3.4 Route uitstippelen
het voortouw nemen
Nu de doelen duidelijk zijn, kan de medewerker gaan bekijken hoe hij ze precies wil bereiken. Ook hierbij neemt hij zelf het voortouw. De inbreng van de leidinggevende is echter belangrijk. Hij kan meer duidelijkheid bieden over wat er nodig is om bepaalde doelen te bereiken en over de ondersteuning die de organisatie biedt.
3.4.1 Benodigde ontwikkeling
eerste vraag
De eerste vraag die de medewerker zich moet stellen bij het uitstippelen van de route is: welke ontwikkeling is nodig om mijn doel te bereiken?
Vereiste kwaliteiten
in kaart gebracht
De medewerker heeft zijn huidige situatie al in kaart gebracht. Hij weet over welke kennis, vaardigheden en talenten hij beschikt. Nu moet hij vaststellen over welke kwaliteiten hij moet beschikken om zijn doel te bereiken. Zeker bij een ontwikkelingsdoel binnen de organisatie kunt u hierbij vaak goed helpen.
U weet welke eisen uw organisatie stelt aan het uitvoeren van bepaalde functies of taken. Spreek dit zorgvuldig door met uw medewerker. Deze duidelijkheid heeft hij nodig om gericht naar zijn doel toe te kunnen werken en de juiste acties op te nemen in zijn POP.
Ontwikkelingsroute
Een hoop aspecten
Op basis van het verschil tussen de huidige en gewenste kwaliteiten kan de medewerker een ontwikkelingsroute uitstippelen. Moet hij bijvoorbeeld kennis of juist ervaring opdoen? Of is het belangrijk dat hij bepaalde vaardigheden traint of inzichten opdoet? Bij één ontwikkelingstraject kunnen zo een hoop aspecten aan de orde komen. Vraag de medewerker die allemaal kort te beschrijven.
3.4.2 Middelen en acties
passend en nuttig
vastleggen
Nu de route duidelijk is, kan de medewerker uitzoeken op welke manieren hij die kan bewandelen. Nu gaat het om de passende middelen en nuttige acties. Heeft de medewerker bepaalde kennis nodig om zijn doel te bereiken, dan kan hij bijvoorbeeld kiezen voor een opleiding. Heeft hij meer ervaring nodig, dan kan hij afspreken dat hij een aantal uren per week met een ervaren collega meeloopt. Of hij kan zelfstandig maar met begeleiding nieuwe taken oppakken en zo ervaring op doen. Hij kan ook vastleggen dat hij geregeld om feedback vraagt van bepaalde collega’s.
Passende middelen
geheel nieuw
De middelen en acties die de medewerker uitkiest, moeten passen bij het ontwikkelingsdoel. Ze moeten echter ook passen bij de medewerker zelf én bij de organisatie. Bepaalde middelen kan uw organisatie bieden, andere niet. Wil een medewerker bijvoorbeeld ervaring opdoen die voor uw organisatie geheel nieuw is, dan kunt u moeilijk begeleiding door een collega aanbieden.
Wees eerlijk over de mogelijkheden die u heeft, zodat u geen valse verwachtingen wekt. Zoek met de medewerker naar de best passende middelen en daadwerkelijk te realiseren doelen.
Budget
financieel ondersteunen
Eén van de middelen die de medewerker nodig kan hebben voor zijn plannen, is geld. De vraag is welke doelen de organisatie financieel wil ondersteunen en welk budget beschikbaar is. Als er geld is en de doelen van de medewerker sluiten aan bij die van de organisatie, ligt het voor de hand dat de werkgever de kosten draagt. Is het budget beperkt of dragen de doelen van medewerker maar beperkt bij aan de organisatie, dan kunt u overleggen over andere tegemoetkomingen. U kunt bijvoorbeeld vrije dagen bieden waarin de medewerker aan zijn ontwikkeling kan werken, of een rustige plek om te studeren.
Hoofdstuk 5 gaat dieper in op de acties van de medewerker en de mogelijke hulpmiddelen die hem verder kunnen helpen.
3.4.3 Tijdspad
tussenfasen
afronden
De medewerker moet nadenken over een goed tijdspad. Welke tussenfasen ziet hij in de doelen die hij wil bereiken? Wanneer wil hij welke middelen inzetten om verder te komen in zijn ontwikkeling? Hierbij moet hij vooral kijken naar praktische zaken. Wanneer komt budget vrij? Wanneer kan een collega hem begeleiden? Op welk moment is het heel druk in zijn huidige functie en wanneer kan hij meer tijd besteden aan de volgende stap in het POP? Op welk moment moet hij bepaalde stappen hebben afgerond om de volgende fase te kunnen inzetten?
tussentijds wijzigen
Zeker bij plannen die bijvoorbeeld drie jaar bestrijken, kan het een uitdaging zijn om een goede tijdsplanning op te stellen. Niemand kan tenslotte in de toekomst kijken! Toch is het belangrijk altijd een tijdspad vast te leggen. Het geeft niet als dit tussentijds een keer gewijzigd moet worden. Het geeft in ieder geval houvast.
Als een medewerker geen tijdsplanning maakt, is de kans veel groter dat hij de acties in zijn plan voor zich uit blijft schuiven, omdat er steeds zaken tussenkomen. Deadlines zijn heel nuttig als stok achter de deur.
Chronologisch overzicht
besprekingen
Vraag de medewerker een chronologisch overzicht te maken van de acties die hij achtereenvolgens wil ondernemen en wanneer hij ze wil afronden. Op die manier ontstaat een helder tijdspad, waar u ook gemakkelijk voortgangsbesprekingen en evaluatiemomenten aan kunt verbinden.
3.4.4 Ondersteuning en begeleiding
advies
De medewerker gaat aan de hand van het POP zijn aan de slag met zijn ontwikkelingsacties. Veel medewerkers kunnen hier wel wat steun bij gebruiken. Dit kan financiële steun zijn, maar ook advies, begeleiding, andere werktijden of nog heel iets anders.
Zelf aangeven
aanbieden
afspraken
U kunt medewerkers een hoop materiële en niet-materiële zaken aanbieden om hun ontwikkelingstraject te ondersteunen. U kunt het echter beter aan de medewerker overlaten om aan te geven wat hij nodig heeft. Laat hem weten dat u hem wilt ondersteunen als dit nodig is. Vraag hem om precies aan te geven welke hulp of ondersteuning hij denkt nodig te hebben. Dan kunt u samen bespreken of dit ook mogelijk is. Neem de afspraken die u samen maakt ook op in het POP. Zo weet de medewerker wat hij van de organisatie mag verwachten en kan hij u hierop aanspreken.
3.4.5 Voortgangsgesprekken en evaluatie
vinger aan de pols
tussentijds aanpassen
Eén vorm van ondersteuning die u of de leidinggevende altijd zult geven is het bespreken van de voorgang van de uitvoering van het POP. Op deze manier kan uw organisatie een vinger aan de pols houden. U kunt de medewerker helpen eventuele knelpunten op te lossen en te kijken of de doelen nog haalbaar zijn en of de middelen en acties inderdaad passen. Concludeert u samen dat dit niet het geval is, dan kunt u de medewerker vragen het POP tussentijds aan de passen. Zo kan de uitvoering ervan een nieuwe impuls krijgen. Periodieke voortgangsgesprekken kunnen apart ingepland worden. Een andere optie is dat u deze verbindt aan bijvoorbeeld de vaste functioneringsgesprekken. Het kan wel voorkomen dat een voorgangsgesprek over het POP zinvol is, op het moment dat er volgens de vaste functioneringscyclus nog geen gesprek is.
Tussentijds en afsluitende evaluatie
verloop
zinvol
Rond de medewerker bepaalde fasen van zijn POP of het volledige plan af, dan evalueert u (of de leidinggevende) samen het verloop ervan. Zeker bij een ontwikkelingstraject dat langer duurt dan een jaar zijn tussentijdse evaluaties belangrijk. Beslaat het plan een jaar, dan zijn tussentijdse voortgangsgesprekken zinvol, maar kunt u vaak volstaan met één afsluitende evaluatie.
Het POP kernachtig op papier zetten
Ten slotte zet de medewerker het POP op papier. Kernachtig is hierbij het toverwoord. Vraag de medewerker alle onderdelen beknopt en puntsgewijs op te nemen. Er moeten in ieder geval de volgende zaken in staan:
- Wat de huidige stand van zaken is.
- de functie en werkzaamheden van de medewerker;
- in hoeverre hij hiermee tevreden is;
- zijn kwaliteiten, sterke en zwakke punten.
- Welke wensen de medewerker heeft voor zijn loopbaan op de langere en korte termijn en in hoeverre die overeenkomen met de behoeften van de organisatie.
- De concrete doelen die de medewerker zichzelf stelt.
- Welke ontwikkeling de medewerker moet of wil doormaken om die doelen te bereiken.
- Welke acties hij daarvoor onderneemt en welke middelen hij inzet.
- Welke (financiële) steun en begeleiding hij daarvoor van de organisatie krijgt.
- Welk tijdspad de medewerker volgt bij de verschillende deelstappen en wanneer hij de doelen wil bereiken.
- Wanneer het POP wordt besproken en geëvalueerd.
Zowel de leidinggevende als de medewerker ondertekenen het plan. Op rendement.nl/hrdossier staan enkele handige vaktools. U vindt er onder meer een checklist voor de inhoud van het POP.