5.3 Financiële beperkingen en kansen
ruim budget
Naast tijd is voor verschillende acties en hulpmiddelen ook geld nodig. De financiële middelen kennen natuurlijk altijd grenzen. En zelfs als het budget ruim is, wilt u het alsnog zo efficiënt mogelijk inzetten. Zorg dus dat u de financiële beperkingen, maar ook de kansen kent.
5.3.1 Handig budgetteren
voorrang
Als HR-professional moet u een goed beeld hebben van het beschikbare budget voor ontwikkeling van medewerkers. Aan u de taak om dit budget handig in te zetten. Waar heeft de organisatie het meeste behoefte aan? Welk zaken zijn dringend en krijgen voorrang? Hoe kunt u de uitgaven goed over de tijd spreiden? Werkt u met jaarbudgetten, dan kunt u misschien niet alle medewerkers in 2017 een uitgebreide opleiding aanbieden, maar is dit mogelijk wel te bekostigen als de helft deze opleiding pas in 2018 volgt.
Persoonlijk ontwikkelingsbudget
Een interessante optie is om aan een persoonlijk ontwikkelingsplan ook een persoonlijk ontwikkelingsbudget (POB) te koppelen. Iedere medewerker krijgt dan bijvoorbeeld per jaar een vast geldbedrag dat hij – in overleg – mag besteden aan ontwikkeling. Zo krijgt hij niet alleen verantwoordelijkheid voor zijn ontwikkelingsdoelen en -activiteiten, maar ook voor de besteding van het budget daarvoor. Deze vrijheid kan motiverend werken. Bovendien krijgen medewerkers meer inzicht in wat de organisatie in ze investeert. Dit kan hun waardering voor uw organisatie vergroten.
krap budget
Denk goed na over hoe u het beschikbare budget over medewerkers verdeelt. Krijgt iedereen een even groot bedrag is zijn persoonlijke potje gestort of bedraagt dit bijvoorbeeld een percentage van het brutoloon? Omdat uw organisatie medewerkers altijd gelijk moet behandelen, zal dit meestal bedrijfsbreed worden vastgelegd.
kosten besparen
Heeft u te maken met een krap budget, dan kunt u kijken of u meer geld uit andere bronnen kunt vrijmaken. U kunt denken aan subsidieregelingen of aan bijdragen van medewerkers zelf. U kunt ook zoeken naar manieren om kosten te besparen en zo met een beperkt budget wel uit te komen. Handig inkopen, goedkopere ontwikkelingsmethoden en fiscale voordeeltjes kunnen hierbij helpen.
5.3.2 Subsidieregelingen
beperkt
praktijkleren
De subsidies en tegemoetkomingen van de overheid voor scholing zijn de laatste jaren beperkt. Zo is per 1 januari 2014 de afdrachtvermindering onderwijs afgeschaft. Voor bepaalde groepen leerlingen of studenten is het wel mogelijk om gebruik te maken van de subsidieregeling praktijkleren. Uw organisatie moet dan officieel een leerbedrijf zijn. Bovendien gelden eisen aan de leerlingen en aan de opleiding. Dit betekent dat de subsidieregeling voor de meeste medewerkers niet van toepassing is. Meer over deze regeling kunt u vinden op rvo.nl.
Diverse sectoren bieden organisaties ook subsidies specifiek voor scholing. Dit kan lopen via een opleidings- en ontwikkelingsfonds of zijn vastgelegd in een sectorplan. Sla uw cao erop na of informeer eens bij uw werkgeversorganisatie.
5.3.3 Fiscaal voordeel
de moeite waard
Als er geen subsidies zijn om de kosten te beperken, is het de moeite waard om te kijken naar mogelijke fiscale voordelen. Er bestaan mogelijkheden voor kosten die de werkgever maakt, maar ook voor kosten die de werknemer zelf voor zijn rekening neemt.
Werkkostenregeling
belast
sinds 2015
Wilt u zaken aan de medewerker vergoeden die zijn ontwikkeling ondersteunen, dan is het voor de kosten van belang of dit belast is. Geldt het als loon, dan moet uw organisatie over het bedrag immers ook belasting en premies afdragen. Onder bepaalde voorwaarde kunt u zulke vergoedingen belastingvrij betalen. Daarvoor geldt sinds 2015 voor alle werkgevers de werkkostenregeling (WKR).
op peil houden
toekomstig beroep
Binnen de WKR bestaan enkele gerichte vrijstellingen. Zaken die hieronder vallen, mag u onbelast vergoeden. Dit geldt onder meer voor:
- vergoedingen voor het op peil houden van kennis en vaardigheden die een medewerker nodig heeft voor uitvoering van zijn werk – denk aan cursussen, vakliteratuur en outplacement;
- opleidingen en studies gericht op de uitoefening van een toekomstig beroep.
Vallen bepaalde vergoedingen voor de ontwikkeling van medewerkers niet onder een gerichte vrijstelling, dan mag u deze onderbrengen in de vrije ruimte. Deze bedraagt 1,2% van de totale fiscale loonsom van uw organisatie in 2017. Let dus op: die ruimte is bepaald niet onbeperkt!
Aftrekbaar van inkomstenbelasting
inkomen
Betaalt een medewerker zelf bepaalde hulpmiddelen voor zijn ontwikkeling, dan kan hij dit soms aftrekken van de inkomstenbelasting. Dat scheelt hem tussen de 36,5% en de 52% aan kosten, afhankelijk van zijn inkomen.
Voor de aftrekpost voor opleidingen geldt een drempelbedrag van € 250 per jaar. Hij kan dus alleen zijn uitgaven boven dit bedrag aftrekken van de inkomstenbelasting.
aannemelijk
betaalbaar
De aftrekpost geldt als een medewerker een opleiding bekostigt waarmee hij zijn vakkennis op peil houdt voor zijn huidige baan óf waarmee hij een nieuw beroep kan uitoefenen. Het moet voor de Belastingdienst wel aannemelijk zijn dat de medewerker de verworven kennis daadwerkelijk kan benutten om geld te verdienen. U doet er goed aan om medewerkers te wijzen op dit fiscale voordeel. Het kan een opleiding die uw organisatie niet vergoedt, voor de medewerker opeens toch betaalbaar maken.
5.3.4 Kosten beperken
knelpunt
besparen
Het is belangrijk dat uw organisatie en de medewerker zelf bereid zijn te investeren in een ontwikkelingstraject. Die investering kan inspanning, tijd en geld omvatten. In de praktijk is geld vaak een knelpunt, simpelweg omdat het niet voorhanden is of omdat andere zaken financieel prioriteit krijgen. Dan is het zaak om op zoek te gaan naar ontwikkelingsmogelijkheden waarmee u voor minder (of geen) geld dezelfde doelen kunt bereiken.
Handig inkopen
coördineren
Koopt u bepaalde zaken extern in, dan kunt u vaak besparen door dit handig te doen. Denk maar aan het inkopen van opleidingen. U kunt de medewerker zelf een opleider laten kiezen. Maar u kunt ook meezoeken naar een opleider die een goede prijs-kwaliteitverhouding biedt. Misschien kan de afdeling inkoop u hierbij helpen. Willen meerdere medewerkers eenzelfde cursus volgen. dan kunt u door de inkoop te coördineren mogelijk korting bedingen.
Wilt u de kosten beperken, dan moet u er rekening mee houden dat ook werktijd geld kost. Soms is er geen budget, maar kunt u nog wel werkuren inzetten, soms is allebei niet mogelijk. Dat vraagt heel wat van uw creativiteit!
Budgetneutrale ontwikkeling
intern aanbieden
inhuren
Wilt u medewerkers bijstaan bij hun ontwikkeling, maar heeft u geen of onvoldoende budget, dan is het van belang om te kijken naar budgetneutrale mogelijkheden. Dit betekent in de praktijk vaak dat u bepaalde zaken intern aanbiedt in plaats van extern. Wil een medewerker graag begeleiding bij bepaalde nieuwe taken, dan huurt u geen externe coach in, maar vraagt een ervaren collega om een paar uur per week vrij te maken om de medewerker te begeleiden.
Medewerkers in de praktijk laten leren, is een relatief goedkope manier van ontwikkeling. De medewerker doet zijn ervaring immers werkenderwijs op. Bedenk wel dat zijn productiviteit aanvankelijk lager zal zijn en dat de begeleiding ook tijd (en dus geld) zal kosten.
Andere vormen van steun
kostenloos
Bepaalde middelen zijn niet onbetaald te regelen. Een officiële opleiding kost nu eenmaal geld. En officieel examen afleggen is ook niet kostenloos. Daarnaast kosten zaken zoals professionele coaching een lieve duit. Is dit toch de enige of verreweg de meest passende manier voor de medewerker om zijn doelen te bereiken, dan kunt u hem vragen of hij mogelijkheid ziet dit zelf te bekostigen.
aanbieden
takenpakket
Het is natuurlijk wel mooi als u daar iets tegenover kunt stellen. U kunt de medewerker bijvoorbeeld aanbieden dat hij zelf de kosten draagt, maar wel zijn acties mag uitvoeren onder werktijd. Hij kan bijvoorbeeld onder werktijd leren. Een andere optie is dat u zich bereid toont om bijvoorbeeld de werktijden of het takenpakket van de medewerker aan te passen. Zo voelt de medewerker zich toch gesteund bij zijn activiteiten.