1.3 Verwerking in loonaangifte
Tijdens de vakantie van werknemers betaalt u regulier hun loon door, zodat dit geen afwijkingen in de loonaangifte met zich meebrengt. Datzelfde geldt voor de verlofregelingen waarbij u een volledige loondoorbetalingsverplichting heeft.
Onbetaald
aandachtspunt
lager dan overeengekomen
De verlofregelingen waarbij u geen of deels loon hoeft door te betalen, zijn wel een aandachtspunt voor de aangifte loonheffingen. Zo kan het zijn dat u dan de rubriek ‘Code incidentele inkomstenvermindering’ moet invullen, waarmee u aangeeft dat het door de werknemer genoten loon in het aangiftetijdvak lager is dan het overeengekomen loon en waardoor dit komt. U kunt deze rubriek in dit geval moeten invullen met code O (onbetaald verlof) in het geval van ouderschapsverlof en kortdurend- of langdurend zorgverlof en met code G in het geval van aanvullend geboorteverlof.
moet doorbetalen
niet gebruiken
Let op dat u deze rubriek dus sowieso niet invult als u op grond van individuele of collectieve afspraken wel 100% moet doorbetalen. Verder mag u deze rubriek niet met code O invullen bij zwangerschaps- en bevallingsverlof en adoptie- en pleegzorgverlof – omdat hier een 100% WAZO-uitkering tegenover staat – en ook niet bij aanvullend geboorteverlof, want daar is code G voor. Ook mag u deze rubriek alleen met code G invullen als het loon, de bijbehorende WAZO-uitkering en de eventueel door u betaalde aanvulling daarop in het aangiftetijdvak lager is dan het overeengekomen loon. En u mag code G niet gebruiken met een begindatum vóór het begin van het aangiftetijdvak van inwerkingtreding van de verlofregeling, 1 juli 2020 (zie paragraaf 9.3):
- bij maandaangifte is dat niet vóór aangiftetijdvak juli 2020, dus niet vóór 1 juli 2020;
- bij vierwekenaangifte is dat niet vóór aangiftetijdvak 7, dus niet vóór 15 juni 2020.
Let op dat bij onbetaald verlof het aantal verloonde uren moet worden aangepast. Bij verlof met een gedeeltelijke loondoorbetaling moet u de bijbehorende uren herberekenen naar volledig betaalde uren: bijvoorbeeld 50 uur verlof tegen 70% betaald levert 35 verloonde uren op.
Uitkering
gebruikelijk
eventuele aanvulling
Bij de verlofregelingen waarbij u geen loon hoeft door te betalen maar er wel recht is op een WAZO-uitkering, is het gebruikelijk dat die via uw organisatie loopt: u betaalt de van UWV ontvangen uitkering dan door aan de werknemer. U verwerkt in dat geval het totaal aan eventueel regulier loon, (doorbetaalde) uitkering en eventueel door u betaalde aanvulling op de uitkering als loon in de loonaangifte. U mag dit in verschillende inkomstenverhoudingen onderbrengen. Die werkwijze is aan te raden omdat UWV de uitkering anders ten onrechte meeneemt in het jaarloon van de werknemer en uw onderneming hierdoor mogelijk (jeugd-)LIV misloopt.
langere tijd afwezig
De eventuele aanvulling die uw organisatie op de WAZO-uitkering van UWV betaalt, moet u opnemen in de rubriek ‘Verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekeringen’. Voor deze eventuele aanvulling moet u verder dezelfde inkomenscode (Code soort inkomstenverhouding) hanteren als voor het arbeidsloon.
Vaste kostenvergoeding stopzetten
onbelast doorbetalen
Als werknemers wegens vakantie of verlof langere tijd afwezig zijn – of door een pandemie zoals het coronavirus langere tijd vanuit huis werken – kan de vraag rijzen of u hun vaste kostenvergoeding moet doorbetalen. Zodra zij de betreffende kosten niet meer maken, zoals reiskosten voor woon-werkverkeer, is het niet zo gek om de vergoeding hiervoor stop te zetten. Kijk wel eerst wat hierover in individuele of collectieve afspraken is vastgelegd!
noodmaatregelen
Fiscaal gezien mag u een vaste kostenvergoeding bij langere afwezigheid nog onbelast doorbetalen tijdens de lopende en de daaropvolgende maand. Na terugkomst van de werknemer mag u de vergoeding weer onbelast gaan betalen vanaf de eerste dag van de maand ná de maand van terugkomst. Eén en ander is uiteraard anders als de kosten doorlopen, zoals bij abonnementskosten van vakliteratuur. Dan blijft onbelaste vergoeding ervan sowieso mogelijk. Overigens mag u door noodmaatregelen vanwege het coronavirus vaste reiskostenvergoedingen bij een gewijzigd reispatroon tijdelijk regulier doorbetalen.