U bent hier

Onderneming & Administratie
…
Rapporteren6. Excel voor rapportages6.4 Samenwerken en delen
Voor Onderneming & Administratie

6.4 Samenwerken en delen

Dit artikel is eerder verschenen als Themadossier FA Rendement
Publicatiedatum: februari 2015

Onderdeel van het nieuwe werken (in de cloud) is dat u makkelijk bestanden kunt delen met collega’s en externe partijen. Bijvoorbeeld als u samenwerkt bij een rapportage. Microsoft heeft hiervoor SharePoint en OneDrive aan Office toegevoegd. Dit gaat via Bestand > Delen > Opslaan … (in SharePoint/naar OneDrive). Nadat u bestanden aan de bibliotheek heeft toegevoegd, kunnen anderen deze bestanden lezen en bewerken, afhankelijk van hun machtigingen.

OneDrive

gratis opslagservice

OneDrive, de gratis online-opslagservice van Microsoft, is vergelijkbaar met bijvoorbeeld Dropbox. Dit biedt u de mogelijkheid om vanaf vrijwel elke gewenste locatie documenten te openen en deze eenvoudig te delen met iedereen die u toestemming geeft om de documenten te openen. Degene die u toegang geeft, kan het Excel-document gewoon online, via de browser bewerken.

Als u OneDrive de eerste keer opent, voert u uw Microsoft ID en wachtwoord in en klikt u op Aanmelden. Heeft u nog geen Microsoft ID, dan kunt u via ‘een Live ID ophalen’ een nieuwe Microsoft ID maken.

Excel-document exporteren

besluit

ingesloten

voordelen

Vaak wilt u de gegevens uit een Excel-document opnemen in een Word-document of gebruiken in een Powerpoint-presentatie. Dit kan op verschillende manieren:

  • Via kopiëren en plakken worden de gegevens in het Word-document gekopieerd als een standaard Word-tabel. Nadeel is dat u daarna de informatie alleen nog maar met het beperkte gereedschap van Word kunt bewerken.
  • U bouwt in zekere zin een stukje Excel in uw Word-document in door de gekopieerde gegevens in een Excel-werkblad in het document te kopiëren. Voordeel is dat u met een dubbelklik de Excel-faciliteiten kunt gebruiken om de tabel te bewerken. Nadeel is dat de gegevens zijn ‘ingesloten’. Als u in het oorspronkelijke Excel-bestand werkt, blijft de informatie in het Word-bestand ongewijzigd.
  • Met een dynamische koppeling naar een Excel-bestand, worden de wijzigingen die u aanbrengt in het Excel-document automatisch aangepast in het Word-document. Denk bijvoorbeeld aan een maandelijkse rapportage; als u het rapport aan het werkblad koppelt, worden de gegevens in het rapport bijgewerkt zodra het bronbestand wordt bijgewerkt.

Een dynamisch Excel-bestand invoegen

  • Open zowel het Word-document als het Excel-werkblad met de gegevens waarvan u een gekoppeld of ingesloten object wilt maken.

  • Schakel over naar Excel en selecteer vervolgens het hele werkblad, een cellenbereik of de gewenste grafiek.
  • Druk op CTRL+C.
  • Schakel over naar het Word-document en klik op de plaats waar u de gegevens wilt weergeven.
  • Klik op het tabblad ‘Start’, in de groep ‘Klembord’, op de pijl onder ‘Plakken’ en klik vervolgens op ‘Plakken speciaal’.
  • Selecteer ‘Microsoft Office Excel-object’ in de lijst ‘Als’.
  • Klik op ‘Plakken’ om een ingesloten object in te voegen of op ‘Koppeling plakken’ om een koppeling naar het object in te voegen.

    • gekoppeld object

    Gekoppelde objecten worden standaard bijgewerkt. Bij het openen van het Word-bestand verschijnt de vraag of u de gekoppelde informatie wilt bijwerken.