2.1 Situatie loondoorbetaling
Als u met zieke werknemers te maken krijgt, moet u rekening houden met een bepaald stappenplan gedurende de wachttijd van de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA).
uiterlijk zesde ziekteweek
bedrijfsarts of arbodienst
In het kort gaat het bij ziekte die voortduurt om de volgende stappen:
De stappen waarmee u in het eerste ziektejaar te maken krijgt, zijn de nummers 1 tot en met 6. Deze stappen komen hierna aan bod. De situaties waarin er voor werknemers recht op een Ziektewetuitkering bestaat, worden in paragraaf 2.2 behandeld. In hoofdstuk 3 is er uitgebreid aandacht voor de stappen in het tweede ziektejaar.
2.1.1 Stap 1: ziekmelding
verzuimbeleid
Om te beginnen moet u de ziekte van een werknemer melden bij de bedrijfsarts of arbodienst. De bedrijfsarts of arbodienst helpt u dan bij het verzuimbeleid. Zo neemt bijvoorbeeld de bedrijfsarts of arbodienst contact op met de zieke werknemer en volgt er bij bijna zes weken een gesprek met de werknemer om te bepalen wat hij met zijn ziekte nog wel kan en wat niet (zie paragraaf 2.1.3). De ziekmelding bij de bedrijfsarts of arbodienst moet op basis van afspraken (meestal) gebeuren binnen vier dagen nadat de werknemer zich bij uw organisatie heeft ziek gemeld.
In de beginperiode van de ziekte is een ziekmelding bij UWV niet nodig, tenzij er sprake is van een Ziektewet-situatie (zie paragraaf 2.2). Anders gaat een ziekmelding bij UWV pas spelen als de werknemer 42 weken ziek is (zie paragraaf 2.1.5).
Regeling
akkoord
U kunt een contract afsluiten met een gecertificeerde arbodienst of een eigen regeling volgen. In dat laatste geval bepaalt u zelf welke deskundige uw organisatie bijstaat bij het verzuimbeleid en andere verplichte arbotaken. U mag alleen zo’n maatwerkregeling aanhouden als de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging binnen uw organisatie hiermee schriftelijk akkoord gaat of als de keuze voor de maatwerkregeling in de cao is vastgelegd.
2.1.2 Stap 2: re-integratiedossier
langdurig ziek
probleem-analyse
Het is handig om een re-integratiedossier pas bij te gaan houden als het ernaar uitziet dat de werknemer langdurig uitvalt. Dat is vaak na een aantal weken ziekte het geval, maar uiterlijk vanaf zes weken. Dat is het moment dat ook de probleemanalyse moet worden gemaakt (zie paragraaf 2.1.3). In de praktijk wordt meestal na vier weken ziekte een re-integratiedossier voor de werknemer bijgehouden.
Hierin legt u alle documenten rond de re-integratie en daarvoor gemaakte afspraken vast. Bij een ziekte korter dan vier weken is er een ziekmelding bij de bedrijfsarts of arbodienst nodig, maar hoeft er geen re-integratiedossier te worden bijgehouden. U moet wel contact met de werknemer houden om te weten wanneer deze weer kan komen werken.
Documenten
WIA-aanvraag
Het re-integratiedossier is nodig voor de eventuele latere WIA-aanvraag (zie paragraaf 3.1.4), en de werknemer moet dan ook kopieën van de betreffende documenten ontvangen. Als dit dossier niet goed in elkaar zit en er dus niet voldoende bewijs is dat u op de juiste manier aan de re-integratie van de zieke werknemer heeft gewerkt, kan dat u op een verlenging van de loondoorbetalingsverplichting komen te staan (zie paragraaf 3.1.5). Met het dossier maakt u het re-integratieverslag. Dit verslag bevat in elk geval deze documenten:
- probleemanalyse (zie paragraaf 2.1.3) en eventuele bijstellingen daarvan;
- plan van aanpak (zie paragraaf 2.1.4);
- (eerstejaars)evaluatie (zie paragraaf 2.1.6);
- actueel oordeel van de bedrijfsarts (zie paragraaf 3.1.3);
- eindevaluatie (zie paragraaf 3.1.3).
Soms volstaat een verkort re-integratieverslag (zie paragraaf 4.2).
eens in de zes weken
U doet er goed aan voor het re-integratieverslag de formulieren te gebruiken die UWV hiervoor op zijn website beschikbaar heeft. U mag geen medische informatie verwerken. Dit formulier ontvangt de werknemer rechtstreeks van de bedrijfsarts of arbodienst.
Bespreken
Verder moet u de voortgang van de re-integratie eens in de zes weken met de zieke werknemer bespreken. Voor deze gesprekken gebruikt u de (bijgestelde) probleemanalyse van de bedrijfsarts of arbodienst (zie paragraaf 2.1.3).
geheel nieuwe afspraken
Uit deze voortgangsgesprekken kan blijken dat het nodig is om het plan van aanpak bij te stellen (zie paragraaf 2.1.4). Maken u en de werknemer tijdens de voortgangsgesprekken geheel nieuwe afspraken rond de re-integratie, dan moet u die altijd vastleggen in de (eerstejaars)evaluatie (zie paragraaf 2.1.6).
2.1.3 Stap 3: probleemanalyse
De bedrijfsarts of arbodienst moet uiterlijk in de zesde ziekteweek een probleemanalyse opstellen. Met deze analyse brengt de bedrijfsarts of arbodienst in kaart welke beperkingen de werknemer heeft en welke mogelijkheden om te werken. In de probleemanalyse neemt de bedrijfsarts of arbodienst ook een advies aan u en de werknemer op voor het plan van aanpak (zie paragraaf 2.1.4). De bedrijfsarts of arbodienst moet beide partijen een kopie verstrekken van de probleemanalyse. Op basis hiervan gaat u in gesprek met de zieke werknemer over zijn re-integratie en kunt u samen het plan van aanpak opstellen.
Al tijdens 104 weken WIA aanvragen
maar één keer
Als (eerder) duidelijk is dat de werknemer niet meer zal kunnen werken, mag u samen met de werknemer een vervroegde WIA-uitkering aanvragen. Dat mag al na drie weken ziekte, maar uiterlijk vóór 68 weken ziekte. Verder moet de bedrijfsarts of arbodienst verklaren dat de werknemer niet meer kan werken en niet meer beter wordt.
verrekenen
De werknemer kan maar één keer zo’n vervroegde WIA-aanvraag doen. Wijst UWV de aanvraag af, dan kan de werknemer er niet nogmaals één indienen. Oók niet als zijn situatie daarna is verslechterd. Bij toewijzing van de vervroegde WIA-uitkering gaat deze tien weken na de aanvraag in. U moet dan het loon blijven doorbetalen aan de werknemer gedurende de 104 weken maar kan de uitkering hiermee verrekenen. De re-integratieverplichtingen rond deze werknemer komen wel te vervallen.
Privacygevoelig
medische informatie
Omdat u een kopie van de probleemanalyse krijgt, mag de bedrijfsarts of arbodienst er geen medische gegevens – of andere privacygevoelige informatie – in opnemen. U mag zulke gegevens immers niet onder ogen krijgen. De medische gegevens moeten daarom op het aparte formulier ‘Medische informatie’ worden ingevuld. Alleen als de werknemer hiervoor toestemming geeft, mag u deze gegevens ook inzien. De werknemer zelf krijgt een kopie van de medische informatie op het moment dat hij een WIA-uitkering bij UWV aanvraagt (zie ook paragraaf 3.1.4).
situatie kan veranderen
De bedrijfsarts of arbodienst moet de medische gegevens tijdens de gehele ziekteperiode blijven aanvullen, tot het moment dat de werknemer een WIA-uitkering aanvraagt of zijn dienstverband eindigt (als dat eerder gebeurt).
Bijstellen
uiterlijk achtste ziekteweek
Omdat de medische situatie van de werknemer in de loop van de tijd kan veranderen, kan het nodig zijn om de probleemanalyse bij te stellen. De bedrijfsarts of arbodienst moet hiervoor het formulier ‘Bijstelling probleemanalyse’ gebruiken, en hiervan een kopie aan u en de werknemer verstrekken. Ook voor de bijstelling geldt dat er vanwege de privacyregels géén medische gegevens in mogen worden opgenomen (of andere privacygevoelige informatie), omdat u die anders onder ogen krijgt via uw kopie. Deze gegevens moet de bedrijfsarts of arbodienst dan ook weer op het formulier ‘Medische informatie’ opnemen.
2.1.4 Stap 4: plan van aanpak
U moet altijd uiterlijk in de achtste ziekteweek samen met de werknemer een plan van aanpak voor de re-integratie opstellen. De uitvoering van het plan van aanpak is ook iets wat u samen met de werknemer doet. Een arbodienst of re-integratiebedrijf kan hierbij wel ondersteuning bieden.
Voor werknemers met de AOW-gerechtigde leeftijd hoeft u geen plan van aanpak op te stellen, omdat voor hen slechts een loondoorbetalings- en re-integratieplicht van vooralsnog 13 weken (naar verwachting zes weken per 1 juli 2023) geldt. U leest hier meer over in hoofdstuk 6.
Bedoeling
uitgangspunt
De bedoeling van het plan van aanpak is om de werknemer zo snel en verantwoord mogelijk weer aan het werk te laten gaan. De probleemanalyse van de bedrijfsarts of arbodienst (zie paragraaf 2.1.3) vormt het uitgangspunt van dit plan. De afspraken die u en de werknemer maken rond de re-integratie van de werknemer, legt u vast op het formulier dat UWV hiervoor beschikbaar heeft. Na ondertekening ervan door beide partijen, moet de werknemer een kopie van het plan van aanpak krijgen.
veranderingen
Het plan van aanpak kan achterwege blijven als uit de probleemanalyse van de bedrijfsarts of arbodienst (en uit het actueel oordeel, zie ook paragraaf 3.1.3) blijkt dat de werknemer absoluut geen mogelijkheden heeft om weer te gaan werken.
Als er zich in de loop van de tijd veranderingen voordoen in de ziekte of de (werkgerelateerde) mogelijkheden van de werknemer, moet het plan van aanpak worden bijgesteld. Geheel nieuwe afspraken over bijvoorbeeld de re-integratieactiviteiten moeten echter worden vastgelegd met het formulier ‘(Eerstejaars)evaluatie’ (zie paragraaf 2.1.6).
Casemanager houdt re-integratie in de gaten
leidinggevende
U en de werknemer moeten samen een zogeheten casemanager aanwijzen. Deze persoon ziet erop toe dat iedereen de afspraken uit het plan van aanpak nakomt. De casemanager kan een medewerker van de arbodienst zijn of bijvoorbeeld een leidinggevende van de werknemer of een andere werknemer binnen uw organisatie. Beide partijen kunnen bij de casemanager terecht als iets niet volgens de gemaakte afspraken gaat.
2.1.5 Stap 5: 42e-weeksmelding
verzuim-melder
U moet de voortdurende (gedeeltelijke) ziekte of arbeidsongeschiktheid van een werknemer uiterlijk de eerste werkdag na de 42e ziekteweek bij UWV melden. Dit kan:
- via de Verzuimmelder op het werkgeversportaal van UWV (hiervoor is eHerkenning nodig);
- via het formulier ‘Aangifte van langdurige ziekte in de 42e week’ (te downloaden van de website uwv.nl);
- via de loonadministratie van uw organisatie die gekoppeld is aan de database van UWV (via gebruik van Digipoort).
eerder
Als er sprake is van een situatie waarin er recht op een ZW-uitkering bestaat, moet u de ziekmelding richting UWV mogelijk al eerder dan na 42 weken doen (zie paragraaf 2.2).
De ziekmelding bij UWV na 42 weken verandert niets aan de situatie: u moet het loon van de werknemer blijven doorbetalen en aan zijn re-integratie blijven werken.
2.1.6 Stap 6: eerstejaarsevaluatie
intensief zoeken
Na een jaar ziekte moet u de uitgevoerde re-integratieactiviteiten tot dan toe evalueren. Hiervoor moet u in de 52e ziekteweek samen met de werknemer een (eerstejaars)evaluatie opstellen. U bespreekt daarbij niet alleen het afgelopen eerste ziektejaar, maar kijkt ook alvast vooruit naar het tweede ziektejaar. Is het op dit punt nog niet duidelijk hoe en wanneer de werknemer weer aan het werk zal kunnen gaan binnen uw organisatie, dan moet u nu ook intensief gaan zoeken naar werk buiten uw organisatie (zie ook hoofdstuk 8).