1. Het doel van rapporteren

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier FA Rendement

Publicatiedatum: februari 2015

De financiële administratie is een centraal onderdeel van elke organisatie. U rapporteert kwartaalcijfers aan de directie, u levert cijfers aan de accountant aan voor de jaarrekening, u overlegt met de Belastingdienst. Van u als financieel professional worden steeds meer toelichtingen verwacht, zowel mondeling als schriftelijk. Uw rapportages zijn namelijk van grote invloed voor de toekomst van uw organisatie.

Het maken van een goede rapportage is geen eenvoudige klus. U moet bedenken voor welk doel en voor wie u een rapportage maakt. Een financieel rapport is heel anders dan een verslag over hoe iemand functioneert. Verslag uitbrengen aan een manager vraagt weer andere vaardigheden dan een rapport toelichten voor een Raad van Bestuur. Eén ding hebben alle rapportages wel gemeen: ze moeten helder zijn.

1.1. Inleiding

De meeste financials zijn dol op cijfers. Ze kunnen toveren met nullen, schuiven met bedragen en getallen ordenen als de beste. Maar het vergt nog wel enige oefening om ingewikkelde cijfers voor iedereen duidelijk in een rapportage te krijgen. Zeker als zo’n verslag ook bedoeld is voor lezers die minder verstand hebben van financiën en cijfers,...

1.2 Het doel van rapporteren

Rapporteren is een essentieel communicatiemiddel binnen organisaties. Aan de hand van rapportage geven alle spelers in de organisatie – management en medewerkers − rekenschap van hun activiteiten en delen deze intern met leidinggevenden en/of collega’s of extern met klanten, leveranciers, en uitvragende partijen zoals de Belastingdienst, overheden...

1.3 Hoofddoelen van rapporteren

Rapporteren draait om verslag uitbrengen van bevindingen. Afhankelijk van de doelstelling van de rapportage is er onderscheid tussen rapportagevormen en -methoden. De keuze voor een bepaalde vorm en methode is afhankelijk van het onderliggende doel van de rapportage. U wilt iets bereiken bij een gesprekspartner, collega’s, klanten, relaties of...

1.4 Eigenaarschap van rapportage

Van elke werknemer in een organisatie wordt een mix van competenties gevraagd die hem in staat stellen een zinvolle bijdrage te leveren aan de organisatiedoelstellingen. Rapporteren heeft ook te maken met verantwoording durven afleggen: over resultaten, targets, nieuwe producten of diensten of nieuwe klanten. Met eigenaarschap van rapportage neemt...

1.5 Doelgroepen en stakeholders

Elke rapportage bedient een bepaalde doelgroep. Bij het opstellen van rapportages moet u goed voor ogen houden voor wie de informatie is bestemd en voor wie deze beschikbaar en toegankelijk is: Marketingrapportage is bestemd voor verkoopafdelingen en klantgroepen. HRM-gerelateerde rapportage is gericht op de individuele medewerker, de afdeling...

1.6. tussentijds rapporteren

In het huidige economische klimaat is het zaak het financiële reilen en zeilen van uw organisatie goed in beeld te houden. De jaarcijfers geven een goede indicatie, maar zijn toch mosterd na de maaltijd doordat u er pas na afloop van het boekjaar over kunt beschikken. Tussentijdse rapportages bieden een actueel beeld van de organisatie...

1.7 Het vervolg van rapporteren

In dit eerste, inleidende hoofdstuk kwamen de onderliggende doelstellingen van rapporteren aan bod. De volgende hoofdstukken belichten de verschillen tussen mondeling en schriftelijk rapporteren. Vervolgens komen rapportagevormen aan de orde en passeren rapportagesystemen de revue. Ook komen financiële rapportage, risico-inventarisatie en...

U bent hier