgen dan u eerst dacht.
Vakantie en verlof
omrekenfactor
Vooral als het om vakantiebijslag en vakantiedagen gaat, is het oppassen geblazen. Meestal zijn die in de omrekenfactor verwerkt. Sommige payrollbedrijven lokken u echter met een heel lage omrekenfactor omdat ze de vakantiebijslag en vakantiedagen niet meerekenen. Vaak blijkt het bruto-uurloon dan echter veel hoger te zijn.
Addertjes onder het gras bij de tarieven
Let bij het vergelijken van de tarieven van payrollbedrijven in ieder geval op de volgende punten:
- Brengt het bedrijf zogenoemde aanloop- of aanvangskosten in rekening?
- Is het tarief inclusief of exclusief vakantiebijslag en vakantiedagen?
- Zijn in het tarief feestdagen, ATV-dagen en bijzonder verlof verwerkt of worden deze dagen doorberekend?
- Is bij het tarief al rekening gehouden met de risico’s van ziekteverzuim, herplaatsing en ontslag?
- Zijn er speciale tarieven voor scholieren, studenten, herintreders, ouderen of arbeidsgehandicapten?
Cao
bedrijfscao
Voor payrollers gelden meestal (geheel of gedeeltelijk) andere arbeidsvoorwaarden dan voor werknemers die bij uw organisatie in dienst zijn. Veel payrollbedrijven vallen onder de ABU- of NBBU-cao, maar er zijn ook payrollbedrijven die de Arbeidsvoorwaardenregeling van de Vereniging Payroll Ondernemingen (VPO) of de cao van de Nederlandse Vereniging van Uitzend- en Bemiddelingsbedrijven (NVUB) toepassen (boven op de algemeen verbindend verklaarde ABU-cao) of die een eigen bedrijfscao hebben.
Houd rekening met de cao en de rechten die de payroller heeft opgebouwd (bijvoorbeeld een vast contract, recht op loon bij het wegvallen van werk of pensioenopbouw). Hoe meer rechten, hoe hoger het payrolltarief namelijk zal zijn!
Voorlopig geen gelijke arbeidsvoorwaarden
Payrollers krijgen voorlopig niet dezelfde arbeidsvoorwaarden als werknemers die rechtstreeks bij uw organisatie in dienst zijn. Minister Asscher van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft de Tweede Kamer in april 2016 laten weten dat hij de zogeheten motie-Hamer – die werd ingediend bij de Wet werk en zekerheid (WWZ) – nog niet kan uitvoeren. Sinds de invoering van de WWZ hebben payrollers al dezelfde ontslagbescherming als werknemers (zie paragraaf 5.3).
ontduiken
De bedoeling van de motie-Hamer is om payrollers dezelfde arbeidsvoorwaarden te geven als ‘gewone’ werknemers, om te voorkomen dat payrollconstructies gebruikt worden om arbeidsvoorwaarden te ontduiken. Het kabinet kan het echter niet eens worden over de reikwijdte van de gelijke behandeling en de sociale partners komen niet tot een eenduidig advies over de driehoeksverhouding payroller, uitlener en inlener. De minister heeft de Kamer beloofd dat hij tijdens de behandeling van de begroting voor 2017 op de kwestie zal terugkomen.
5.2.3 Aansprakelijkheid
betalingsverplichtingen
Als inlener kunt u te maken krijgen met zogeheten inlenersaansprakelijkheid. Inlenersaansprakelijkheid houdt in dat u opdraait voor onder meer de loonbelasting, sociale premies en loonbetaling als een payrollbedrijf (of uitzendbureau) zich niet aan zijn betalingsverplichtingen houdt. Om u daartegen te beschermen, kunt u een aantal maatregelen nemen:
- Controleer of het bedrijf als zodanig is geregistreerd in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
- Kies voor een bureau dat is aangesloten bij één van de vier brancheverenigingen: de VPO, NVUB, de ABU of de NBBU.
- Controleer of het bureau een NEN-4400-certificering van de Stichting Normering Arbeid heeft.
- Vraag de uitlener om een zogenoemde verklaring betalingsgedrag van de Belastingdienst.
illegale arbeid
Op die manier dekt u zich niet alleen in tegen het risico aansprakelijk te worden gesteld voor het niet afdragen van belasting en premies, maar ook tegen illegale arbeid en onderbetaling door het payrollbedrijf.
Vaak is het ook mogelijk of zelfs verplicht om een deel via een geblokkeerde rekening (g-rekening) te betalen. U heeft daarmee de zekerheid dat het payrollbureau premies afdraagt aan de Belastingdienst. Meestal kunt u zo’n 25-30% via de g-rekening betalen.