8.2 Klachtencommissie
nut
voordeel
Niet elke organisatie beschikt over een (eigen) klachtencommissie. Soms zijn organisaties bijvoorbeeld simpelweg te klein om een klachtencommissie in te stellen; redelijkerwijs kunnen werknemers dit niet verwachten van hun werkgever. Ook kan het zo zijn dat uw werkgever er geen tijd in wil investeren. Het is in dat laatste geval aan u als arboprofessional om hem te overtuigen van het nut van een commissie! Gaat u aan de slag met een klachtencommissie? U heeft drie keuzes. U kunt een interne, een externe of een gemengde klachtencommissie aanstellen. Dat ziet u ook in de afbeelding hieronder. Op de volgende pagina leest u wat de voor- en nadelen van de verschillende commissievormen zijn.
8.2.1 Interne commissie
afstand
Uit de praktijk blijkt dat een zuiver interne klachtencommissie niet wenselijk is binnen een kleine organisatie waarin iedereen – werknemers onderling en werknemers en management – elkaar goed kent. De leden van de klachtencommissie moeten voldoende afstand hebben en kunnen innemen tot de partijen die bij de klacht zijn betrokken. Alleen zo zijn zij in staat om een onafhankelijk oordeel vellen.
eerlijk
Ook kunnen de commissieleden te maken krijgen met sturing van bovenaf van het management, waardoor het vellen van een onafhankelijk en objectief oordeel moeilijker is. Zij moeten juist volledig onafhankelijk hun werk kunnen doen, zodat ze tot een eerlijke uitspraak komen.
8.2.2 Externe commissie
draagvlak
Bij een externe commissie loopt u niet het risico dat een lid van de klachtencommissie te nauw is betrokken bij de melder of de beschuldigde. Let wel op het volgende aandachtspunt: de commissieleden moeten ervoor zorgen dat ze voldoende kennis hebben van en bekend zijn met de betreffende organisatie en de daar heersende cultuur. Ga na of er voldoende draagvlak is onder werknemers voor een externe klachtencommissie. Het gaat tenslotte wel om externe commissieleden die zich buigen over interne zaken.
8.2.3 Gemengde commissie
De laatste vorm die u kunt kiezen voor de klachtencommissie is een gemengde. Deze commissie heeft een externe voorzitter en eventueel een extern lid. De rest van de commissieleden werkt wel binnen de organisatie.
Een vereiste om een klacht goed en zorgvuldig te kunnen behandelen, is dat de klachtencommissie over de benodigde juridische kennis beschikt. Daarnaast moet zij voldoende kennis over ongewenste omgangsvormen hebben en ervaring met het oordelen erover.
Geheimhouding
getuigen
De leden van de klachtencommissie moeten strikte geheimhouding betrachten over alles wat zij hebben onderzocht en wat hen ter ore is gekomen met betrekking tot de klacht, het verweer, de verklaringen van derden en getuigen en de ter beschikking gestelde stukken. Dat geldt niet alleen ten opzichte van de werknemers, maar ook tegenover uw werkgever. De klachtencommissie moet volledig onafhankelijk van uw werkgever kunnen werken.
De taken van een klachtencommissie
ontvankelijk
De klachtencommissie heeft een aantal taken. Allereerst bepaalt de commissie of de klacht ontvankelijk is. In feite beantwoordt de commissie in dit stadium de vraag of de klacht voldoet aan de vereisten van de klachtenregeling en of zij de klacht in behandeling kan nemen. Soms is er een voorgesprek met de klager nodig om dit te kunnen vaststellen. De klager kan daarin duidelijk aangeven wat de aard van het ongewenste gedrag is.
Sanctie
aannemelijk
Vervolgens richt de commissie zich op de vraag of de klacht al dan niet gegrond is. Dat komt neer op de beantwoording van de vraag of het gestelde in de klacht aannemelijk dan wel voldoende aannemelijk is. Als de commissie de klacht gegrond verklaart, kan zij het management adviseren over de mogelijk te nemen sancties of maatregelen. Ook kan de klachtencommissie eventuele aanbevelingen voor de toekomst doen, om zo nieuwe klachten te voorkomen.