6.1 Handige gereedschappen

structuur

Excel heeft in veel opzichten dezelfde structuur als Word en PowerPoint. Een welkome uitbreiding ten opzichte van oudere Office-pakketten is het ‘lint’ op de werkbalk bovenin. Het lint bevat tabbladen, met per tabblad een selectie van handige gereedschappen, functies en opties die u in uw rekenbladen kunt gebruiken. Onder de tabs van het lint vindt u onder meer ‘sneltoetsen’ naar formules en grafieken.

6.1.1 Rekentools

Excel bevat allerlei handige tools waarmee u uw werkzaamheden aanmerkelijk eenvoudiger maakt. Hieronder vindt u een aantal van de mogelijkheden, waarbij het natuurlijk wel van belang is dat u de basisset aan rekenformules beheerst.

Formule kopiëren

Een handige functie is kopiëren met behulp van de Copy Tool. Met dit gereedschap – in Nederlandse versies als vulgreep

automatisch kopiëren

Door de vulgreep hoeft bij het bouwen van een rekenmodel (in dit geval ‘aantal x (nettoprijs + BTW)) de formule maar één keer te worden ingevoerd. Daarna kunt u deze met behulp van het zwarte plusje in de rechteronderhoek van de cel doorvoeren in de cellen eronder. Met de muis selecteert u de cellen waar u de formule naartoe wilt kopiëren. Dit is een simpele handeling, maar in het begin zult u misschien wat moeite hebben om de formule automatisch via de vulgreep te kopiëren. De truc is dat u eerst de cel met de formule aanklikt en vervolgens op het zwarte plusje gaat staan en de muis over de cellen sleept waarin u de formule wilt laten terugkeren.

Relatieve en absolute celverwijzing

In een formule zijn de verwijzingen naar cellen standaard relatief ten opzichte van de cel met de uitkomst. Kopieert u een formule, dan worden de celcoördinaten automatisch aangepast, zodat ze op dezelfde manier verwijzen. Dit noemt men een relatieve celverwijzing.

foutieve verwijzing

Soms is een aanpassing bij het kopiëren niet gewenst. Problemen in de verwijzing lost u op door de formule zo te formuleren dat die foutieve verwijzingen voorkomt. Een optie is dat u de celverwijzingen absoluut maakt. 

gedeeltelijke absolute verwijzing

U kunt variëren met de absolute celverwijzing door middel van het dollarteken. Daarbij kunt u de cel als vaste waarde definiëren ($B$7), de kolom ($B7) of de rij (B$7). Een voorbeeld van een gedeeltelijke absolute verwijzing is als de waarden voor de berekening in één rij staan, maar in elke kolom weer verschillend zijn.

Naam aan formule geven

Wanneer u moeite heeft om formules te onthouden, is er nog het alternatief om een formule op te slaan onder een herkenbare naam. BTW bijvoorbeeld als u wilt dat automatisch het BTW-bedrag wordt uitgerekend. Of US als u bedragen wilt omrekenen naar de dollarkoers, enzovoorts. In plaats van een celverwijzing verwijst u in de formule dan naar BTW en wordt de som: =D2*BTW.

De wijze waarop u een (nieuwe) standaardverwijzing aanmaakt, is eenvoudig:

6.1.2 3D-verwijzingen

Met een zogenoemde 3D-verwijzing kopieert u waarden vanuit een werkblad naar een ander werkblad. Heeft u bijvoorbeeld per werknemer een werkblad met de gewerkte uren en dagen, dan kunt u het totale aantal uren in een maand kopiëren naar het werkblad ‘inzet personeel’. Hetzelfde kunt u doen met de vakantietoeslag. Om te weten hoeveel u dient te reserveren, kunt u een werkblad ‘vakantietoeslag’ maken, waar de individuele bedragen door middel van een opsomming terugkomen.

De 3D-Formule

beleid

Een 3D-verwijzing bevat de cel of het cellenbereik, voorafgegaan door het bereik van de werkbladnamen die u wilt opnemen. Excel gebruikt alle werkbladnamen van de eerste tot en met de laatste naam in de verwijzing. De verwijzing van de werkbladen wordt afgesloten met een uitroepteken (!). Zo telt u alle waarden op van cel B5 van de werkbladen van Blad1 tot en met Blad10 op door middel van de formule: =SOM(Blad1:Blad10!B5).