1.6. tussentijds rapporteren

In het huidige economische klimaat is het zaak het financiële reilen en zeilen van uw organisatie goed in beeld te houden. De jaarcijfers geven een goede indicatie, maar zijn toch mosterd na de maaltijd doordat u er pas na afloop van het boekjaar over kunt beschikken. Tussentijdse rapportages bieden een actueel beeld van de organisatie.

Aandachtspunten

Tussentijdse cijfers stellen u staat de omzet en kostenontwikkeling over een bepaalde periode te vergelijken met eenzelfde periode daarvoor. Sluiten uw verkoopprijzen nog aan bij de lonen en bedrijfskosten? Zijn er kostenbesparingen haalbaar als de omzet achterblijft? Aandachtspunten voor een efficiënte tussentijdse rapportage zijn:

• een goede inrichting van uw financiële administratie in omzetcategorieën, kostensoorten en personeelskosten;
• afschrijvingen: investeringen die meerdere jaren meegaan, kunt u niet in het jaar van aanschaf in één keer ten laste van het resultaat boeken, maar moet u op de balans activeren, waarna u hierover afschrijft. Door de afschrijvingen periodiek te boeken, krijgt u een realistischer beeld van de cijfers;
• nog te factureren omzet, onderhanden werk en te betalen inkopen en te maken kosten: boek omzet en kosten zo veel mogelijk in de periode waarop deze betrekking hebben. Als u later factureert, moet u reserveringen treffen om het resultaat realistisch te maken;
• regels: als u tussentijdse rapportages naar externe partijen stuurt, zijn de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving van toepassing. Maar ook als u tussentijdse rapportages opstelt voor uw eigen managementinformatie, doet u er goed aan dezelfde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling te hanteren. Zo houdt u de financiële informatie voor intern gebruik vergelijkbaar met de officiële stukken die ook voor derden zijn bestemd;
• frequentie: de frequentie waarin u tussentijdse rapportages maakt, is afhankelijk van de aard en dynamiek van uw organisatie. Het is gebruikelijk om per vier weken, per maand of per kwartaal te rapporteren.